El diseño de las mesas de votación debería buscar la maximización de:
- La eficiencia en el flujo de electores dentro de la mesa;
- La instrumentación efectiva de los procesos de votación como lo señala el marco legislativo;
- La seguridad y la integridad de la votación;
- La transparencia del proceso de votación;
- La eficiencia en la distribución del personal;
- La protección de la secrecía del voto.
Sin embargo, no siempre será posible cumplir cabalmente con estos objetivos de forma simultánea, ya que siempre habrá restricciones impuestas por los procedimientos de votación definidos en el marco legal.
Por ejemplo, el requisito de que las urnas estén instaladas junto a los oficiales que distribuyen los materiales y que los votantes regresen a esa mesa para depositar las papeletas, podría impedir que se de un flujo de electores efectivo.
Cuando se desarrolla el diseño de las mesas de votación, se debería considerar la forma más efectiva para instrumentar los procedimientos necesarios.
La conveniencia del edificio o área usada. Podrían tenerse pocas opciones para usar edificios o instalaciones para efectos de la votación, pudiendo suceder que los lugares elegidos no tengan el tamaño o la configuración adecuada para atender a todos los participantes, cuestión que dificultaría la instrumentación del proceso.
Aprobación del diseño de las mesas de votación
Los diseños estandarizados de las mesas de votación son una base necesaria para desarrollar un perfil efectivo y de bajo costo para el personal, para el nivel que deben tener, para su capacitación y para el suministro de materiales. Se necesitará cierto nivel de flexibilidad para permitir que el diseño estandarizado se adapte al área disponible en cada mesa.
Después de revisar las instalaciones que se usarán para la votación (cuando no sea posible revisarlas, el propietario debería suministrar un plano), se debería preparar el diseño que tendrá la mesa en cada lugar.
Sería de utilidad que los presidentes de mesa (si ya fueron designados) estén presentes durante estos preparativos. En áreas remotas, se podría disponer que los presidentes preparen el diseño de su mesa; aunque sería pertinente que el diseño estuviera sujeto a la aprobación del presidente de distrito.
Se debe solicitar a los presidentes que instrumenten al pie de la letra el diseño que fue aprobado para su mesa. La adherencia forzosa a los diseños autorizados, constituye un factor determinante para garantizar que el día de la votación se suministre un servicio efectivo y con bajo costo.
Accesos y salidas
Para fomentar que el flujo de electores dentro de la mesa de votación sea ordenado y fácil de controlar, sería conveniente que:
- El área disponga únicamente de un acceso y de una salida;
- Que el acceso y la salida estén ubicados en partes opuestas, para permitir que haya una sola forma de ingreso y de progreso.
Sin embargo, puede suceder que este tipo de configuración no se pueda instrumentar en todos los lugares usados para la votación.
Muchos lugares convenientes (o disponibles) podría tener solamente un acceso, o el acceso y la salida podrían estar muy cerca. En estos casos, es recomendable que se utilicen barreras para agilizar el flujo de los electores dentro del lugar y especialmente para separar a los que entran y salen de la mesa.
Personal de supervisión
La ubicación de los presidentes de mesa (y de sus suplentes), debería permitir que supervisen a todo el personal y la actividad electoral en general.
Es recomendable que estén ubicados cerca de la entrada de la mesa de votación, ya que se facilitaría que asistan y suministren información a los electores. En el área que circunde la mesa del presidente, se deberían colocar de forma segura los materiales que no se estén utilizando.
Área para emisión de los materiales
Las mesas para distribuir los materiales electorales deberían estar instaladas de tal forma, que permitan que el oficial tenga una vista clara de los electores formados y de los compartimentos para votar.
Cuando el personal que distribuye los materiales esta de frente a la fila de electores, será difícil que también puedan supervisar los compartimientos. Además, su ubicación también debería permitir que se haga una fila de electores bien definida.
Compartimientos para votar
Los compartimientos deben colocarse de forma que permita que los electores voten en secreto y que los oficiales supervisen el área que los circunda. El estilo de los compartimentos, ya sea de pie, de mesa o de los que se apoyan en la pared, también afectará el modo en que se deban colocar.
Cuando sea posible, los compartimientos deberían colocarse entre el área para distribuir los materiales y el área en donde se ubican las urnas. Se debería prevenir que el uso de compartimientos muy altos obstruya la visión de los oficiales y de los observadores para ver las urnas.
Una de las razones por las que se presentan retrasos en las mesas de votación no se debe a la falta de eficiencia del personal de logística, si no por el tiempo que tardan los electores para llenar las papeletas.
Este factor debería estudiarse cuidadosamente para determinar:
- La cantidad necesaria de compartimentos para que se mantenga un flujo continuo de electores;
- El área necesaria para que se pueda instalar el número adecuado de compartimientos, con un diseño que permita el fácil acceso de los electores.
Se deberían solicitar compartimentos especiales para que los puedan usar las personas en silla de ruedas o con algún impedimento físico. Estos compartimentos requerirán mayor espacio y mesas especiales, además de que su diseño debe permitir el acceso en silla de ruedas.
