Cuando se tienen fallos en la instrumentación de los sistemas de control que garantizan que todas las mesas de votación estén preparadas para iniciar la votación en el momento indicado, no sólo se podría ocasionar que se de mal servicio a los electores, sino que se podría provocar que la elección sea un rotundo fracaso.
Es importante que los planes de trabajo del organismo electoral incluyan puntos de revisión, ya que de esta forma se puede evaluar el grado de preparación que tienen las mesas de votación para detectar y corregir cualquier error.
momento oportuno para llevar a cabo las revisiones depende de las fechas límite que imponga el calendario electoral, sin embargo, hay algunas cuestiones que deberían atenderse. Además, es importante que en la última semana antes de la votación se realicen monitoreos sobre el estado en el que se encuentran las mesas.
Esto no sólo abarca revisiones a las instalaciones, también se tiene que verificar que todos los suministros y el personal estén en el lugar indicado para que sean transportados al lugar asignado. Estas revisiones funcionan mejor cuando se asignan a eslabones más bajos del personal electoral, en lugar de que se realicen desde un nivel central.
Uso de listas de verificación
Se debería alentar el uso de este tipo de listas durante la revisión.
A nivel de distrito electoral se podría realizar una lista para cada mesa, o un inventario combinado que describa el estado de todas las mesas. El estado global de cada distrito electoral debería rastrearse de forma similar para el nivel central.
Revisión general inicial
La primera revisión podría realizarse cuatro semanas antes de que empiece la votación o según lo requiera el calendario electoral. En esta etapa, los presidentes de distrito electoral deberían tener la capacidad de asegurar al organismo electoral que:
- Las instalaciones para la votación han sido aprobadas de forma oficial y que cubren los requisitos legales;
- Se firmaron de forma satisfactoria los acuerdos para utilizar las instalaciones para la votación y para los centros de escrutinio;
- Se aprobaron los diseños para cada mesa de votación;
- Se realizó la evaluación de necesidades en cada mesa para identificar los materiales, el equipo, los acuerdos de transporte y las mejoras que se deben hacer, registrando los resultados y estableciendo los acuerdos para obtenerlos, ya sea que provengan del organismo electoral o de proveedores externos;
- La cantidad de personal asignada en cada mesa y centro de escrutinio ha sido aprobada y que se ha reclutado al personal para todas las posiciones;
- Que se realizaron los acuerdos pertinentes para capacitar a todo el personal.
Segunda revisión
Aunque se debería realizar un monitoreo continuo de todos los preparativos para las mesas de votación, es conveniente que siete días antes de la votación se programe una revisión más profunda.
En esta etapa, los preparativos de las mesas de votación deberían dar las siguientes garantías al organismo electoral:
- Que todo el personal ha sido contratado y que ha recibido capacitación (reemplazando a los menos idóneos);
- Que se instalaron los servicios de telecomunicaciones que requieren las mesas de votación y que los sistemas han sido probados satisfactoriamente;
- Que se realizaron los acuerdos para recolectar las llaves para ingresar a las instalaciones;
- Que se han realizado planes de contingencia para los materiales, para el equipo y para el personal, pudiendo usarlos en caso de ser necesario;
- La situación de los reportes sobre el recibo de todos los materiales que necesitan las mesas y las acciones para cubrir cualquier déficit;
- El reporte sobre la situación del embalaje de los materiales y del equipo para su envío hacia las mesas;
- Los reportes sobre cualquier programa de información pública, sobre las facilidades de votación, sobre la ubicación de las mesas y las horas en que funcionarán.
Distribución de los suministros
Para garantizar que la mesa de votación esté lista, es importante que todos los materiales y el equipo que requiere para dar servicio, se distribuyan un día antes de la votación; ya que dejar el reparto hasta el día de la votación podría ocasionar muchos problemas.
En contextos con bajos riesgos a la seguridad, los presidentes de mesa se deberían encargar de recoger y distribuir el material, sin embargo, es importante que verifiquen el recibo y que reporten inmediatamente cualquier omisión o deficiencia.
