El contenido de las sesiones de capacitación para el personal de las mesas de votación, debe basarse en el manual de procedimientos que los oficiales de mesa utilizarán como lineamientos para realizar sus labores.
El contenido de la capacitación debería enfocarse en el desarrollo de todas las habilidades que requerirán los oficiales de mesa para desempeñar las labores a su cargo.
Espectro del contenido
En algunos entornos, el contenido de las sesiones de capacitación puede ir más allá de los procedimientos electorales. Además, podría existir la necesidad de instruir al personal en los sistemas básicos que se usan para apoyar a las mesas de votación u otros procesos electorales, por ejemplo:
- Ensamblaje del equipo portátil de las mesas de votación;
- Uso del teléfono ( o del equipo de fax, si se usa);
- Uso de otros sistemas de comunicaciones tales como radios personales;
- Uso de calculadoras especiales;
- información básica sobre el funcionamiento de computadoras, en los casos en donde se usen para votar.
Estas cuestiones son tan importantes como los procedimientos de votación, ya que contribuyen en la eficiencia del personal.
Las sesiones de capacitación también son el foro más eficaz para reforzar los valores organizacionales, el bienestar del personal y las cuestiones de asistencia; así como para responder a las preguntas. Las cuestiones relevantes pueden incluir:
- La integridad, la imparcialidad y el profesionalismo que se espera de todo el personal;
- Proporcionar un trato amable y eficiente hacia los electores y el público;
- Establecer el monto, el método y el momento para pagar los sueldos;
- Señalar la ubicación de las mesas de votación asignadas;
- Señalar los acuerdos para transportarlos desde y hacia la mesa de votación asignada;
- Informar sobre el alojamiento y los alimentos;
- Dar a conocer las condiciones para el reembolso de gastos y de partidas para gastos autorizados.
La capacitación debe prestar atención especial a las áreas que se han identificado como problemáticas debido a:
- Experiencias pasadas;
- La complejidad de los procedimientos;
- La importancia de la integridad del proceso electoral;
- La introducción reciente de nuevos procedimientos que requieren una nueva capacitación.
Las áreas comunes que requieren especial énfasis son:
- El control y el recuento de los materiales electorales;
- La identificación de los electores y el marcado de las listas de electores o de otros registros de asistencia;
- Las personas sin registro que desean votar;
- Los procedimientos para electores o votos impugnados;
- El embalaje seguro y correcto de los materiales;
- La determinación correcta sobre la validez de las papeletas y (en su caso) de las marcas preferenciales de los electores.
Otros temas podrían demandar mayor atención de acuerdo con la historia cultural del contexto; pudiendo incluir cuestiones tales como la secrecía del voto, el servicio al electorado, así como los derechos de los representantes de partidos/candidatos y de los observadores independientes.
Clasificación del personal para capacitación
Puede resultar más efectivo clasificar al personal para fines de capacitación dependiendo de cómo se hayan definido las estrategias de reclutamiento y las categorías de personal para las mesas de votación. Esto se debe considerar durante la planeación de la capacitación. Por ejemplo, el personal que desempeña funciones administrativas requerirá un contenido de capacitación adicional al de aquellos que cuidan las urnas. En donde se recluta personal para desempeñar labores específicas o mezcladas (por ejemplo, la distribución de los materiales de votación, el control de la fila, la información para los electores), el aprendizaje podría ser más eficaz cuando cada categoría se instruye mediante un programa con contenido adecuado para sus labores.
Éstas pueden ser mayores cuando el personal reclutado tiene poca experiencia o pocas habilidades básicas. También hay aspectos negativos; limitar la capacitación a labores específicas puede coartar la flexibilidad de la administración dentro de las mesas de votación y reducir la cohesión del equipo.
Contenido modular de la capacitación
Desarrollar un programa de capacitación por módulos podría ser una base efectiva para capacitar a personal con distintas funciones.
Al usar este enfoque, la sesión de capacitación básica del personal podría irse incrementando mediante módulos adecuados para aquellos que requieran niveles más elevados de habilidad. La duración de las sesiones de capacitación se adecuaría al conocimiento que requiera cada nivel del personal.
