Existe un número de factores básicos que deberían considerarse, para determinar el momento oportuno para realizar las sesiones de capacitación del personal de logística electoral.
La importancia que tiene cada uno de estos factores variará dependiendo del contexto, de la madurez democrática y de la disponibilidad de personal, pero también se verá afectada por:
- Con qué anticipación se notifica sobre la elección;
- El nivel de alfabetización y de educación que tenga el personal contratado;
- La cantidad de personal que tenga habilidad y la experiencia necesarias para realizar las tareas de logística.
Los factores que determinarán la oportunidad para realizar la capacitación incluyen:
- La retención del conocimiento: ¿Cuánto tiempo se espera que los oficiales retengan el conocimiento? Aunado a ello está la consolidación del aprendizaje (cuantas veces se tiene que presentar la información al personal para que la asimile en un nivel aceptable).
- La habilidad para absorber el conocimiento: Especialmente cuando se comienza desde cero, podrían presentarse límites sobre la cantidad de información que puede absorberse en una sola sesión. Esto afecta la extensión de la capacitación, ya que se podrían necesitar varias sesiones realizadas de forma oportuna.
- Evaluación sobre la transferencia de conocimientos: Se necesita suficiente tiempo entre la capacitación y el comienzo de las actividades electorales, para evaluar si el personal requiere apoyos extra, o si es mejor reemplazar a quienes no hayan adquirido el conocimiento y las habilidades necesarias.
- Calendario de la elección: Se debe tener conciencia sobre el momento oportuno para realizar las actividades dentro del tiempo establecido en el calendario electoral.
La capacitación resulta más efectiva cuando se sincroniza con el calendario electoral, de forma que esté dividida en varias sesiones que eviten una saturación de información, especialmente cuando el personal desempeñará varias funciones. De esta forma, la capacitación sobre algunas actividades se desarrolla mejor con anticipación (como la votación anticipada o para asistir con el embalaje y envío de los materiales), que las relacionadas con la votación y con el escrutinio de votos.
- La cantidad de personal que se capacitará: Dados los capacitadores disponibles, ¿qué período de tiempo será necesario para que todo el personal sea capacitado?
- La estructura de la capacitación: Por ejemplo, la capacitación de cascada debe comenzarse antes que aquella en donde se instruye a todo el personal de forma simultánea.
- Accesibilidad y efectividad a bajo costo: Cada sesión de capacitación tendrá costos relacionados con las instalaciones, el equipo, el transporte del personal y con los materiales. Se pueden reducir los costos cuando las sesiones de capacitación se programan junto con otras actividades.
Por ejemplo, cuando los oficiales de logística realizan el embalaje de los materiales para las mesas de votación, se podría impartir la capacitación después de dicha tarea.
Pautas para realizar la capacitación con oportunidad
Para determinar el período más oportuno para realizar la capacitación, es útil que se realice un análisis de las experiencias anteriores, para ubicar el punto en el que se ha contratado a todo el personal. Un objetivo adecuado es el de capacitar a todos los oficiales de votación y de escrutinio, por lo menos siete días antes de la votación, sin importar si se hace en una sesión o en varias.
Posponer la capacitación podría ocasionar problemas para evaluar su efectividad, con el propósito de determinar si los participantes necesitan más sesiones, o si se reemplazará al personal que no haya adquirido el conocimiento esperado.
También podrían generarse problemas administrativos debido a otras tareas que tengan que terminar antes del día de los comicios. De forma inversa, si la capacitación se termina con mucha anticipación, se podría deteriorar la retención del conocimiento.
Además de la fecha límite de siete días antes de la elección, se podrían determinar otros períodos oportunos para la capacitación. Cuando se usan modelos de cascada, sería prudente que existiera un período cercano a siete días entre el lapso en que se capacita a unos y el período en que estos deben capacitar a otros, independientemente de si capacitadores regionales instruyen a los presidentes y éstos a su personal.
