Objetivos estratégicos
El desarrollo de los planes y programas de capacitación para el personal encargado de la logística normalmente tomará como base el análisis y definición de:
- Los objetivos generales de la capacitación: lo que el organismo electoral quiere lograr mediante la capacitación de su personal;
- Quién necesita ser capacitado: tanto en general como cualquier categoría específica que incremente la efectividad de la capacitación;
- Los resultados del aprendizaje: lo que se espera que cada persona capacitada sea capaz de hacer y de saber en las diferentes etapas del calendario electoral y al final de la capacitación;
- La cobertura que se espera alcanzar entre el personal encargado de la logística: que dependerá de los distintos aspectos del programa de capacitación, como una capacitación continua sobre la marcha, sesiones intensivas cara a cara, panfletos informativos, suministro de materiales de referencia o informativos y otros medios.
Sólo una vez que los planeadores de la capacitación definan estos objetivos, estarán en condiciones de desarrollar los planes y de seleccionar las metodologías apropiadas para ajustarlas en función de los recursos disponibles.
Resultados esperados
Se deben definir los objetivos para distribuir responsabilidades y garantizar la rendición de cuentas. Al determinar los objetivos de la capacitación, sus responsables deben definir los indicadores que les permitirán determinar si los programas han sido exitosos. Esto permitirá que la evaluación continua o posterior de la capacitación sea mucho más relevante.
Al determinar los objetivos de la capacitación y los indicadores de desempeño para medir su cumplimiento, los encargados de la planeación se enfocan en resultados organizacionales relacionados con los principios y procedimientos de la logística electoral. Respecto a la capacitación del personal encargado de la logística, los objetivos deben atender asuntos como:
- El nivel del servicio a los electores;
- La precisión en la emisión de la documentación para votar y para los procedimientos de escrutinio;
- La imparcialidad e integridad de los procedimientos de votación.
Resultados individuales del aprendizaje
Al definir los resultados del aprendizaje, el enfoque debe estar orientado hacia los resultados individuales a nivel práctico sobre:
- Qué capacidades debe desarrollar el proceso en categorías específicas del personal para desarrollar actividades particulares;
- Qué tipo de situaciones debe permitirles afrontar la capacitación.
En muchos casos no existen exigencias, el tiempo o los recursos para transmitir un conocimiento detallado sobre conceptos teóricos. Los resultados esperados deben implicar un balance práctico entre la comprensión de los fundamentos de porqué una acción se ejecuta de determinada manera y la capacidad para aplicar los procedimientos de forma correcta.
Por ejemplo, para el responsable o presidente de una mesa de votación, lo que requiere la capacitación es que pueda demostrar que:
- Conoce, que está dispuesto a cumplir y es consciente de que las acciones particulares pueden ser juzgadas en términos del código de conducta para el personal;
- Es capaz de instalar un recinto de votación de acuerdo con los criterios establecidos y de forma tal que asegure un servicio eficiente para los electores;
- Es capaz de utilizar todo el equipo y materiales de la mesa de votación;
- Es capaz de preparar la mesa de votación para su apertura conforme a los procedimientos establecidos;
- Es capaz de aplicar los procedimientos correctos para la identificación del elector, la emisión de los materiales de votación y el marcado de las papeletas;
- Puede hacerse cargo de los asuntos relativos al control y seguridad del personal y los materiales de la mesa;
- Conoce los derechos y las obligaciones de los representantes de los partidos políticos y de los observadores;
- Puede manejar efectivamente ejemplos típicos de problemas y controversias que suelen surgir en las mesas;
- Puede completar todos los documentos y reportes requeridos de manera eficiente y precisa;
- Es capaz de cerrar la votación y de empaquetar el material de acuerdo con los procedimientos establecidos;
- Sabe cuáles son los requerimientos en materia de comunicación o transmisión de resultados.
- Puede aplicar las técnicas de administración del personal. Cuando los presidentes de mesa también sea responsables del escrutinio, su capacitación también tendrá que enfocarse en:
- La precisión del escrutinio;
- Las reglas para determinar la validez o invalidez de los votos;
- La preparación de los registros de resultados;
- Los métodos para transmitir los resultados.
Para el resto del personal u oficiales de las mesas de votación, podría existir un conjunto de objetivos de aprendizaje básicos. Incluso cuando existen diferencias significativas en las funciones del personal y resulta más efectivo dividirlo para su capacitación, subsiste un conjunto de objetivos básicos para todos ellos, a los cuales se pueden agregar los objetivos específicos para cada categoría de personal.
Es importante que se definan metas e indicadores de desempeño para que los objetivos resulten prácticos y aceptables. Por ejemplo, una de las metas de desempeño en la capacitación de los oficiales que realizarán funciones relacionadas con la verificación de la elegibilidad de los electores, podría ser que fueran capaces, al final del programa, de identificar y marcar correctamente a un porcentaje determinado de personas incluidas en la lista de electores. Aunque muchos procedimientos de las elecciones deberían ser perfectos, ocurre que no todo el personal está capacitado para hacer las cosas a la perfección. Algunas técnicas de evaluación del conocimiento pueden integrarse a la capacitación, para ayudar a determinar si cada oficial de votación ha reunido las capacidades adecuadas para el ejercicio de sus funciones.
Grupos de enfoque para la capacitación
La identificación de quienes deben ser capacitados, su número y su ubicación, son otras cuestiones importantes para la planeación de la capacitación para la logística electoral. Esto podría estar determinado por las decisiones sobre la instalación de las mesas de votación y por los cálculos sobre las necesidades de reclutamiento de personal. Sin embargo, todo el personal de logística debería recibir capacitación.