Contenido general de la capacitación para los oficiales de mesa de votación
Las cuestiones esenciales de contenido que deben cubrirse durante la capacitación del personal de las mesas de votación, están relacionadas con:
- Las bases legales y de procedimientos que tienen sus tareas;
- El comportamiento esperado;
- Los materiales y el equipo a usar;
- La conducción de la votación;
- Suministrar a los electores un servicio con calidad;
- Los derechos y las obligaciones de los participantes en la elección;
- Los acuerdos administrativos para el personal;
- Las cuestiones de seguridad, de integridad y de comunicación.
Estructurar el contenido de la capacitación de manera similar a la forma en que la información está organizada en los manuales para el personal, contribuirá a una mejor comprensión. El contenido puede estructurarse en un sencillo "periodo de acción", al dividir las sesiones en secciones relacionadas con:
- Las cuestiones de administración y bienestar del personal;
- La actividad previa al inicio de la votación;
- Conducción de la votación;
- El cierre de la votación y la recopilación de los materiales;
- El escrutinio de las papeletas (en su caso).
El contenido se puede organizar de modo más efectivo en un formato modular. Los módulos son conjuntos discretos de información o de habilidades interrelacionadas. Una estructura modular para las sesiones de capacitación de los oficiales de mesa, podrían contener apartados que incluyan los siguientes temas:
- El registro de los participantes;
- La introducción o el resumen de los objetivos;
- Los derechos, la distribución y el bienestar del personal
- El entorno y el propósito de la elección;
- El código de conducta y cuestiones de integridad y de imparcialidad en el servicio a los electores;
- La función y el uso del equipo y de los materiales electorales, así como sus responsabilidades;
- La disposición de la mesa de votación y de las áreas funcionales;
- Las labores previas a la apertura de la mesa de votación
- El papel de los representantes de candidatos, de partidos y de los observadores independientes durante la votación;
- El control de multitudes;
- La información al electorado;
- Revisiones sobre la identidad de los electores y sobre su elegibilidad;
- La distribución del material electoral;
- El cuidado de la secrecía del voto;
- La asistencia a los electores;
- Las facilidades para la votación especial (si es preciso);
- El mantenimiento del área de votación;
- Los problemas que se podrían presentar durante la votación;
- La seguridad del personal (incluyendo respuestas a emergencias) y la seguridad de los materiales;
- El cierre de la votación;
- El embalaje y la seguridad de los materiales;
- Revisión de la sesión.
El tiempo para presentar el contenido de estos módulos puede variar desde cinco a diez minutos hasta una hora de duración. Cuando no todo el personal tiene las mismas responsabilidades, la capacitación para tareas especializadas, tales como el control de multitudes, la información al electorado, la entrega y aceptación de los materiales electorales, las facilidades para la votación especial, podría presentarse únicamente al personal responsable de dichas tareas.
Los entornos que tienen procedimientos específicos tendrán la necesidad de incluir módulos adicionales, para abarcar cuestiones como el registro de electores durante la votación y el uso de computadores para votar.
Personal de alto rango de las mesas de votación
El contenido de la capacitación para personal con funciones administrativas, como los presidentes de mesa, sus asistentes, los suplentes y los oficiales itinerantes o supervisores, tendrá que ser más amplio y profundo para que pueda cubrir sus deberes y papeles administrativos. En un formato modular, los módulos descritos anteriormente para el personal en general, tendrían que incrementarse con información adicional para cubrir:
- El establecimiento de la mesa de votación y la forma para garantizar la recepción de todos los materiales;
- La administración, la supervisión y el bienestar del personal;
- La administración del material, del equipo y de las instalaciones;
- Los métodos para solucionar conflictos;
- Las estrategias de comunicación;
- La administración de la seguridad, por ejemplo, el papel de las fuerzas de seguridad y los procedimientos administrativos de emergencia;
- Finalización de los registros y reportes sobre la mesa de votación;
- Una "sesión de capacitación al capacitador" cuando tiene la responsabilidad de instruir a su personal.
