Cuestiones básicas
La evaluación de los programas de reclutamiento y de capacitación del personal encargado de la logística contribuye a identificar mejoras futuras. Más importante aún, cuando se instituye como un componente integral y permanente de los procesos de reclutamiento y de capacitación, ayuda a identificar deficiencias y a corregirlas antes de la jornada electoral.
Como en todas las evaluaciones, el punto de partida deben ser los objetivos y estándares de desempeño que se establecieron como parte esencial de la planeación y administración de los programas de reclutamiento y capacitación. Dichos estándares deberían evaluar el desempeño en términos de eficiencia, efectividad, integridad y servicio.
Evaluación del proceso de reclutamiento
La evaluación esta dirigida a determinar si los métodos de reclutamiento:
- Proveen el volumen de personal requerido;
- Alientan a que los solicitantes sean personas con suficientes habilidades básicas para colaborar en funciones logísticas;
- Permiten retener al personal competente con experiencia previa.
Al considerar estos factores, la evaluación debería atender cuestiones como:
¿Los procesos de reclutamiento están identificando de forma efectiva al personal potencial?
- ¿Los procedimientos tienen un alcance muy amplio o muy estrecho como para interesar a quienes tienen las habilidades requeridas?
- ¿Existen grupos sociales adecuados para las funciones que deberían identificarse?
- ¿Se requieren mensajes o promocionales más frecuentes;
- ¿Representa alguna ventaja mantener contacto con el personal que participó en elecciones previas?
¿Los criterios para evaluación son adecuados?
- ¿Evalúan de forma adecuada las capacidades básicas requeridas para las actividades de logística?
- ¿Los criterios se aplicaron correctamente durante la selección de aspirantes?
- ¿El empleo en logística es suficientemente atractivo para atraer a personas con las habilidades necesarias?. Si no lo es ¿Existe algún medio por el que se puedan mejorar las condiciones de servicio para promover un mayor número de solicitantes?. Dichas mejoras no son necesariamente económicas. En principio, la atención se debería enfocar hacia soluciones que no impliquen costos mayores como:
- Incrementar el prestigio de la posición;
- Realizar los acuerdos necesarios para que la capacitación tenga algún tipo de reconocimiento o validez educativa;
- Darle preferencia al personal que haya trabajado en alguna elección o en otro tipo de empleos públicos;
- Garantizar el pago oportuno.
No obstante, también se debe considerar si los salarios son adecuados para atraer al personal apropiado.
Evaluación del desempeño del personal
Cada oficial de votación debería ser sometido a un proceso de evaluación sobre su desempeño. En el caso de los oficiales de las mesas de votación, lo lógico es que la evaluación la realice el administrador o presidente de la mesa al concluir las actividades y que la incluya en los reportes correspondientes.
En el caso de los presidentes de mesa, los oficiales itinerantes y otro personal de apoyo, la evaluación puede ser realizada por el administrador o presidente a nivel distrital. La evaluación cumple una doble función.
(1) Por una parte, constituye un reconocimiento formal de los servicios que podría utilizarse para fines laborales en el futuro.
(2) Por la otra, sirve como referencia para una futura contratación por parte de los administradores de la logística. En las evaluaciones se puede indicar al personal apropiado para recontratación o para promover a posiciones de mayor responsabilidad en elecciones futuras.
Las evaluaciones deben estar basadas en criterios objetivos, que deben darse a conocer al personal durante la capacitación. Un formato útil es el de una lista con puntuajes de desempeño (de pobre a excelente) contra responsabilidades, puntualidad y calidad en el servicio al elector, que pueden ser adicionados con un comentario que señale posibles capacidades futuras.
A todo el personal se le debe dar la oportunidad de revisar y comentar sus evaluaciones antes de concluirlas.
Evaluación de la capacitación
Existen dos orientaciones básicas interrelacionadas respecto a la evaluación sobre la capacitación del personal encargado de la logística:
- Determinar si ha comprendido la información necesaria para desempeñar sus responsabilidades durante la jornada electoral, por ejemplo, una evaluación del aprendizaje individual.
- Establecer si los métodos, contenidos informativos y horarios utilizados son apropiados para transmitir las habilidades requeridas, por ejemplo una evaluación del ambiente de la capacitación.
