Codificación de procedimientos
Los manuales administrativos son importantes para
garantizar equidad en el trato a todos los electores, para asegurar que las
leyes y regulaciones sean consistentes y para que el personal administrativo
interprete correctamente la legislación. Permitir que los manuales de la
administración de la logística electoral estén disponibles como documentos
públicos, promueve la transparencia dentro de la administración.
El rango y contenido de los manuales dependerá de
la estructura del organismo electoral, ya sea que tenga una presencia local o
regional permanente, o que contrate funcionarios, instalaciones y equipo
temporales; si tiene control sobre la logística, o si otros organismos locales
la llevan a cabo.
Codificación
de los procedimientos- Codificar todos los procedimientos y
prácticas administrativas de la logística electoral, sirve como material de
referencia y como base para desarrollar una capacitación técnica, para el
personal del organismo electoral que es responsable de la administración
logística.
Responsabilidades del personal. Deben definir
claramente las responsabilidades del personal. Cuando la administración esté
organizada con base en una división funcional, o se mantengan oficinas
centrales, regionales y/o locales durante el periodo electoral, se puede
promover el buen entendimiento de las responsabilidades mediante la producción
de diferentes manuales para cada tarea o procedimiento que tenga que realizar
cada división o nivel organizacional. El área temática debería incluir:
- El rango
de las funciones a desarrollar;
- Su base
legal;
- Los
métodos organizacionales y los modelos de buenas prácticas;
- Ejemplos
de formatos estandarizados relevantes;
- Ejemplos
de problemas y soluciones comunes.
Contenidos-
existe la necesidad de garantizar que el contenido cubra información relevante
y pertinente como:
- Códigos
de conducta;
- Ciclos
de planeación de la logística electoral, formatos, responsabilidades,
aportaciones, instrumentación de un monitoreo del progreso, revisiones;
- Revisión
y determinación sobre los recursos requeridos, como centros de votación e
instalaciones adecuadas, contratación y capacitación del personal,
financiamiento, suministro y control de materiales, seguridad,
comunicaciones, logística, instalaciones para votación especial (como voto
en ausencia y voto anticipado) e información para el electorado;
- Aportaciones
presupuestarias, preparación y revisiones;
- Reclutamiento,
capacitación, salario y monitoreo del desempeño del personal para apoyo
administrativo, mesas de votación y de escrutinio;
- Selección
y reservación de las mesas de votación;
- Supervisión
administrativa del desempeño de las mesas de votación;
- Administración
de los materiales, como requisiciones de materiales y equipo, producción y
control de calidad, almacenamiento, distribución y devolución a las
oficinas administrativas, centros de votación y escrutinio, seguridad de
materiales y archivos post –electorales;
- Acuerdos
de seguridad;
- Control
de fraude, corrupción y delitos electorales;
- Nominación
de candidatos y registro de partidos;
- Determinación
del orden de partidos y candidatos en las papeletas de votación (cuando se
usan papeletas de “marque su preferencia”);
- Campañas
y procedimientos de información al electorado;
- Relación
con los participantes políticos, con otros organismos, con grupos
comunitarios y con observadores;
- Derechos
de los electores y de los participantes políticos;
- Administración
de cualquier instalación especial de votación, de acuerdos adicionales
para contratación de personal, logística, distribución, devolución de
materiales, monitoreo y procedimientos de votación distintos.
- Procedimientos
para el escrutinio de votos y supervisión de los mismos.
- Verificación
de escrutinios y recuentos.
- Determinación
y anuncio de los resultados.
- Control
de quejas e impugnaciones sobre decisiones administrativas.
- Evaluación
del desempeño.
