Para garantizar que las actividades de la
logística electoral se desarrollen de forma efectiva, es importante que se
cuente con una planeación detallada. Las buenas prácticas sugieren que se
realice una evaluación previa de las necesidades que tiene cada aspecto de la
logística.
La evaluación de las necesidades contribuye a
determinar los requisitos totales. También da la oportunidad de identificar las
brechas que existen entre los recursos que se tienen y los que se necesitan,
señalando en dónde pueden adquirirse.
No es factible que los planes operacionales de la
logística electoral se desarrollen de manera aislada, sin cooperar con la
planeación de otras logísticas de la elección o más importante, con la
planeación financiera y presupuestaria. Se requiere que los administradores
financieros tengan coordinación y que entiendan cabalmente las metas propuestas
por la logística electoral.
El papel de la evaluación de necesidades en la
planeación
En la planeación de la logística electoral, el
principal punto de partida para determinar los planes de trabajo relevantes,
será una evaluación de necesidades que compare la estructura y los recursos
disponibles con los que serán necesarios para instrumentar la logística
electoral con efectividad. Si bien, la determinación de las necesidades
globales es un factor importante, la evaluación de necesidades deberá también
considerar detalles como qué sistemas y cuáles son los recursos necesarios de
cada área.
Con frecuencia, esta evaluación es más efectiva
cuando se realiza en el ámbito local (bajo supervisión central) que desde un
enfoque central.
Disponer de una agenda de evaluación de
necesidades, también es un punto crítico para realizar una administración
óptima de la logística electoral. Para lograr una planeación efectiva e
integral, dicha evaluación debe realizarse en la fase inicial del proceso de
planeación. Si no se determinan con claridad las necesidades reales, se corre
el grave riesgo de desperdiciar recursos, de tener un nivel inadecuado de ellos
o de entorpecer su distribución o gestión. Todo lo cual incrementa el costo de
la logística y puede afectar la integridad de la elección.
Aspectos básicos
La evaluación de necesidades normalmente debe
incluir dos funciones que se relacionan entre sí:
- Una
evaluación corporativa de los sistemas, procedimientos y de la
organización de la administración, para identificar áreas que requieran un
esfuerzo adicional para que la logística electoral se lleve a cabo de
manera efectiva.
- La
identificación general de la necesidad de recursos para la logística
electoral y la determinación de los recursos adicionales relativos a
instalaciones, materiales, equipo, personal y comunicaciones.
Asuntos de administración corporativa
El primero de estos asuntos que es importante
considerar, tiene que ver con la estructura, las habilidades y la cultura del
organismo electoral, así como con cualquier incremento o cambio necesario para
administrar efectivamente la logística electoral. Los organismos electorales
pueden pasar de organizaciones relativamente pequeñas concentradas en algunas
localidades, a transformarse en una organización con numerosas y muy dispersas
ramificaciones, que incluye a los centros de votación y a un gran número de
empleados, como son los oficiales de votación. Por ello, es importante que se
identifique el aumento que deberá tener la estructura administrativa para
lidiar con dichos cambios.
En este sentido, la evaluación de las necesidades
estará relacionada con asuntos como:
La
configuración de la administración de la logística electoral. Es
necesario identificar los cambios que se realicen en el esquema administrativo
existente, a fin de proveer estructuras organizativas efectivas, asignando
responsabilidades para que los administradores electorales y las cadenas de
mando puedan lidiar con la dispersión y naturaleza de las múltiples tareas de
la logística electoral.
Mecanismos
de control y supervisión. Se necesitarán estructuras de reporte,
monitoreo y control adecuados, para manejar los recursos y el personal que se
ubica localidades distintas, así como las necesidades informativas que se
deriven de la administración de un gran número de mesas de votación.
Un marco
para los procedimientos de la logística electoral. Evaluar que tan
adecuados resultan los requisitos o las disposiciones del marco legal
y reglamentario de la logística electoral, para cumplir efectivamente, en
cualquier circunstancia.
Acoplamiento
y complejidad de los sistemas. Con objeto de asegurar la capacidad de
aislar posibles fallas en algún punto de la logística, para que no se extienda
y cause un colapso general en áreas conexas, será necesario contar con esquemas
de planeación de contingencia y respuesta a situaciones de emergencia.
Capacidades
corporativas disponibles. Evaluar su capacidad para ejecutar las
diferentes tareas y determinar si se necesita capacitación adicional.