Este período de tiempo permitirá que los nuevos capacitadores consoliden su conocimiento y que se familiaricen con los métodos necesarios para su presentación.
La extensión y el número de sesiones requeridas para capacitar a los oficiales, estarán determinadas por las expectativas culturales y por la complejidad de las habilidades a desarrollar. Sin embargo, impartir sesiones con una duración mayor a cinco o seis horas diarias disminuirá la atención de los participantes y la energía del capacitador.
Personal para los servicios de votación especial
Cuando se impartan varias sesiones de capacitación para el personal encargado de la votación especial y de asistencia para los mecanismos de la elección, es importante que se programen de forma que coincidan con el inicio de sus tareas.
Este tipo de personal involucra cantidades más pequeñas de personal, por lo que determinar el período oportuno para realizar su capacitación será menos complejo. Por otro lado, la capacitación del personal de asistencia puede resultar más barata y efectiva cuando se imparte una cátedra inicial, combinada con sesiones sobre la marcha conforme vayan apareciendo nuevas tareas en la agenda.
Para la capacitación del personal de la votación especial igual que con el de la votación ordinaria, se debería tener el objetivo de impartirla siete días antes del comienzo de sus deberes.
Administradores de distrito electoral
Cuando la administración electoral a nivel local sea asumida por personal temporal (con papel de oficiales de escrutinio, de comisiones electorales o administradores regionales), será más efectivo mantener un registro continuo de personal potencial, suministrándoles una capacitación continua para refrescar sus conocimientos. Si este personal sólo es reclutado al inicio del proceso electoral, su capacitación debería comenzar inmediatamente.
Uso de sesiones informativas
Las sesiones formales de capacitación podrían complementarse con sesiones informativas menos formales durante la última semana antes del comienzo de la votación. Por ejemplo, involucrar a los oficiales de votación en la instalación de las mesas, cuando esto se realiza un día antes de la jornada electoral, reforzará sus papeles y contribuirá a construir buenas relaciones entre el equipo de trabajo.
Más importante, las horas de trabajo de los oficiales de mesa el día de la votación, deberían estructurarse de tal forma que permita que el presidente de mesa imparta una sesión informativa para todo el personal antes de que se abra al público. Esto es vital para proporcionar la oportunidad de consolidar los procedimientos en un entorno "real", también es un medio efectivo para informar a todo el personal sobre cualquier cambio en el contexto o en los procedimientos, que haya ocurrido desde la capacitación.
Antes de comenzar el escrutinio de votos también se debería dar la misma oportunidad de que se realice una sesión informativa para actualización.
El organismo electoral debería estar en contacto con los presidentes de mesa y de escrutinio, para informarles sobre cualquier cambio contextual o de procedimiento que haya ocurrido desde sus sesiones de capacitación.
Capacitación constante
Cuando el organismo electoral es de carácter permanente, mantener contacto con el personal de las mesas de votación, en especial con los presidentes, resultará barato y efectivo. Esta comunicación no solo contribuye al reclutamiento para elecciones futuras, también proporciona un contexto de capacitación continua.
Las sesiones para la capacitación continua deben ser personalizadas. Sin embargo, cuando los administradores electorales usan medios sencillos y de bajo costo como son los boletines informativos, cuando suministran invitaciones para visitar las oficinas del organismo electoral, para asistir a eventos, o manteniendo contacto social, contribuyen a promover actividades de trabajo en equipo, a suministrar información sobre cambios en el marco de la votación, en los sistemas y en los procedimientos, al tiempo que refuerzan el conocimiento adquirido previamente. Esto promueve una base de conocimiento sostenido que puede extenderse con ayuda de capacitación formal antes de la elección, en lugar de que se comience una fase de capacitación intensiva comenzando desde cero.
Cuando las estrategias de capacitación continua se usan en los modelos de cascada, se obtienen mejores resultados si se enfoca en los oficiales de alto rango. Aún cuando el personal registre algún índice de abandono la efectividad y el bajo costo del proceso no se ven afectados.