A fin de evaluar los niveles de conocimiento del personal y la efectividad de los métodos de capacitación, es necesario instrumentar programas de evaluación continua durante la capacitación y, de ser posible, poner en práctica cualquier medida correctiva antes de empezar a cumplir con sus responsabilidades.
La evaluación continua es especialmente importante cuando se utilizan métodos de capacitación en cascada. Cuando se han programado múltiples sesiones de capacitación, la retroalimentación sobre la pertinencia y la cobertura de los métodos utilizados puede ayudar a su mejora a lo largo del programa en su conjunto.
Si se determina que se necesita más capacitación, la programación de sesiones adicionales puede ser la única respuesta para los oficiales de mayor jerarquía.
Para los oficiales con menor responsabilidad, la mejor solución en términos de costo-efectividad puede consistir en una breve sesión informativa antes del inicio de la votación, que cubra los aspectos necesarios. Por lo menos, las evaluaciones suministrarán las bases para mejorar las actividades de capacitación en elecciones futuras.
Métodos para evaluar la capacitación
Existen distintos métodos para la instrumentar la evaluación:
- Programas de evaluación integrados a las sesiones de capacitación, mediante el monitoreo de las actividades grupales y el conocimiento manifestado durante los ejercicios de simulación e interacción;
- Actividades domésticas o sesiones de capacitación en forma de libros de preguntas y respuestas, que luego pueden ser revisados y evaluados por los capacitadores;
- Llenar formatos de evaluación al final de cada sesión;
- Monitoreo y reporte sobre las sesiones por parte de los administradores de la mesa de votación;
- Monitoreo sobre el desempeño del personal durante la jornada electoral.
Si bien este último método es una parte importante de la evaluación de la capacitación, no es recomendable que sea el único método que se utilice. Esperar hasta la jornada electoral para evaluar si el personal tiene conocimiento suficiente, puede ser útil a fin de evaluar la efectividad general de los métodos de capacitación y si el personal es apropiado para el puesto en el futuro, pero es probable que se traduzca en un desempeño ineficiente durante la elección.
Cuando el personal complete esos ejercicios domésticos, es importante que reciban una retroalimentación individual sobre la precisión de sus respuestas. De no hacerlo, se corre el riesgo de que continúen aplicando un conocimiento incorrecto o erróneo sobre los procedimientos.
Retroalimentación
Una buena forma de determinar que tan apropiados han sido los métodos y estilos de capacitación, para tener una idea precisa de dónde puede necesitarse una mayor capacitación para las funciones de logística, es la de interrogar al personal.
Esto puede hacerse formalmente al final de las sesiones de capacitación, mediante el llenado de cuestionarios que incluyan asuntos como los siguientes:
- Lo convenientes y confortables que hayan resultado las instalaciones, las facilidades de la capacitación, la duración de las sesiones, los recesos y las oportunidades para formular preguntas;
- Lo relevante que ha sido el material presentado y cualquier área en la que considere que requiere mayor información o práctica;
- Lo conveniente que han resultado los estilos y métodos de capacitación empleados -qué resultó efectivo y qué no al transmitir la información;
- Una auto evaluación integral sobre el conocimiento en las responsabilidades encomendadas;
- Sugerencias para mejorar las sesiones de capacitación posteriores.
Es importante que cuando los cuestionarios sean llenados por el personal, se les retroalimente sobre cómo han sido analizadas sus sugerencias y comentarios y qué mejoras futuras se van a considerar.
Para incrementar este método de recolección informativa de carácter formal, los capacitadores pueden tener comunicación continua con el personal, por ejemplo durante los recesos y al inicio y al final de cada sesión, para determinar donde existen lagunas de conocimiento y qué estilos de presentación funcionan mejor.
Evaluaciones independientes
La evaluación por parte de personal ajeno al proceso de capacitación, también puede ayudar a identificar en qué áreas se pueden introducir mejoras.
Este método debería emplearse siempre que se disponga de personal externo contratado que no pertenezca al organismo electoral, así como en algunas sesiones en los niveles inferiores cuando se utilice un método en cascada.