La capacitación adicional sobre cuestiones administrativas mejorará la eficiencia de los operativos en las mesas de votación.
Oficiales para las facilidades de votación especial
Cuando se instrumentan medios de votación especial, el personal involucrado tendrá necesidades de capacitación específicas, que a su vez, requerirán de otros contenidos que se modificarán de conformidad a los parámetros del sistema electoral, pero que probablemente incluirán:
Para personal ubicado en instalaciones para voto anticipado, voto en ausencia y voto en el extranjero:
- Procedimientos para la entrega de materiales electorales, ya sea por asistencia del elector, por correo, o por medios electrónicos;
- Controles para asegurar la correcta entrega de los materiales en los distritos electorales correspondientes;
- Finalización, verificación y cotejo de la información suministrada por los electores para sustentar la validez de su voto, en el registro de electores;
- Embalaje y envío de los materiales al distrito electoral o centro administrativo correspondiente;
- Conciliación de los materiales electorales.
Para el personal de las mesas de votación itinerantes:
- Vínculos con comunidades con electores itinerantes o administradores institucionales;
- Finalización de los registros de la votación en varias mesas o en varios días;
- Apoyo logístico;
- Equipo adicional y medidas de seguridad para el cuidado de los materiales.
Cuando los procedimientos y los contenidos de la capacitación para oficiales encargados de la votación especial, difieren significativamente de los instrumentados para otro tipo de personal, la separación total de las sesiones de capacitación dará mejores resultados.
Capacitación para los oficiales de escrutinio
El contenido de la capacitación para oficiales de escrutinio dependerá de si se contrata personal adicional para realizar el escrutinio en centros regionales o centrales, o si el mismo personal encargado de las mesas se encargará de él. Cuando los oficiales de mesa se encargan del escrutinio de votos, será necesario incluir módulos de capacitación adicional sobre actividades como:
- Preparación de los materiales y ubicación de las áreas para escrutinio;
- Funcionamiento y uso del equipo para el escrutinio;
- Derechos y obligaciones de los partidos, de sus representantes y de los observadores independientes durante el escrutinio;
- Procedimientos para clasificación y para escrutinio;
- Evaluación sobre la validez de las papeletas, determinación de las marcas preferenciales y el manejo de impugnaciones;
- Problemas que podrían surgir durante el escrutinio
- Cierre del escrutinio y estimación de los resultados;
- Embalaje de los materiales al cierre del escrutinio.
Cuando el personal de escrutinio es reclutado y capacitado de forma separada, será necesario cubrir algunos temas adicionales referentes a su comportamiento y a labores adminsitrativas, que pueden incluir:
- Cuestiones administrativas y de registro;
- El entorno electoral;
- Las atribuciones del personal y las disposiciones logísticas;
- Los códigos de conducta y los aspectos relacionados con la imparcialidad e integridad de la elección;
- Seguridad del personal y de los materiales.
Los contenidos adicionales para la capacitación de los presidentes de escrutinio, también deberían cubrir materias administrativas similares a las vistas por los presidentes de las mesas de votación, por ejemplo, administración del personal y de los materiales, transmisión de resultados, administración de la seguridad, adjudicación de impugnaciones, finalización de los registros de escrutinio y retorno de los materiales al organismo electoral.
Algunas estructuras de personal permiten que el personal adicional de logística, participe en el escrutinio bajo supervisión de los oficiales escrutadores, ordenando y organizando el mobiliario; moviendo las urnas; empaquetando y asegurando los materiales. Para este personal bastará con que el presidente de escrutinio les suministre una breve sesión informativa antes de que comiencen las actividades.
Personal temporal para apoyo administrativo
Es importante que el personal temporal contratado para cargos administrativos de logística electoral, reciba capacitación para realizar sus tareas.
Cuando este personal tiene a su cargo responsabilidades legales y administrativas relacionadas con la elección, por ejemplo, en la administración de un distrito electoral, es muy importante que reciba la más alta capacitación a efecto de que esté en condiciones de dirigir el funcionamiento del personal a su cargo y para que acepte su responsabilidad de rendir cuentas sobre sus actividades en la logística electoral.
