Mientras el presidente de mesa supervisa las actividades del cierre de la votación, también debería comenzar a elaborar los registros y el reporte de todas las actividades.
Los contenidos de estos reportes varía, especialmente entre las mesas de votación que realizan el escrutinio y las que envían los votos a un centro especializado, ya que las primeras deben incluir en ellos los detalles del escrutinio.
Los registros y reportes pueden constituirse en formatos separados, o de forma más efectiva, combinarse en una carpeta empastada para cada mesa de votación. El presidente de mesa debería terminar los reportes antes de que abandone el lugar e identificar la información necesaria en la lista de verificación sobre sus actividades.
El contenido del reporte se puede dividir en dos amplias categorías: Información pertinente y servicios de información.
Información pertinente
La información más importante que deberían incluir los presidentes de mesa en sus reportes, normalmente incluye:
- Registros sobre el sellado y si el escrutinio se realiza en la mesa de votación, sobre el sellado de las urnas, incluyendo los números de los sellos o candados colocados en cada urna registrada;
- Cuando se usen papeletas de papel o cartón, se debería incluir un registro sobre las que fueron entregadas, para compararlas con las que se tienen al final de la votación (cuando la emisión del voto se controle mediante sobres, éstos serán el objeto que se tiene que registrar);
- Una reconciliación entre la cantidad total de papeletas entregadas (o registradas en máquinas/computadores) con el número total de electores marcados en las listas por haber votado (en sistemas parciales o semiautomáticos, la reconciliación resulta más eficiente y precisa si se realiza de forma centralizada por computadora, en lugar de en cada mesa de votación);
- Si la mesa de votación ofrece algún tipo de votación especial, se debería incluir un resumen de los votos especiales recibidos separados por categoría (si cualquiera de estos votos pertenece a otro distrito electoral, el resumen debería estar dividido por distritos);
- Cuando se requieran solicitudes para emitir cualquier tipo de voto, se debería incluir una conciliación entre la cantidad de solicitudes recibidas y el número de papeletas expedidas;
- Reportes y declaraciones sobre cualquier impugnación, disputa, accidente, intervención de las fuerzas de seguridad e interrupciones a la votación.
Cuando el escrutinio se realice en otro sitio, la información más importante debería enviarse de forma segura junto con el material electoral (o al centro computarizado para su procesamiento, cuando se realiza un escrutinio centralizado mediante computadoras o máquinas). Si el escrutinio se realiza en la mesa de votación, al finalizarlo, los reportes deberían enviarse junto con los materiales electorales al centro administrativo de logística electoral.
Servicios de información
Los servicios de información que deberían estar contenidos dentro de los reportes de los presidentes de mesa de votación incluyen:
- Registros sobre la asistencia del personal de las mesas de votación para que se pueda dar un seguimiento (y si es el caso, sobre los pagos);
- Evaluaciones sobre el desempeño del personal empleado en la mesa, indicando su idoneidad para volver a ser contratado y para adquirir más responsabilidades;
- Servicio al electorado, la extensión de las filas y el tiempo que los electores tuvieron que esperar para votar, la efectividad de la información suministrada, cualquier necesidad futura para asistir a electores con bajo nivel de alfabetización, distinto idioma o discapacidad física;
- Las instalaciones utilizadas, sus servicios y su idoneidad para continuar usándolas como mesa de votación;
- Cualquier gasto por mínimo que sea que pueda ser reembolsable;
- Cualquier nombramiento de oficiales sustitutos por enfermedad o ausencia del personal de mesa.
Cuando el escrutinio se realice en un lugar distinto, es preferible que este material se envíe al centro de escrutinio junto con los demás artículos. Aunque podría pensarse que no es necesario enviar información irrelevante, una escisión en ella podría ocasionar que el material no llegue en el momento necesario al centro para su escrutinio.
Cuando el escrutinio se realice en la mesa de votación, al terminar el conteo, los reportes se deberían enviar junto con los materiales electorales al presidente de distrito electoral que se encuentra en el centro administrativo de logística electoral.
Registros de la votación en varios días
Si la votación se extiende por más de un día, los registros elaborados por los presidentes de mesa tendrán que separarse al final de cada día. Se deberían incluir áreas esenciales como:
- Conciliación de las papeletas, los electores que se marcaron por haber votado y cualquier solicitud para votar, de forma que se pueda identificar anticipadamente cualquier error o cifras sospechosas;
- Reportes sobre impugnaciones, interrupciones y disputas.
El diseño del formato o reporte que se suministra a los presidentes de instalaciones con votación en varios días, debería atender esta necesidad.
