Una cuestión esencial para garantizar que la mesa de votación esté lista, consiste en asegurar que los oficiales dispongan del transporte que les permita acudir a cumplir con sus deberes.
Una semana antes de la votación, los presidentes de distrito electoral deberían verificar con los presidentes de mesa que se tengan acuerdos de transporte adecuados, que permitan trasladar a todos los oficiales hacia las mesas y desde ellas. En esta etapa, también se deberían confirmar todos los acuerdos de transporte que se hayan realizado con contratistas.
Previsiones para el transporte
Para garantizar que los oficiales lleguen a su mesa de votación a la hora indicada, es necesario que el organismo electoral proporcione un servicio de autobuses o transportes similares.
De preferencia, la documentación para designar a los oficiales de mesa, debería notificar a todo el personal sobre la hora de salida y de llegada.
Se podría necesitar transporte especial para los oficiales de mesa, en los contextos en donde:
- Existen pocos proveedores de vehículos privados y donde los sistemas de transporte públicos son poco confiables;
- Los riesgos para la seguridad son elevados, por lo que se requiere que las fuerzas de seguridad acompañen a los oficiales de mesa.
La protección de los oficiales de las mesas de votación se facilita cuando viajan en grupo en un solo vehículo.
Aunque estas circunstancias incrementan el costo de la seguridad, es un precio insignificante si se garantiza que todo el personal se reporte a sus deberes.
Áreas rurales y remotas
A pesar de que es preferible que los oficiales de mesa sean designados para trabajar dentro de su comunidad, habrá ocasiones en las que se tengan que importar oficiales para que se desempeñen en áreas rurales o remotas. En estas situaciones, los acuerdos para transportarlos tendrán que garantizar:
- Que el personal sea transportado con suficiente anticipación para que cumpla con sus tareas de forma efectiva;
- Que el transporte sea confiable, para que el personal no se quede varado en una área lejana;
- Que el personal pueda reportar al presidente del distrito electoral sobre su llegada y partida, especialmente en áreas remotas (para ello se necesitará que el transporte disponga de equipo de radio).
Cuando las tareas del personal incluyan el reclutamiento y la capacitación de asistentes locales, o la entrega de materiales y la instalación de las mesas de votación, será necesario que los oficiales sean transportados con varios días de antelación a la fecha de la votación. De la misma forma, cuando se tienen que atravesar largas distancias, es poco realista esperar que el personal conduzca toda la noche hacia la mesa y que después se desempeñe de forma efectiva durante la mañana.
Cuando se involucren estancias nocturnas, es importante que se suministre hospedaje y alimentos. Ya que son elementos clave para que el personal se desempeñe correctamente; si el presidente de mesa y su personal están hambrientos, es probable que tengan un funcionamiento precario durante las largas horas que dura la votación.
Sociedades desarrolladas
En estas sociedades es razonable esperar que los oficiales de mesa usen sus propios medios para asistir a sus labores, aunque es necesario que se les pague el costo del transporte, especialmente cuando recorren grandes distancias.
Cualquier dificultad que se pudiera presentar para que el personal se transporte, debería plantearse y discutirse desde que se designa al personal; en este caso resulta barato y efectivo que se acuerde el uso de vehículos del personal.
Mesas de votación móviles y supervisores itinerantes
Las disposiciones para transportar a las mesas de votación móviles también se deberían planear por anticipado. En áreas urbanas, normalmente se necesitan vehículos. Estos pueden rentarse, o se les puede pagar a los oficiales para que usen sus propios vehículos para las mesas móviles.
En áreas remotas podrían requerirse medios aéreos o marítimos para acceder a todas las mesas de votación. Por eso, cuando se evalúa la viabilidad de las rutas que seguirán las mesas de votación móviles y sus itinerarios, debería considerarse si se puede disponer de dichos transportes a un costo razonable. Es importante que cualquier acuerdo para arrendar transporte aéreo o marítimo se elabore con anticipación; ya que dejarlos al último podría redundar en costos excesivos.
Los supervisores itinerantes también requerirán vehículos durante las horas que dure la votación y el escrutinio. Se les deberían suministrar vehículos adecuados al tipo de terreno que recorran y, si también actúan como equipos móviles para suministrar materiales en caso de emergencias, deberían disponer de los medios pertinentes.
Revisión sobre el grado de preparación
En el período antes de la votación, los administradores electorales debería revisar cuidadosamente que se hayan realizado todas las acciones planeadas y que la logística electoral esté lista para operar de forma efectiva el día de la votación.
Los elementos que se deberían evaluar en esta revisión incluyen:
- Que los materiales y el equipo se hayan entregado en la mesa de votación y que los presidentes hayan acusado un recibo;
- Que todas las mesas de votación estén preparadas;
- Que se hayan confirmado los acuerdos para que el personal sea transportado hacia sus deberes y desde ellos, ya se por medios privados o suministrados por el organismo electoral;
- Que se disponga de planes realistas de contingencia, para lidiar con problemas con los materiales, personal o mesas.
Cuando se encuentren deficiencias en los materiales entregados, se deberían realizar acuerdos inmediatos para sustituirlos.
Reporte sobre los preparativos
Que el organismo electoral realice un análisis cuidadoso sobre los resultados de la revisión de los preparativos, se vuelve más importante conforme se acerca el día de la votación.
En la semana previa a la votación, cada presidente de distrito electoral debería recabar reportes diarios sobre la preparación.
