Es importante que al cierre de la votación, los representantes de partidos y candidatos conozcan de forma clara los procedimientos que se instrumentarán, así como sus derechos.
Se debería explicar a los representantes todas las acciones que se deben realizar al cierre de la votación, de manera que estén conscientes de las actividades básicas como:
- Los derechos de los electores para votar en la mesa;
- La situación de los electores que llegan después del cierre de la votación;
- Los preparativos para el escrutinio que se tienen que comenzar antes del cierre de la votación.
Podría ser de utilidad que se les proporcione una hoja informativa que:
- Explique brevemente las acciones al cierre de la votación, las reglas y procedimientos que se aplicarán durante el escrutinio, y
- Defina el papel de los representantes durante el escrutinio y que disponga su ubicación.
Acreditación de los representantes
Cuando el escrutinio se realiza en la mesa de votación, podrían presentarse representantes distintos o adicionales para observarlo.
Los oficiales deberían verificar su acreditación y garantizar que ninguna persona sin autorización ingrese al área de escrutinio. Generalmente, la legislación se encarga de dictar si los candidatos de la elección pueden actuar como representantes durante el escrutinio.
Una disposición legal que resulta razonable, es que sólo los representantes de los partidos o candidatos contendientes puedan presenciar el escrutinio. El número de representantes que cada partido puede tener en un centro de escrutinio al mismo tiempo, varía dependiendo del marco electoral:
- Idealmente, se debería permitir que todos los partidos/candidatos tengan un número de representantes equivalente al personal de escrutinio. De otra manera, contar con disposiciones más restrictivas que lo anterior, podría percibirse como un intento por impedir que se observe lo que ocurre durante el escrutinio.
- Las restricciones que se tengan por el espacio del área de escrutinio, derivarán en limitantes para el número de representantes presentes. Sin embargo, cualquier restricción de este tipo debería garantizar que todos los contendientes cuenten por lo menos con un representante.
Un criterio importante para elegir las instalaciones para el escrutinio, es que se tenga suficiente espacio para albergar a los representantes y observadores. La cuestión del espacio no se debería usar como pretexto para manipular la observación del escrutinio.
Invitación a las sesiones informativas del personal
Es de utilidad que los representantes sean invitados a cualquier sesión introductoria que los presidentes de mesa le impartan a los oficiales de escrutinio antes de que comiencen a trabajar, ya que:
- Contar con representantes informados es una parte esencial de la transparencia y una medida de integridad para el escrutinio.
- Si cuentan con un conocimiento fresco de los procedimientos que se usarán, es menos probable que retracen el proceso con impugnaciones a métodos aprobados.
Una alternativa consiste en impartirles una sesión por separado.
Comportamiento de los representantes
Normalmente, el marco legal define los derechos y responsabilidades de los representantes de partidos y candidatos. Pero en cualquier caso:
- Es importante que antes de que comience el escrutinio, los representantes comprendan su deber de mantener la integridad de la elección al manipular los materiales electorales, especialmente las papeletas, pero de igual forma para otros materiales que se empacan para regresarlos o que se usan en el escrutinio.
- Se le debería recalcar a los representantes que no pueden comunicarse con los oficiales para conocer el progreso del resultado, o los resultados en sí.
- Los representantes deberían estar conscientes de que cualquier incumplimiento de sus responsabilidades ocasionará sanciones sobre sus actividades, que podrían incluir su expulsión de la mesa de votación.
Los representantes deberían ser invitados de manera formal a presenciar la reconciliación final de las papeletas con los registros y la apertura de las urnas, teniendo el derecho de hacer comentarios cuando consideren que no se respetan los procedimientos.
Se les debería recordar que en esta etapa y durante el escrutinio, prevalecerá la decisión que tome el presidente de mesa o escrutinio. Debido a que no todas las impugnaciones se pueden resolver en el lugar.
Cuando los representantes no estén conformes con una decisión tomada por el presidente de mesa o escrutinio, se les debería recordar que tienen el derecho de presentar una queja por escrito al organismo electoral, o a cualquier otra autoridad con competencia para resolver impugnaciones electorales.
Conteo en centros de escrutinio
Cuando el escrutinio se realice en instalaciones distintas a las de la mesa de votación, se debería dejar en claro a los representantes que:
- No tienen autorización para manipular los materiales electorales mientras están siendo empacados para su transporte;
- Tampoco pueden manipularlos durante su transporte, y
- Cualquier incumplimiento de estos requerimientos se castigará de acuerdo a lo que disponga la legislación electoral.
Como sucede cuando el escrutinio se realiza en las mesas de votación, los representantes de partidos y candidatos deberían ser invitados de manera formal, para que observen cualquier reconciliación preliminar entre los documentos sobre la cantidad de votos emitidos en la mesa y los votos emitidos por los electores marcados en la lista.
Además, cuando los materiales se empaquen para trasladarlos al centro de escrutinio, los representantes también deberían ser invitados a presenciar el sellado de todos los paquetes y a aprobar sus contenidos; así mismo, se les debería extender una invitación similar para que observen el embalaje y sellado de los demás materiales electorales.
Cuando los representantes se rehúsen a presenciar o a aprobar los contenidos, se les debería dar la oportunidad de que expliquen sus razones en un escrito, el cual se debería incluir en el reporte que el presidente de la mesa elabora sobre la votación.
A su vez, se deberían realizar los acuerdos pertinentes para invitar a los representantes a que acompañen los materiales durante su traslado al centro de escrutinio.
