Al instrumentar los planes para reclutamiento, se debería contratar una cantidad adicional de personal para tratar cualquier contingencia.
Al establecer la cantidad adecuada de personal para emergencias, es importante que se consideren los factores de mayor importancia que podrían ocasionar la inhabilitación de personas, entre las que podemos mencionar:
- Emergencias personales;
- Fallas en el transporte;
- Incapacidad para desempeñar las tareas en las mesas de votación, durante los programas de capacitación;
- Enfermedades o fatiga experimentada durante la votación.
De igual forma, el personal para emergencias puede ayudar a manejar flujos de electores inesperados en las mesas de votación, situación que depende de la flexibilidad que tenga el sistema electoral en relación a la posibilidad de que los electores elijan mesa y del porcentaje de asistencia de los electores.
Cantidad de personal necesaria
La cantidad de personal necesaria variará dependiendo del contexto. Las elecciones celebradas con anterioridad pueden servir de guía para estos efectos, pero no es un hecho necesariamente importante cuando se han realizado cambios significativos en el ámbito político-electoral. En sistemas electorales bien establecidos, es probable que las reservas de personal sólo sean necesarias en un rango de una persona para cada ocho o diez mesas.
En sistemas electorales en proceso de consolidación, que tienen participantes nuevos y dificultades para reclutar personal con altos niveles de capacitación, podrían ser necesarias hasta dos personas por cada mesa. Las estimaciones correspondientes a la logística electoral, deberían contemplar los costos relacionados con el personal para emergencias, por ejemplo, cuotas, capacitación, y costos relativos al apoyo logístico.
Ubicación del personal para emergencias
El día de la votación, será preferible que el personal para emergencias sea asignado a oficinas administrativas locales o regionales, en lugar de a mesas individuales. De esta forma, la oficina administrativa local o regional podrá distribuirlos según sean necesarios. Es posible que no se pueda aplicar este método en áreas más remotas y en donde no todas las mesas dispongan de transporte.
Así mismo, cuando los sistemas de comunicación pública son escasos, o en contextos cuya historia o circunstancias actuales registran fallos en los reportes de actividades de los oficiales de mesa, sería mejor que el personal de reserva se asigne directamente a las mesas de votación.
Oficiales de mesa de votación genéricos
El personal de emergencia es más rentable cuando son reclutados como oficiales de mesa de votación. Generalmente, este personal debe ser tratado en todos los sentidos de la misma forma que cualquier otro oficial de mesa.
Deberían recibir la misma capacitación y cuando se necesite que se presenten a trabajar el día de la votación, se les debería pagar por lo menos un anticipo como a cualquier otro oficial de mesa, aún cuando no se hayan requerido sus servicios. Cuando no son requeridos en las mesas de votación, el personal de emergencia puede utilizarse con buenos resultados en otro tipo de tareas (por ejemplo, dando asistencia administrativa en los centros operativos, ayudando a los oficiales itinerantes como mensajeros, o contribuyendo con el control de los materiales de emergencia.
Presidentes de mesa de votación y oficiales de alto rango
Las disposiciones para contratar personal de emergencia para las mesas de votación, no necesariamente tienen que incluir a personal para las posiciones directivas. Estructurar los perfiles del personal de mesa de forma que exista un sustituto en cada una de ellas, ayudará a que se tengan reemplazos para los puestos directivos en caso de alguien desertara.
Podría ser necesario que este personal se tenga que volver a distribuir entre las mesas de votación cercanas. Para que después se vuelvan a ubicar en sus posiciones originales en el fondo común de oficiales de reserva. Para que las contingencias se puedan resolver de forma adecuada, el personal de reserva para los puestos directivos tendría que recibir el mismo nivel de capacitación que los oficiales ordinarios.
La designación de oficiales de alto rango como supervisores itinerantes, o como mediadores en las mesas de votación dentro de áreas geográficas específicas, ayudaría a que los presidentes de mesa tengan cierta cantidad de personal de reserva para contingencias. Este método estará limitado en áreas rurales que tienen baja densidad de población.
Además, cuando los oficiales itinerantes se usan como reemplazo para los puestos directivos de las mesas de votación, se disminuirán las capacidades de supervisión.
