Los manuales para capacitación se desarrollan de mejor forma cuando obedecen a la necesidad específica de suministrar información al personal.
Los manuales de capacitación deberían cubrir funciones distintas a las contenidas en los manuales de procedimiento para el personal de logística, aunque su contenido se base en ellos.
Cada estilo de sesión de capacitación debería crear su propio manual o guía. Además, estos manuales deberían proporcionar la estructura dentro de la cual los capacitadores deberían presentar su material. A grandes rasgos, el material que los manuales deberían cubrir incluye:
- Los objetivos generales de las sesiones de capacitación;
- La preparación que deben tener los capacitadores;
- Los materiales necesarios para las sesiones;
- Las directrices para presentaciones efectivas;
- Los objetivos de aprendizaje (que es el conocimiento que el personal debería adquirir y aplicar al final de cada módulo o área temática);
- Un programa para la capacitación, que incluya todos lo temas, la hora de inicio y de término, la ubicación, el método de capacitación y el presentador;
- Un plan detallado para cada módulo (como se verá más adelante);
- Hojas de evaluación que los participantes tendrán que llenar al final de la sesión de capacitación;
- Copias sobre cualquier material de proyección, de audio o de video que se utilice durante la sesión.
Planes individuales para cada módulo de capacitación
Es importante que cada módulo de la capacitación esté basado en una planeación que genere lecciones estandarizadas, para garantizar que todos los capacitadores presenten el mismo material de forma consistente y efectiva.
Estos planes tienen mayor importancia cuando las estructuras de capacitación siguen el modelo de cascada, en donde muchos capacitadores carecerán de experiencia. Los planes de cada lección debería guiar a los capacitadores en:
- Saber qué decir;
- Saber qué hacer y cuándo hacerlo;
- Determinar qué cuestiones o preguntas deben tratarse mediante la discusión grupal;
- Conocer cómo establecer, enfocarse, controlar y alcanzar los objetivos que requieren las actividades grupales. A su vez, los planes para cada módulo deberían:
- Definir el tipo de presentación que se realizará, ya sea de lectura, con actividades en pequeños grupos, de simulación, con ejercicios, con revisiones y exámenes, con demostraciones o de cualquier otra forma;
- Detallar los materiales y el equipo necesarios para presentar el módulo (ayudas de audio, de video, proyecciones, acetatos, etc.);
- Especificar las necesidades de espacio, incluyendo el tamaño de la habitación, la ubicación o el mobiliario;
- Definir el objetivo de cada módulo (por ejemplo, para demostrar cómo instalar la mesa de votación con el diseño aprobado);
- Definir el objetivo de aprendizaje de cada módulo;
- Los criterios que debe usar el capacitador para evaluar el éxito de su presentación;
- Suministrar un plan detallado para presentar cada módulo.
El plan para la presentación debería incluir una lista de todos los segmentos incluidos en el módulo (introducción, explicación de las tareas, conducción de los ejercicios grupales, revisiones y evaluación, objetivos y conducción de las discusiones), señalando el momento oportuno para realizar cada segmento. Así mismo, se debe definir lo que el capacitador debería decir, hacer y usar en cada uno.
También se deberían indicar los puntos de la presentación en donde se tendrían que utilizar ayudas específicas y los momentos cuando se tendría que hacer referencia sobre los manuales del personal.
Manuales de referencia para los capacitados
Todo el personal de logística electoral debería recibir un paquete para la capacitación (cuando sea posible antes de que acudan a la primera sesión para que se familiaricen con sus contenidos). Se tienen que producir suficientes paquetes para que los oficiales los puedan conservar después de la capacitación.
Además de los procedimientos importantes, de manuales para actividades y de información administrativa, los paquetes deberían incluir un juego que ejemplifique los materiales que el personal ocupará durante sus actividades, incluyendo la lista de electores, papeletas, formatos oficiales, sobres y listas de verificación. Todos estos materiales deben estar sellados o marcados para indicar que son de muestra.
La capacitación será más efectiva cuando los participantes tienen acceso a los materiales electorales reales, en lugar de si sólo escuchan a otros hablar de ellos. El suministro de este material también permite que se realicen ejercicios grupales para mostrar la forma correcta para llenar los formatos y ayudan a generar una simulación más realista sobre las actividades de la mesa de votación.
Material de capacitación para los instructores
Para reforzar el mensaje de las sesiones de capacitación, es útil que los instructores lleven consigo una guía sobre los métodos efectivos para capacitar y para exponer. No tiene que ser extensa, pero debería cubrir los aspectos más importantes para capacitar a otros.
Las cuestiones que los capacitadores sin experiencia encontrarán útiles para referir durante sus deberes, incluyen:
- Un enfoque sobre las habilidades para capacitar, que es distinto al educativo;
- Establecer un entorno efectivo para la capacitación (sede, descansos, reconociendo los períodos de mayor atención);
- Instrucciones obre cómo operar cualquier equipo o ayudas para la capacitación;
- Medidas para dar un trato equitativo a todos los participantes;
- Modular el tiempo para alcanzar los objetivos;
- Comprensión sobre el aprendizaje humano y los procesos para adquirir habilidades;
- Dirigir a los participantes hacia las competencias requeridas;
- Realizar un esquema efectivo para revisar y resumir la información;
- Transmitir valores, las expectativas de calidad y la información sobre procedimientos;
- Conducir las sesiones de preguntas y respuestas, así como los ejercicios grupales y las demostraciones sobre habilidades;
- Métodos equitativos para evaluar la competencia de cada participante en las tareas necesarias;
- Auto evaluación sobre su desempeño.