Un punto de partida realista respecto a los oficiales de mesa y de escrutinio, es el de considerar que todos carecen de conocimiento sobre los procedimientos. Tratar de establecer grupos separados para la capacitación de acuerdo con sus niveles de conocimiento, es un enfoque innecesariamente complicado que podría ser ineficiente. Además, el personal con mayor experiencia o conocimiento podría ser de mucha ayuda para los capacitadores durante las actividades de participación grupal.
Siempre es conveniente decidir con toda oportunidad si todo el personal involucrado en la logística, será tratado como un solo grupo para efectos de la capacitación, o si se puede dividir de manera útil en varios grupos de acuerdo con sus niveles de responsabilidad y funciones. Este último método puede ser más efectivo, ya que el personal solo recibiría capacitación en las áreas en las que requiere.
Se debería mejorar la capacidad de retención informativa, ya que toda la información recibida es relevante para las actividades del personal, además de que ayudaría a reducir las sesiones de capacitación. Con un enfoque de este tipo se podría, impartir a todos los oficiales de votación una capacitación sobre los procedimientos básicos, con módulos adicionales para los que desempeñen funciones especializadas o de supervisión.
Administradores de distrito electoral
En aquellos casos en que los administradores a nivel distrital, o los miembros de comisiones encargadas de conducir las elecciones, son reclutados como personal temporal para una sola elección (y por tanto requieren una capacitación intensiva), sus necesidades de capacitación serán mucho más amplias, por lo que deberían atenderse antes que las del resto del personal encargado de la logística. Obviamente, constituyen un grupo de atención específica en términos de capacitación electoral.
Administradores o presidentes de las mesas de votación
Los administradores o los presidentes de las mesas de votación y escrutinio, así como los supervisores itinerantes, también forman un grupo por separado. Por lo que la capacitación para sus niveles de responsabilidad requiere contenidos y enfoques diferentes a los del resto del personal.
Sus suplentes o el personal que lo reemplazaría en caso de ausencia también deberían incluirse en este grupo, ya que tendrían que estar preparados para asumir funciones gerenciales durante la votación o el escrutinio. En términos de cobertura de estos grupos, es esencial que se logre un 100% de capacitación directa.
Personal administrativo temporal
Respecto al otro personal involucrado en la logística, podría ser útil realizar una categorización complementaria. El personal temporal encargado de apoyar la logística electoral, podría ser reclutado para desempeñar una sola actividad o para funciones múltiples. Dependiendo de la complejidad de sus tareas, su capacitación puede resultar igualmente efectiva mediante orientaciones in situ o sesiones formales de capacitación.
Oficiales de mesa de votación
Clasificar o dividir en grupos más específicos a los oficiales de votación, podría generar algunos beneficios. Una clasificación podría atender por separado las siguientes categorías:
- El personal que no tiene ninguna responsabilidad que implique contacto con los electores, o manejo de los materiales de votación -por ejemplo, para el personal que solo ayude a empacar los materiales o a instalar las mesas de votación, podría ser suficiente tener una sesión informativa antes del inicio de sus actividades;
- El personal cuyas funciones implican rutinas con procedimientos -tales como verificar la identidad de los electores, entregar las papeletas o custodiar las urnas. En este caso, son preferibles las sesiones directas, aunque no ofrecer capacitación de esta forma a todo el personal, no afectaría la calidad del servicio. En todo caso, a este personal se le deberían entregar materiales de capacitación y comprobar su conocimiento satisfactorio de todos los procedimientos;
- El personal cuyas funciones requieren mayores conocimientos y un mayor ejercicio de su criterio personal -por ejemplo, quienes actúan como oficiales de información u orientación a los electores-. Para que brinden un servicio efectivo, es recomendable que reciban capacitación especial sobre temas específicos como los procedimientos de votación, o el registro de electores, siendo muy importante que todos ellos reciban el 100% de su capacitación de forma directa;
- Cuando el mismo personal responsable de la votación también se encarga del escrutinio, requerirá capacitación específica sobre dichos procedimientos; si se trata de personal contratado exclusivamente para estos efectos, su capacitación se puede restringir a las responsabilidades relacionadas con su función, pero dada su naturaleza crítica, es altamente recomendable que todo este personal reciba capacitación directa;
- El personal reclutado para hacerse cargo de las facilidades de votación especial. Debería formar un grupo por separado y las sesiones de capacitación enfocarse en los procedimientos pertinentes.
Incentivos para participar en la capacitación
Un asunto que se tiene que considerar es el de cómo garantizar que todo el personal involucrado en la logística, participe efectivamente en la capacitación prevista. El método más efectivo, es el de condicionar el otorgamiento del empleo a la conclusión efectiva de la capacitación, bien sea a través de su asistencia a las sesiones programadas, o mediante la presentación de pruebas que acrediten su auto capacitación mediante libros de trabajo u otros ejercicios. Aunque esto constituye un incentivo negativo, podría compensarse por incentivos monetarios o de estatus, definidos en función del contexto específico. Algunos ejemplos de este tipo de incentivos son:
- Una estructura de pagos por la capacitación;
- Conducir las sesiones de capacitación en instalaciones atractivas;
- La entrega de certificados formales, o de algún otro estímulo positivo al concluirse exitosamente la capacitación;
- Integrar la capacitación del personal de logística mediante programas educativos acreditados y reconocidos por otras incitaciones educativas.
