Independientemente de los mecanismos de revisión que se hayan establecido para la recepción del material en las mesas de votación, se debería realizar una revisión final antes del inicio de la votación para garantizar que se cuente con todo el material necesario.
Si la mesa se instala antes de la jornada electoral, parte del material se podría colocar en su lugar correspondiente, exceptuando las papeletas, los registros electorales y otros materiales delicados. Las papeletas, sus sobres (cuando se usen) y las listas de electores se deberían distribuir en su lugar correspondiente antes de que la mesa de votación se abra al público.
Distribución de materiales
Se deberían establecer controles estrictos sobre las papeletas (o sobres) que se reciban. Para que haya una conciliación precisa de las papeletas o sobres al cierre de la votación, es vital que todas las papeletas recibidas se contabilicen de manera individual y que su número total sea registrado:
- Incluso cuando las papeletas se entregan en lotes, con talones numerados, pueden ocurrir errores durante su producción.
- Cuando más de una persona se encarga de distribuir las papeletas o sobres para la votación, o no todos ellos se entregan antes del inicio, el presidente de la mesa debería llevar un control estricto de las cantidades y del horario en que se le distribuyen a cada responsable.
- Ya sea que las papeletas o sobres se reciban todas de una sola vez antes de la votación, o en varias entregas a lo largo de la jornada electoral, el personal que las recibe también debería contabilizarlas y llevar un registro de ello, especialmente cuando se utiliza el método de entregas múltiples a lo largo de la jornada electoral.
Revisión de materiales
La revisión de los materiales antes del inicio de la votación podría abarcar:
- Que todos los oficiales encargados de repartir las papeletas o sobres a los electores hayan recibido y contabilizado todo el material y equipo necesario;
- Que el número de papeletas o sobres que se recibieron se anote en los registros para conciliar los votos;
- Que se tienen todos los formatos y materiales requeridos para la votación y que se distribuyan de manera adecuada entre el personal;
- Que se tienen materiales informativos para los electores;
- Que se hayan distribuido las listas de electores entre el personal, que se les haya revisado para garantizar que contienen un juego completo de páginas y que están listas para usarse;
- Que las papeletas, sobres o material electoral que se mantiene en reserva, este almacenado en un sitio seguro que permita supervisarlo permanentemente;
- Si las papeletas van a ser llenadas a mano, que cada compartimiento de votación cuente con los lápices o plumas necesarias;
- Que se hayan distribuido materiales de apoyo entre todo el personal (plumas, lápices, papel, etc.).