Así mismo, cuando los materiales son enviados a cada mesa, los presidentes deberían presenciar su entrega para verificar que se incluyan todos los artículos que aparecen en el inventario. Cualquier discrepancia tendría que ser reportada de forma inmediata a la oficina administrativa del distrito electoral. Los presidentes de distrito deberían elaborar listas para estos reportes.
Instalación antes de la votación
El nivel de preparación de las mesas se puede incrementar considerablemente cuando los presidentes las instalan (con ayuda de otros oficiales) el día o la noche previa a la votación, siempre que las instalaciones sean adecuadas (esto no se puede efectuar cuando sean al aire libre).
Es de gran utilidad cuando después de la instalación, cada presidente de mesa reporta al presidente de distrito si la mesa se instaló de forma segura y si está preparada para iniciar actividades el día siguiente. Estos reportes también pueden servir como una prueba final de los sistemas de comunicación.
Después de instalar la mesa y de reportarlo, el presidente debería asegurarse de que se apaguen todas las luces, las alarmas de seguridad y de que el área quede cerrada.
Lista de verificación sobre la instalación
Los presidentes de mesa deberían elaborar una lista de verificación, para mostrar que se realizaron todas las acciones requeridas y que se completó la instalación de las mesas de votación. Las cuestiones que deberían incluirse en la lista son:
- Si la iluminación es suficiente y si se instaló algún equipo adicional;
- Que los sistemas de comunicaciones funcionan correctamente (teléfono, fax y radios);
- Que las llaves permiten la entrada a todas las áreas de la mesa;
- Que se recibieron las urnas indicadas y que estas permanecen sin sello y en la posición indicada;
- Que las mesas, sillas y barreras se acomodaron de acuerdo al diseño aprobado;
- Que se instalaron los compartimentos en la posición adecuada y que se anexaron los artículos para escribir (cuando se usa la votación manual);
- Que todo el equipo para comunicaciones está en su lugar;
- Que los panfletos y carteles informativos están dentro de la mesa y que se desplegaron de forma correcta;
- Que todo el material incluidos los instructivos y las listas de verificación se han separado y distribuido en la mesa o área correspondiente;
- Si se acordó la seguridad continua, que las fuerzas de seguridad se encuentren en orden de acuerdo a los planes;
- Que se han tomado las medidas necesarias para asegurar las papeletas, las listas de electores y otros materiales importantes (en contextos con bajos riesgos a la seguridad estos materiales pueden permanecer con el presidente de mesa para que los devuelva el día de la votación; en lugares con menos seguridad, el presidente debería informar si los materiales están asegurados en el lugar que se haya acordado, como instalaciones policíacas, bancarias u otras instituciones);
- Que todo el equipo electrónico haya sido probado y que funcione correctamente.
La mañana del día de la votación
Antes de que se comience con el itinerario de la votación, los presidentes de mesa deberían reportarle al presidente de distrito si su mesa está lista para la votación. Además, esta información es vital para los administradores electorales.
El último problema que se quiere enfrentar el día de la votación, es carecer de información sobre las dificultades que tendrán las mesas para abrir a la hora indicada, o si los presidentes se darán cuenta de que carecen de materiales vitales.
Si las mesas se instalan durante la noche anterior a la votación y se elaboran reportes sobre su preparación, esta medida informativa podría verse como un requisito innecesario. Sin embargo, en algunos contextos la situación de las mesas podría cambiar repentinamente. Por ello, cuando varias mesas estén administradas desde un solo punto se deberían realizar reportes progresivos en cada una; aunque, tiene mayor importancia que se reciba un reporte de todas las mesas antes de que comience la votación.
Así mismo, se debería reportar inmediatamente cualquier problema que surja en las mesas (personal que no se presentó a trabajar, problemas en materiales o con el equipo, asuntos de seguridad o muchedumbres listas para votar), para permitir que se instrumenten a tiempo los planes de contingencia.
