Antes del inicio de la votación, es muy importante que los presidentes de mesa se aseguren de que el lugar y el personal esta totalmente preparado para empezar a funcionar en la hora prevista y que todo el equipo y servicios están dispuestos de la forma indicada.
Los electores que llegan temprano deberían recibir el mismo tipo de atención que los que llegan más tarde. Si todavía se tienen acuerdos pendientes o dificultades con el personal durante las primeras horas de la votación, el servicio se podría ver afectado y sus efectos perdurar durante toda la jornada electoral.
Uso de listas de verificación
Los asuntos que se deben verificar son tan numerosos que proporcionarle una lista a los administradores, en donde puedan anotar las tareas efectuadas, es un elemento esencial para un inicio eficiente de la votación.
Día previo a la jornada electoral
Cuando las condiciones de seguridad y la naturaleza de la mesa de votación lo permitan, será preferible que el equipo y mobiliario se instale el día previo a la votación de acuerdo al diseño, garantizando que los servicios necesarios estén disponibles para comenzar a trabajar.
Este acceso adicional a las mesas de votación debería negociarse con los propietarios del lugar. Sin embargo se podría acarrear costos adicionales:
- Para los presidentes de las mesas de votación y para el personal que instale la mesa de votación;
- Por concepto de renta (cuando no se usen instalaciones del gobierno de forma gratuita); y
- Cuando se requiera, seguridad adicional desde la instalación de las mesas hasta el comienzo de la votación.
Sin embargo, tener un comienzo eficiente de la votación contribuye a disminuir los costos adicionales.
Cuando la mesa de votación se ubique en instalaciones al aire libre, será difícil que se puedan realizar los preparativos antes de la votación. En este caso, es necesario que el personal de la mesa se presente a trabajar con suficiente antelación para garantizar que la mesa esté completamente lista para operar antes de que abra. Sin embargo, las instalaciones deberían revisarse un día antes de la votación, para asegurar que esté en condiciones adecuadas que permitan su preparación.
Arribo del personal
Es necesario que el personal se reporte a laborar antes del horario de apertura de la mesa de votación. El presidente y otros oficiales de alta jerarquía deberían llegar al menos una hora antes, sobre todo si no se hicieron todos los arreglos necesarios el día previo.
Aunque se deben tomar en cuenta sus implicaciones presupuestales -no es necesario que todo el personal se reporte una hora antes-, pero es necesario que todos lleguen en una hora preestablecida, que les permita familiarizarse con la ubicación de los materiales que será utilizados, con el diseño del lugar y con sus servicios. El tiempo debería permitir que el presidente realice una breve reunión informativa con el personal para que pueda percatarse de inasistencias y buscar los relevos necesarios de inmediato.
Revisiones previas al inicio de la votación
Las revisiones que realiza el presidente de mesa durante la mañana de la jornada electoral deberían ser rigurosas. A grades rasgos, podría incluirse en alguna de las siguientes categorías:
- Revisión del lugar para garantizar que el mobiliario y los servicios estén completos y funcionando, que la seguridad esté en orden, que las señales y afiches estén colocados como se necesita y que las barreras para controlar multitudes u otro equipo estén colocados correctamente.
- Revisión del personal para garantizar que todos se presenten puntualmente, para que se solicite cualquier reemplazo, para distribuirlo y para darles una pequeña sesión informativa sobre sus deberes;
- Revisión del material para asegurar que se tengan las cantidades indicadas y que tengan el diseño correcto;
- Revisión de equipo para asegurar que el equipo y las comunicaciones funcionen;
- Revisión del tiempo para sincronizar todos los relojes de la mesa de votación para garantizar que la mesa se abra de forma puntual.
Cualquier problema que no pueda resolverse en el momento debería ser reportado de inmediato por el presidente de mesa a la oficina electoral para que se tomen las acciones pertinentes.
Reporte de que todo está listo
Las oficinas de administración electoral regionales y locales deberían instaurar un programa para recibir un reporte de las mesas que están bajo su jurisdicción. Así mismo, se debería establecer contacto con todas las mesas antes del inicio de la jornada electoral para que se tenga certeza de que se realizaron todas las revisiones.
Horario de apertura
Las mesas de votación deberían abrir exactamente en el horario establecido y difundido por la ley.
Cuando algún material o equipo esencial no haya llegado a tiempo para iniciar la votación en el horario previsto (por ejemplo, papeletas, listas, lámparas o tinta para prevenir votos múltiples), es preferible que la mesa permanezca cerrada hasta que se tengan los recursos necesarios para garantizar la integridad de la votación. Esto dependerá tanto de la naturaleza del material faltante, como de cualquier riesgo que pudiera surgir si la mesa continúa cerrada.
Sería óptimo que la legislación previera el manejo de situaciones en donde la votación inicie tardíamente y tenga que extenderse más allá del horario habitual para atender a todos los electores. Así mismo, se deberían tener planes de contingencia para cubrir dichas eventualidades.