Mobiliario
Muchos de los oficiales que trabajan en las mesas de votación necesitan mesas de votación, por eso el diseño de las mismas debería considerar esta necesidad para dejar espacio suficiente para el acceso. Generalmente las mesas son necesarias para:
- El presidente de mesa y su suplente;
- El personal que verifica la elegibilidad y entrega los materiales electorales (entre más divididas estén estas funciones en distinto personal, se necesitarán más mesas).
Además, el lugar en donde se coloquen las mesas y la dirección a la que apunten tendrá gran influencia en el procesamiento de los electores. También se necesitarán mesas para:
- Colocar material informativo o electoral;
- Para colocar las urnas;
- Como un área de trabajo y para que los representantes de partidos, de candidatos y los observadores elaboren reportes.
Es importante que se alcance un balance entre proporcionar una superficie adecuada de trabajo para los oficiales y abarrotar el área con muebles. Los pasillos de entrada y salida deberían mantenerse libres. En casos en donde las verificaciones o los materiales se distribuyen a la entrada de las mesas, se tendrán que usar mesas para permitir que solo pase un elector a la vez; sin embargo, se deben tomar precauciones para no obstruir el pasillo.
Se deberían remover aquellas mesas que no tienen un propósito aparente. Ya que no solo obstruyen el flujo de electores, si no que podrían estar tentados a usarla para llenar su papeleta en lugar de los compartimentos secretos.
También se necesitará otro tipo de mobiliario, como gabinetes para almacenar de forma segura los materiales y las urnas con su contenido. A su vez, el diseño de las mesas debería contemplar los requerimientos de espacio y de ubicación que estos artefactos demandan.
Barreras
El uso de barreras aunque sean rudimentarias es de gran utilidad para garantizar que los electores transiten de forma ordena dentro de la mesa de votación. Las barreras deberían colocarse de forma que definan claramente el patrón de flujo, pero permitiendo que los oficiales y observadores tengan libertad de moverse por todo el lugar. Las barreras resultan útiles para:
- Definir el área para hacer fila;
- Cuando el procedimiento de votación lo demande, para dirigir a los electores a los compartimientos y urnas que le corresponden;
- Para separar el camino de los electores que entran y los que salen (especialmente cuando el lugar sólo cuenta con un acceso);
- Para garantizar que los electores que ya hayan emitido su voto no regresen al área de votación.
Además de definir el camino para la fila, las barreras pueden usarse para hacer una espiral que permita sacar el máximo provecho al espacio disponible. Cuando se tiene más de una fila, pueden usarse para asegurar que se mantengan separadas. Las barreras deberían instalarse de tal forma que permitan que los electores accedan al presidente de mesa y al personal de información.
Aunque los administradores electorales que quieren dar una imagen muy profesional prefieren mandar a producir barreras, estas podrían construirse con cuerdas o con materiales que use el gobierno para otros efectos, como barreras para vehículos o para controlar el tráfico.
Urnas
Las urnas deberían instalarse de tal forma que los oficiales, los representantes de partidos y candidatos y los observadores las puedan monitorear, evitando que los compartimientos u otros muebles les obstruyan la vista. El marco legal definirá la cantidad de urnas que serán necesarias (por ejemplo, urnas diferentes para papeletas distintas en elecciones simultáneas, o una urna para cada corriente política), así mismo, su ubicación estará determinada por cualquier requerimiento legal que dicte que los electores deben colocar su voto en donde le fue entregado el material.
Un lugar conveniente para colocar las urnas es entre los compartimentos y la salida, ya que respeta y agiliza el flujo de electores. Sin embargo, el área que necesiten las urnas dependerá de si estas se pueden sostener solas o si necesitan mesas para ubicarse a una altura razonable.
Comunicaciones
Cuando sea posible, se deberían instalar líneas telefónicas fijas para que la mesa del presidente cuente ellas. A su vez, si se necesita un fax también debería colocarse en el área en donde estén ubicados el presidente de mesa y su suplente.
Mesas de votación con varios cuartos
Es preferible que las instalaciones de las mesas de votación permiten que toda la actividad se desarrolle en un área. Sin embargo, cuando los lugares disponibles tienen vario cuartos, será conveniente que se divida la actividad de votación par que los electores no tengan que moverse de un lado a otro.
Por ejemplo, si se usan varias corrientes de votación (realizando una división de los electores por orden alfabético o por área geográfica), el objetivo consistiría en completar el proceso en cada uno de los cuartos, desde la verificación de la elegibilidad hasta el depósito de las papeletas en la urna.
Utilizar cada cuarto para distintas funciones tiene desventajas para la eficiencia del proceso (en uno verificación de la elegibilidad, en otro la distribución de papeletas y sobres, los compartimientos en otro y las urnas en el último).
Generalmente, las mesas de votación con varios cuartos son menos efectivas y más costosas, porque requieren personal adicional para mantener el flujo de electores, además, se presentan dificultades administrativas y se necesita equipo adicional; por eso deberían evitarse en la medida de lo posible.
