Importancia de contar con un entorno adecuado para la capacitación
El entorno físico en el cual se lleva a cabo la capacitación puede tener una importante repercusión en la eficacia de la misma. La adquisición de habilidades puede verse adversamente afectada por ambientes en los cuales los participantes o los capacitadores mismos se sienten incómodos, o cuando las instalaciones no cumplen con los requisitos de la sesión de capacitación.
Cuando los participantes llegan a un punto central para recibir la capacitación, debe garantizarse que los acuerdos para su desplazamiento se hayan planeado con eficiencia, que se les brinde un alojamiento adecuado y que tengan alimentos y bebidas a su disposición durante el periodo de capacitación. Ya que el grado de respuesta a la capacitación podría disminuir significativamente si no se han cubierto sus necesidades básicas.
Estándares del área para la capacitación
Hay algunos estándares básicos que las áreas o edificios que se emplearán para la capacitación deberían cubrir:
- Acceso al transporte;
- Facilidad de acceso - debe evitarse en lo posible el uso de edificios a los que se llega por escaleras muy largas, o puertas estrechas que pueden impedir el uso de equipo;
- Iluminación y circulación del aire suficientes. En la medida de lo posible, hay que evitar los entornos en los cuales no se pueden modificar las temperaturas extremas;
- Espacio adecuado para el tamaño del grupo que se capacita - los espacios menores de dos por tres metros cuadrados por participantes resultarán incómodos, con excepción de cuando las sesiones son muy cortas;
- Asientos cómodos y suficientes para todos los participantes;
- Mesas y escritorios para que todos los participantes tomen notas o realicen las tareas de revisión;
- Ausencia de ruido en áreas adyacentes durante las sesiones;
- No debería ser ofensivo para la sensibilidad cultural de algún oficial que reciba capacitación;
- Acceso a servicios sanitarios y al agua;
Hay algunos requisitos adicionales que dependen del contenido de la sesión de capacitación. Que incluyen:
- Un espacio único y suficiente para simular la actividad de una mesa de votación y de un centro de escrutinio;
- Espacio para que el grupo de capacitación se divida en subgrupos de discusión o para hacer ejercicios;
- En los casos donde se requiera instrumentos de capacitación o sesiones nocturnas, fuentes de electricidad funcionales y sistemas de iluminación.
Es importante que las áreas para capacitación se revisen para asegurar que cuentan con las instalaciones básicas y que las instalaciones de agua y servicios sanitarios, así como de luz eléctrica (donde se requieran) funcionan bien. Los salones de clases de las escuelas pueden ser excelentes áreas para la capacitación, pero tendrán la limitación de que sólo se les puede usar en ciertos horarios.
Instalaciones y materiales
Las instalaciones y los materiales disponibles en el área de capacitación se dividen en dos grupos -los esenciales, sin los cuales no puede proceder la capacitación y los optativos, que pueden mejorar la presentación. Los materiales e instalaciones esenciales incluyen:
- Manuales para los presentadores e instrumentos de capacitación;
- Materiales para los ejercicios grupales y las tareas de revisión;
- Material suficiente, formas y equipo electoral (urnas y sellos, mamparas, máquinas/computadoras para votar donde sea relevante) para el uso participativo durante la sesión de capacitación;
- Manuales de procedimientos para el personal y cuadernos de trabajo adicionales ( o manuales para todo el personal, si no se han distribuido anteriormente);
- Materiales para escribir, incluyendo hojas de papel para la presentación de los resultados de los ejercicios grupales;
- Equipo del que dependen los instrumentos para la capacitación, tales como los proyectores de acetatos, las videograbadoras, los monitores de televisión, el equipo de audio, y similares.
- Gafetes para todos los participantes;
- Acceso a comida y bebida, especialmente para las sesiones más largas.
En donde los programas de capacitación dependen de los instrumentos para la capacitación, es más barato buscar áreas que ya cuenten con equipo (si están disponibles), en lugar de comprar o rentar dicho equipo exclusivamente para capacitar al personal de las mesas de votación. El capacitador debe revisar con cuidado todo el equipo que se usará durante la sesión antes de comenzarla, para asegurar que está funcionando (y que el capacitador sepa cómo operarlo).
Los instrumentos opcionales podrían ser los pizarrones con materiales adecuados para escribir en ellos, los apuntadores, o aparatos para que el personal pueda tomar té o café.
Acondicionamiento del área de capacitación
El área de capacitación debe acondicionarse con suficiente anticipación al inicio de la sesión.
Esto tendrá el doble propósito de emplear con más efectividad el tiempo del grupo y de permitir la identificación (y el reemplazo) de los materiales y equipo faltantes. Los requerimientos de materiales y de acondicionamiento del área deben detallarse exhaustivamente en los manuales de los capacitadores.
Organización grupal
Generalmente, la experiencia ha demostrado que cuando los grupos de capacitación tienen más de quince o dieciséis miembros, las oportunidades para la interacción grupal y para practicar las habilidades durante la sesión son limitadas. Por ello es debería ser la cantidad máxima de personas dentro de un grupo. Cuando las personas que participan en un grupo exceden esta cifra en una sola mesa de votación, es preferible que este personal se capacite en un solo grupo.
