Categorización de materiales
El organismo electoral debe separar y clasificar el material electoral antes de que sea almacenado. Sería de mucha utilidad que el material se clasificara en las siguientes categorías:
- Materiales que deben destruirse inmediatamente;
- Materiales y equipo reciclables que se pueden almacenar hasta la próxima elección o utilizar para otros efectos;
- Material que debe mantenerse bajo estricta seguridad.
Generalmente la legislación electoral define cuáles son los materiales que deben almacenarse bajo estricta seguridad, así como el período durante el que deben conservarse.
También deben conservarse otros materiales como los registros de pago de los oficiales electorales, los recibos de compra, financieros o la documentación sobre reclutamiento para posibles auditorías. No se debe exagerar en la seguridad, especialmente cuando los componentes de la elección están sujetos a impugnaciones.
Materiales que requieren de seguridad
Estos materiales deberán mantenerse bajo estrictas medidas de seguridad hasta que haya terminado el periodo de impugnación de los resultados electorales. Entre estos materiales se encuentran:
- Papeletas usadas y sin usar;
- Sobres para las papeletas, usados y sin usar;
- Solicitudes de voto;
- Registros de la jornada electoral;
- Declaraciones de elegibilidad de los electores para facilidades de votación ordinaria o especial;
- Listas electorales ;
- Registros sobre la distribución de materiales;
- Registros de las conciliaciones y del escrutinio de las papeletas;
- Reportes sobre los procedimientos por parte de los funcionarios de las mesas y de los centros de escrutinio;
- Registros sobre impugnaciones y quejas provenientes de las mesas de votación y de los centros de escrutinio;
- Documentos que contienen los resultados electorales y las decisiones en cuanto a la validez de las papeletas.
En sistemas electorales en donde los reemplazos de los representantes que se jubilan, renuncian o fallecen, se determinan mediante un nuevo conteo de las papeletas de la última elección, las papeletas ya utilizadas deberán mantenerse bajo estricta seguridad durante la administración del cuerpo representativo electo.
El acceso a estos materiales podría hacerse necesario para efectos de investigación o en caso de impugnaciones. Por razones de equidad, las personas que presenten impugnaciones deberán tener acceso a estos materiales en presencia de los funcionarios electorales; sin embargo, no podrán llevarse el material para investigaciones personales y tampoco podrán alterarlo o modificarlo de manera alguna.
El organismo electoral debe controlar el acceso a los paquetes sellados del material; cada consulta debe registrarse, y los paquetes que sean abiertos deberán sellarse inmediatamente.
Los procesos de apertura y cierre de los paquetes deben quedar registrados en los paquetes mismos y, en el caso de que se añadan sellos de plástico nuevos, se deberá mantener un registro sobre sus números de serie. Todos estos registros resultan muy útiles si en ellos se explican las causas de apertura y cierre de los paquetes, así como las fechas y los responsables de estas acciones. Jamás deberán dejarse abiertos los paquetes que contengan materiales delicados.
Manejo del equipo
Los materiales y el equipo electoral representan una inversión considerable. El acceso a los materiales electorales debe estar respaldado por auditorías estrictas que especifiquen a quién se le ha asignado el equipo. Asimismo, deberá echarse mano de medidas de control tales como los inventarios constantes.
Se debe desarrollar un plan de manejo de equipo y materiales de manera que puedan almacenarse hasta el próximo periodo electoral, o bien para que estén disponibles para el organismo electoral u otras instituciones.
Desecho de materiales
La destrucción de los materiales electorales utilizados deberá estar organizada de acuerdo con un programa que coordine su desecho. La legislación electoral o de otro tipo debe especificar el período durante el cual deben guardarse los materiales.
Dicho programa debe ser desarrollado por el organismo electoral en caso de que los periodos de retención de materiales no estén determinados por el sector público. Deben existir parámetros establecidos para la destrucción de materiales, así como para el uso de métodos relacionados con la destrucción de éstos que contengan información personal sobre los votantes o los funcionarios electorales.
Además de los requerimientos para la retención de material en caso de impugnación, revisión o auditoría, los programas de destrucción deben tomar en cuenta los siguientes aspectos:
- La conservación de muestras sobre los materiales para la organización de memorias, o bien para referencias futuras;
- El tiempo requerido para la investigación y la evaluación de procedimientos y programas electorales.
Las papeletas ilegítimas, pueden ser una fuente valiosa de información en cuanto a la eficacia de los métodos de registro y el énfasis que deben tener las próximas campañas informativas.
