Al elaborar las ofertas de empleo, los documentos para designación, o contratos para el personal de logística electoral, se deberían considerar cuestiones sobre protección del personal y del organismo electoral. Entre las que se incluyen:
- Especificaciones sobre los deberes del personal;
- Responsabilidad legal del personal;
- Las bases para remuneración del personal;
- Disposiciones disciplinarias para el personal;
- La suspensión o cese de actividades del personal;
- El método para que el personal acepte su nombramiento;
- Cualquier restricción en el campo de empleo;
- Previsiones para contratar personal de emergencia.
Especificación de los deberes
Se deberían especificar los deberes que se espera desempeñe el personal. Sin embargo, las especificaciones se podrían flexibilizar si se agrega una cláusula, que señale la posibilidad de que el personal desempeñe labores adicionales o distintas.
Cuando se contrata un individuo con responsabilidades específicas, especialmente si es con distintos rangos salariales (como asistente administrativo de logística y como oficial de mesa), será mejor que las obligaciones contractuales de cada posición se especifiquen por separado.
Responsabilidades legales
Cualquier responsabilidad legal que tenga el personal, debería describirse de forma clara en la documentación que se envía junto a su designación.
Esto podría carecer de importancia para el personal de menor nivel como los que empacan los materiales, pero es muy importante para los oficiales administrativos con contratos de corto plazo, pero que tienen responsabilidades definidas en la legislación para conducir la elección dentro de un distrito, como son los presidentes de distrito o de comisiones electorales locales.
Bases para la remuneración
Los nombramientos o contratos no deberían ocasionar que el organismo electoral realice pagos innecesarios. Es conveniente que los pagos al personal provisional, o que asisten con la votación anticipada o postal, se realicen mediante un contrato por hora, en lugar de emplearlos para un período fijo, de esta forma se pueden disminuir ampliamente los costos de nómina.
Los contratos del personal electoral serán más efectivos y baratos si se basan en la finalización de tareas, con un período determinado para terminarlas, en vez de rangos de horas (especialmente si el personal también realizará el escrutinio en las mesas de votación).
Disposiciones disciplinarias
Los requisitos disciplinarios también deberían informarse al personal junto con su designación. La documentación contractual debería incluir cualquier pre-requisito para confirmación del cargo, como un desempeño satisfactorio en la capacitación.
Deben darse a conocer los castigos por incumplimiento del código de conducta, así como las facultades para que el organismo electoral despida o suspenda a los empleados. Así mismo, el personal debería conocer los métodos para impugnar las decisiones de penalización referentes a su desempeño.
Aceptación del nombramiento
Las designaciones y los contratos deberían firmarse por el empleado y por el organismo electoral. No se debe permitir que algún miembro del personal comience sus labores sin haber firmado la aceptación de su nombramiento.
Se debe informar al personal que al firmar su contrato u oferta de designación, indica que comprende su contenido, sus derechos y obligaciones. Es importante que el personal firme la aceptación del código de conducta, o de cualquier obligación legal parecida, para conservar la integridad de la votación y para que no sea descalificado de su designación.
Alcance restringido
La documentación sobre los nombramientos debe excluir cualquier trabajo adicional que no se mencione en el contrato legal.
Se tiene que tener cuidado al hacer las designaciones del personal, cuando las políticas de empleo en el sector público permiten que el personal provisional se convierta en permanente, o cuando requiere que se paguen beneficios adicionales. La naturaleza o extensión de su designación no los califica para recibir beneficios, o para incrementar los costos por encima del presupuesto.
Designación del personal para emergencias
Las mesas de votación podrían sufrir situaciones de emergencia que requerirá una acción rápida de reclutamiento y designación. Si la cantidad de personal es reducida y no se tiene suficiente personal de contingencia para cubrir la escasez, los presidentes de mesa tendrán que designar a personal de emergencia. Para realizarlo, tendrán que tener la facultad y el suministro de documentos para designar al personal de emergencia.
De igual forma, cuando un oficial de mesa o de escrutinio se enferma o se ausenta durante el período de votación, será necesario que su responsabilidad legal se transfiera a otro miembro del personal. Sin embargo, se tendrán que instaurar mecanismos para poder realizarlo.