Sin embargo, una vez que los grupos de capacitación contienen más de 25 ó 30 miembros, es difícil lograr una capacitación efectiva, especialmente cuando los instructores no son capacitadores profesionales. Las ventajas económicas de capacitar a grupos grandes son irrelevantes si la capacitación es ineficaz.
Al acondicionar el área donde se impartirán las sesiones de capacitación, los capacitadores deben tener en cuenta las necesidades para la capacitación participativa; por ejemplo, acomodar los escritorios en filas con las sillas atrás, genera una barrera entre el capacitador y el personal que recibe la capacitación, desalentando la interacción grupal.
Sin embargo, las necesidades y la comodidad del grupo son primordiales, tanto en la disposición de los asientos (donde algunos estilos de acomodo que induzcan la participación puedan considerarse agresivos por grupos culturales acostumbrados a estilos educativos menos participativos), en la organización, en la frecuencia de los recesos para descansar y para comer, en las restricciones al fumar y similares. En lo que respecta a cuestiones de comodidad, los capacitadores deberían consultar constantemente con el grupo.
Fomento de la participación
Los instructores deberían realizar esfuerzos para fomentar la participación en los grupos de trabajo y en los simulacros hechos por mujeres, o por miembros comunitarios pertenecientes a alguna minoría, ya que normalmente no están habituados a interacciones tan abiertas. Cuando el grupo tenga que dividirse en grupos más pequeños para realizar actividades específicas, los capacitadores también deben garantizar que los miembros se distribuyan de tal forma, que aporten una gama diversa de experiencia y estilos de personalidad a cada subgrupo.
Uso de ayudas para la capacitación
Al usar ayudas para la capacitación, debe recordarse que el propósito de dichos dispositivos es facilitar la comunicación en cuestiones específicas. Y que no constituyen la sustancia de la capacitación. Depender demasiado de instrumentos estáticos podría ser costoso, además de que podrían limitar la oportunidad para el aprendizaje interactivo y para la práctica de habilidades, que son la base para adquirir la competencia para desempeñar tareas.
Además del uso de los materiales electorales y del equipo en simulacros sobre las actividades de mesas de votación, los instrumentos que podrían usarse normalmente incluyen:
- Manuales de procedimientos; en los cuales se detalla en lenguaje sencillo o con imágenes, los procedimientos que el personal de la mesa de votación tiene que aplicar; cuando sea posible, el personal debe recibir estos manuales con suficiente antelación para leerlos antes de la sesión de capacitación;
- Cuadernos de trabajo para el personal; en donde los oficiales, ya sea antes, durante o después de la capacitación, deben responder las preguntas sobre sus obligaciones y devolverlos para que los capacitadores los revisen para evaluar su conocimiento; cuando se den sesiones separadas para el personal de que desempeña funciones específicas (especialmente cuando participan en los servicios de votación especial), será útil contar con cuadernos de trabajo que cubran sus funciones para evaluar sus conocimientos;
- Proyección de acetatos; son útiles para resumir y enfatizar cuestiones clave, pero no para impartir grandes volúmenes de información impresa; depender demasiado de los acetatos podría ocasionar que el capacitador pase más tiempo hablando a la pantalla que al grupo;
- Los materiales de video; se pueden usar de dos formas: para establecer el ambiente en la mesa de votación, o para ilustrar procedimientos particulares de la mesa que deben llevarse a cabo correctamente, pudiendo incluir temas tales como las medidas para controlar multitudes, la conciencia de la seguridad, la revisión de la identidad de los electores, la distribución de los materiales, el uso de máquinas/computadoras para votar, el llenado de de la conciliación de los materiales y la documentación;
- Presentaciones en audio sobre los procedimientos; pueden ser útiles de manera similar a los videos, ya que ilustran los procedimientos en donde debe haber interacción verbal con los electores, por ejemplo, durante la revisión de la identidad, la revisión del nombre correcto en las listas de electores y la distribución del material electoral.
Los materiales de video deberían usarse con moderación como demostraciones cortas de los procedimientos, que duren de tres a cinco minutos a la vez. Estos no sustituyen el trabajo práctico del grupo, pero pueden servir como una introducción útil para los simulacros de procedimientos específicos, suministrando recesos que estimulen la atención.
Dichos ayudas para la capacitación sólo se integrarán de manera eficaz en los programas, cuando todas las instalaciones cubren las necesidades para su uso. Diseñar una sesión de capacitación que incluya el uso de dichos instrumentos sin saber si se cuenta con las instalaciones necesarias para su uso es un dispendio y puede hacer que la tarea del capacitador sea muy difícil, si no es que imposible.
Localidades remotas
En algunas sesiones de capacitación, tales como aquellas para el personal ubicado en otros países o en áreas rurales muy remotas, la capacitación cara a cara podría resultar imposible, por lo que se dependerá del desarrollo de otro tipo de ayudas.
En estos casos, el material en audio y video (cuando se tengan instalaciones para su uso), podría ser de gran utilidad para demostrar los procedimientos descritos en los manuales y en los cuadernos de trabajo distribuidos entre le personal. Sin embargo, dichos medios sólo son útiles cuando su costo no es excesivo, ya que no son esenciales para dicho tipo de capacitación.
