Perfil general del personal
Disponer de una serie de estándares garantizará que se determinen de forma efectiva los requisitos que necesita el reclutamiento de personal de la logística electoral, especialmente para distribuir al personal entre las mesas de votación y los centros de escrutinio. Los estándares deberían:
- Definir los objetivos en los cuales se tiene que basar el servicio y la plantilla de personal;
- Determinar las distintas categorías de personal que serán necesarias;
- Definir las funciones y deberes que debe desempeñar cada categoría del personal;
- Suministrar un itinerario general sobre la cantidad de personal que será necesario en relación con el volumen de trabajo esperado en cada mesa de votación, así mismo, el itinerario también debería incluir otras facilidades de votación y cualquier asistencia administrativa o logística que se necesite.
Necesidad de criterios comunes
Si se permite que los administradores electorales a nivel local determinen por completo y a su discreción las categorías y niveles del personal, así como los estándares de servicio para los electores, es muy probable que se produzcan:
- Inconsistencias y variaciones locales en el servicio, así como en la ejecución de los procedimientos electorales generales al tratar de adecuarse al tipo y a la cantidad de personal;
- Ineficiencias en el empleo del personal, ya sea por la asignación de un número excesivo en relación a las tareas a desarrollar o al número de electores, o bien por un intento exagerado de reducir los costos, mediante niveles de personal por debajo del límite requerido para ejecutar las tareas de forma efectiva.
Regulación del perfil del personal.
Es común que la legislación electoral defina una base para la plantilla y para las funciones del personal perteneciente a las mesas de votación y a la administración electoral. Esto es importante para determinar la rendición de cuentas que le corresponde al personal dentro del proceso electoral.
Algunas jurisdicciones cuentan con una legislación que incluye normas muy precisas, por ejemplo, para todas las categorías de personal que serán empleadas, para la cantidad de personal asignada a cada mesa de votación y especificaciones similares. Esto es adecuado para contextos que tienen organismos electorales relativamente nuevos, o que tienen una historia con poca integridad entre los ideales democráticos y el servicio administrativo.
Sin embargo, este es un enfoque relativamente rígido que podría ocasionar ineficiencias. Siendo preferible que el organismo electoral se encargue de detallar los perfiles del personal mediante directrices administrativas.
Esto asegurará que se tenga una mejor capacidad para responder a diferentes condiciones locales. Puede suceder que mesas de votación del mismo tamaño ubicadas en distintas áreas, presenten distintas necesidades en términos del tipo o volumen de personal requerido, debido a variaciones lingüísticas, culturales, educativas o de edad. Puede ser útil ofrecer facilidades para aprobar variaciones en los perfiles generales de algunas mesas de votación, a fin de garantizar que los servicios ofrecidos se ajusten a las necesidades de la población local.
Dicha flexibilidad permite que el organismo electoral instrumente rápidamente procedimientos o sistemas eficientes para modificar la cantidad o funciones del personal, sin embargo, esto necesita de un riguroso control administrativo. Es importante que las excepciones a los perfiles generales obedezcan los requisitos básicos de la legislación, estando sujetas a la aprobación de los administradores electorales.
Influencia del entorno en la necesidad de ciertos tipos de personal.
Aunque existe la necesidad de contar con perfiles generales para mejorar la efectividad operativa, los perfiles, las funciones y los niveles de servicio de la logística electoral variarán dependiendo del contexto.
No existe un perfil universal "óptimo". La determinación precisa sobre la cantidad de personal necesario, la forma en que se le debe reclutar y capacitar, depende de diversas variables interdependientes del proceso electoral. Entre las que figuran las siguientes:
- El sistema electoral. La complejidad del sistema de votación, la familiaridad de los electores con su mecánica y sus procedimientos, afectarán las necesidades de información en las mesas de votación, así como el tiempo que les tome a los electores emitir su voto. Esto a su vez afectará el volumen total de personal y la combinación de categorías requerida en cada recinto electoral.
- La cantidad de facilidades de votación que se proporcionen y cualquier restricción que exista sobre su tamaño. El número de electores por atender será el determinante básico del personal necesario, no sólo en su cantidad total, sino respecto a cada facilidad de votación ofrecida. Se pueden reducir algunos costos de la plantilla de personal si se instalan varias facilidades de votación en menor número.
Determinar el número adecuado de electores que se puede atender en cada mesa de votación, es uno de los asuntos más importantes para tener una administración efectiva de la logística electoral.
- Los procedimientos de votación adoptados. Los procedimientos adoptados para controlar a los electores dentro de la mesa de votación, para determinar su elegibilidad para votar, para distribuir los materiales, para lidiar con los electores sin registro y para cualquier acuerdo que suministre facilidades especiales, determinarán las funciones del personal, la viabilidad de dividirlo en categorías y a tener una mejor orientación para determinar la cantidad de personal necesaria.
- La base para emplear al personal. Ya sean oficiales independientes o, como ocurre en algunas jurisdicciones, representantes de los diferentes sectores sociales que creen un balance.
También serán necesarios distintos perfiles de personal en los modelos que utilizan una estructura jerárquica para las facilidades de votación, teniendo una estructura administrativa definida, así como para los modelos consensuados o paritarios que dan las mismas responsabilidades a todo el personal.
- Efectividad de las campañas de información pública sobre los procedimientos de votación. Cuando los electores están bien informados, generalmente las facilidades de votación requieren una menor proporción de personal.
- Calendarios electorales. La existencia de plazos estrechos, ya sea para el periodo de votación o para la producción y distribución de materiales antes de la jornada electoral, puede aumentar la necesidad de que el organismo electoral contrate asistentes administrativos temporales.
- Centros y procedimientos del escrutinio. El lugar en donde se realice el escrutinio, ya sea en las mesas de votación o en instalaciones centralizadas, así como la fecha límite para su finalización, afectará la posibilidad de que los oficiales de mesa puedan realizarlo. Las decisiones que se tomen sobre esta cuestión, impactarán a la cantidad total de personal necesario, a las habilidades necesarias para desempeñarse como oficial de mesa y a la estructura de la capacitación.
Costos del personal
Salvo en aquellas situaciones en que el personal de votación esté obligado a desarrollar estas actividades como un deber cívico sin retribución, la plantilla del personal tendrá un costo significativo, pudiendo ser el mayor componente de gasto de todo el proceso de votación. Conseguir que la plantilla de personal de las mesas de votación sea efectiva y barata, impactará positivamente a la efectividad y al gasto de la elección en general. Es muy importante que los legisladores y los administradores electorales reconozcan este impacto al definir los esquemas y procedimientos electorales. La mayoría de los aspectos del proceso electoral tendrán un impacto sobre los costos del personal de las mesas de votación.
