Básicamente, las mesas de votación móviles realizan un cierre de la votación en cada lugar que visitan. Los procedimientos para cerrar la votación en cada una de las localidades visitadas requieren las mismas acciones que las que se realizan en los otros tipos de mesas, pero con algunas variantes.
Horario
Es recomendable que la votación en estas mesas se lleve a cabo de acuerdo a un horario predeterminado, en lugar de como respuesta a peticiones particulares el día de la votación. También podrían operar durante un periodo específico previo a la jornada electoral ordinaria.
Si los electores continúan esperando para votar en una localidad itinerante al momento programado para el cierre de la votación, el horario debería suministrar suficiente flexibilidad para que voten.
En términos de flexibilidad, los siguientes parámetros resultan útiles:
- En caso de ser necesario, las mesas de votación móviles deberían permanecer más tiempo del previsto en los lugares que visiten, para permitir que todos los que esperan para votar lo hagan (excepto cuando se cierre la votación ordinaria; y cuando la mesa esté obligada a cerrar según el horario establecido).
- Las mesas móviles no deberían abandonar los lugares antes del horario establecido y publicado.
- Si debido a problemas con el transporte u otro tipo de retrasos, la mesa de votación llega tarde al sitio de la votación, debería permanecer ahí al menos durante el número total de horas programadas y notificadas, evitando tratar de ganar tiempo cerrando a la hora programada; cuando sea posible, se debería notificar a la comunidad o institución sobre cualquier demora.
Cuidado de las urnas
Utilizar urnas diferentes para cada localidad que recorre la mesa móvil sería un desperdicio.
Las ranuras de las urnas empleadas deberían sellarse al cierre de la votación en cada localidad, para abrirse en el siguiente lugar que se visite (los representantes de partidos y candidatos, o los electores deberían presenciar este proceso).
Numeración
Los sellos numerados (los cierres de polipropileno o similares) con un mecanismo para cerrar las ranuras, en lugar de sellos sencillos de papel, brindarán un control más eficaz. Es importante que el sellado y la remoción del sello de las ranuras de las urnas se instrumente de forma rigurosa, se registre y que sea observado por los representantes y observadores.
Conteo de las papeletas
Resulta más efectivo que el conteo de las papeletas se realice al terminar de visitar cada lugar, mediante tablas progresivas, en lugar de dejar el conteo de papeletas hasta que se terminen todas las actividades de las mesas móviles.
Este mecanismo permite que los problemas se detecten y se resuelvan de forma oportuna, siendo más efectivo cuando las actividades de las mesas móviles se extienden por más de un día.
Las mesas móviles que visitan hospitales u otras instituciones, también deberían procesar a los electores que se registraron en unidades muy amplias. Cuando las mesas móviles también traten los votos ausentes, se debe tener cuidado para contarlos según su distrito electoral.
Escrutinio de votos
Resulta más práctico que los votos y otros materiales se envíen a otro lugar para su escrutinio. Podría ser una mesa de votación o un centro de escrutinio. Por motivos de responsabilidad, es recomendable que cada mesa móvil escrute y separe sus votos.
Sin embargo, cuando cada mesa móvil atiende a un número muy reducido de electores, será preferible que antes del escrutinio estos votos se junten, ya sea con los de una mesa ordinaria, o con los de otras mesas móviles, para así garantizar que se preserve la secrecía del voto.
Retorno del material
Los horarios de las mesas móviles deberían estipularse de tal forma que después de finalizar la votación, puedan enviar el material tan pronto como sea posible para que sea escrutado.
Como en las mesas ordinarias, se debería empacar el material con cuidado para garantizar que esté seguro y separado.
Las mesas móviles (especialmente las que operan en áreas remotas) podrían tener cantidades considerables de material no electoral qué regresar, tal como equipo de campamento, provisiones y similares. Este material también se debería revisar al momento de su recepción; sin embargo, esto no debe hacerse en una localidad o en un horario que interfiera con la revisión del material electoral y con los conteos.
Reportes de los presidentes de mesas móviles
Al culminar el itinerario de una mesa móvil y antes de regresar todo el material al oficial encargado de enviarlo o a otra persona autorizada del centro de logística electoral, los presidentes de las mesas móviles deberían completar sus reportes.
El contenido del reporte variará dependiendo del tipo de área que cubrió la mesa. Puede consistir en una serie de formatos separados, o para mayor eficiencia, podría combinarse en un cuaderno engrapado o empastado.
Además de las cuestiones comunes con otros reportes de las mesas de votación, se debería registrar mayor información referente a:
- El itinerario de la mesa y las variaciones a los horarios planeados, en su caso;
- El registro de papeletas emitidas en cada localidad visitada;
- Los registros progresivos sobre el conteo de votos al terminar de visitar cada localidad y al final de cada día, cuando la mesa opere durante varios días;
- Si opera en áreas remotas, el programa o listas de verificación y el horario en que se comunicó;
- Los comentarios diarios sobre las instalaciones y las condiciones en las localidades electorales, anotando las disputas, los incidentes, el tiempo de trayecto y otros datos útiles para planear mesas móviles futuras;
- Los registros de gastos reembolsables;