Canales
de comunicación, tanto formales como informales. Evaluar los canales que
se tiene que establecer para que la información y las instrucciones lleguen a
sus respectivos destinatarios de forma clara y oportuna.
Estilo
administrativo apropiado. Determinar la manera adecuada de delegar la
toma de decisiones a las autoridades de los centros de votación, para que
puedan lidiar con la expansión del rango de actividades y del número de
recintos administrados por el organismo electoral.
Cultura.
Evaluar el contexto del equipo y el compromiso que los administradores
electorales tienen con los principios de la logística electoral. Analizando
cómo se pueden inculcar los mismos principios en el personal temporal
contratado durante el proceso, así como en los proveedores de servicios
externos.
Evaluar la necesidad de cualquier esfuerzo
adicional para conseguir los objetivos anteriores es tan importante como
evaluar la necesidad de recursos. Si no se logra que la administración, los
procedimientos, la comunicación y el cumplimiento de los compromisos sean
eficaces, los recursos disponibles no podrán ser utilizados de manera efectiva.
Asuntos relacionados con la necesidad de
recursos
El segundo nivel de evaluación de necesidades se
relaciona con los recursos que realmente se necesitan para llevar a cabo la
logística electoral efectivamente. El factor determinante de la necesidad de
recursos es el número de electores que hay que atender, considerando los
requisitos legales y de procedimiento del voto.
La evaluación tentativa de los recursos
necesarios, es un elemento indispensable en la planeación electoral anticipada.
Esta evaluación se ajusta posteriormente, cuando se tiene información más
precisa sobe cifras como el número de electores y la ubicación de los centros
de votación.
La evaluación de los recursos necesarios debe
incluir elementos como:
- El
equipo y los materiales necesarios en las oficinas de los organismos
electorales.
- El
personal necesario para los centros de votación, de escrutinio de votos y
para la administración electoral,
- Las
necesidades para su reclutamiento, capacitación, transporte y
abastecimiento.
- El
personal, material y otros recursos necesarios para que los programas de
información a los electores puedan darles a conocer los centros y métodos
de votación.
- El
equipo necesario para los centros de votación y de escrutinio de papeletas
-urnas, compartimentos o mamparas para votación, mobiliario, facilidades.
- El
material necesario para los centros de votación.
- Cualquier
almacenamiento necesario para el equipo y material.
- El
transporte y la distribución de equipamiento, material y personal para la
jornada electoral.
- Los
sistemas y equipos de comunicación para posibilitar el flujo de información
eficaz, manteniendo la seguridad.
- Con base
en la evaluación de riesgos, los requerimientos de seguridad.
- El
número de centros para la votación y el escrutinio, tomando en
consideración cualquier facilidad de votación especial que tenga que estar
disponible.
Criterios para la asignación de recursos
Disponer de criterios o procedimientos generales
para la asignación de los recursos, permitirá evaluar las necesidades de modo
consistente, poco complejo y en términos de costo-efectividad, se deben considerar
asuntos como:
- Los
perfiles del personal de los centros de votación.
- Las
características del equipo y de los materiales para la votación.
- La
selección de los centros de votación.
- El nivel
de los servicios requeridos.
Una vez que se hayan determinado las necesidades,
habrá que emprender acciones para:
- Identificar
cuándo se pueden satisfacer esas necesidades con los recursos existentes,
ya sea en el organismo electoral o con otra fuente.
- Identificar
los recursos adicionales que será necesario adquirir, así como el mejor
método para hacerlo.
- Desarrollar
planes de trabajo que aseguren que todos los recursos necesarios estarán
disponibles en el lugar y momento adecuados.
Como parte de la evaluación de necesidades, es
indispensable realizar, si aún no existe, un inventario de los recursos
existentes -equipamiento, material, personal, sistemas y procedimientos, así
como de su ubicación.
Uso de registros históricos
Para llevar a cabo la evaluación de necesidades,
es muy útil contar con información de las elecciones pasadas. Esta información
debería incluir no solamente los registros de adquisición y distribución de
recursos de los organismos electorales, y las acciones administrativas
emprendidas, sino también:
- Las
evaluaciones y otros reportes sobre el funcionamiento de las elecciones
pasadas, detallando en qué momento los cambios en las estructuras, los
sistemas, los procedimientos y el nivel de recursos administrativos
incrementaron el costo-efectividad de la logística electoral.
- Los
reportes del personal administrativo y de los oficiales de las mesas de
votación acerca del funcionamiento de la elección anterior.
