Consideraciones básicas
Es muy importante que todas las elecciones tengan
una administración de egresos eficiente,
para ello, los acuerdos financieros de la logística electoral debería
garantizar:
- Que se
disponga de fondos suficientes para el desarrollo de las actividades
necesarias;
- Controles
adecuados para el uso eficiente de los fondos.
- Disponibilidad
de fondos al momento en que se necesiten.
Existen algunos temas sobre el manejo de fondos
en los operativos electorales que sobrepasan los temas de presupuesto y costos.
Autorización de gastos
Durante el periodo electoral con frecuencia
existirá la necesidad de contratar personal y de hacer algunas compras urgentes
en localidades específicas.
Los procedimientos para la autorización de gastos
deben satisfacer dicha necesidad, mediante un sistema que otorgue a las
oficinas locales poderes limitados que les permitan realizar gastos superiores
a los de su presupuesto asignado. Por supuesto que esta delegación de
responsabilidades económicas deberá llevarse a cabo de manera limitada y a
través de un estricto sistema de control. Es muy importante que se tengan sistemas
de monitoreo relacionados con tales gastos, para asegurar que:
- Se
respeten los topes de gastos de las áreas administrativas locales.
- Para
traspasar fondos entre áreas cuando esto sea necesario y para asegurar que
los fondos se distribuyan de manera satisfactoria.
Podría ser
apropiado que los administradores electorales dispongan de tarjetas de crédito
oficiales para adquirir suministros electorales, claro que ello solo será
conveniente en lugares que tengan mecanismos de control efectivos.
Recibos de compra
Generalmente el Estado cuenta con diversas normas
económicas que rigen los procedimientos de compra de los organismos o
autoridades electorales.
Sin embargo, debido a los límites de tiempo que
se dan durante los procesos electorales, los cronogramas que se necesitan para
la aplicación efectiva de dichos procedimientos podrían hacer que éstos
resulten impracticables (sobre todo cuando existen procedimientos tradicionales
de compra, y cuando los gastos mayores están sujetos a aprobación por parte de
alguna junta estatal). Para asegurar el abastecimiento puntual de material y
equipo, es importante que se aceleren los procedimientos de compra disponibles
y que éstos mantengan un estricto control de gastos.
Para esto se requiere de:
- Comparar
la calidad de los productos que ofrecen los proveedores, en cuanto a
sustentabilidad y precio;
- Protección
contra comisiones o contrataciones ilegales;
- Controles
contra el fraude por parte del personal.
Contratación de personal
Los costos de contratación de personal
representan el gasto más importante de la logística electoral, con excepción de
las jurisdicciones en las que el personal está obligado por ley a otorgar sus
servicios gratuitamente. La buena forma en que se manejen estos recursos,
determinará en gran medida en la efectividad que tengan los gastos de todo el
proceso electoral. Los siguientes puntos contribuyen a garantizar que el
personal tenga un costo eficiente:
Se tiene que considerar cuidadosamente cuáles
serán los salarios del personal. Exceptuando a las sociedades en las que la
labor de los funcionarios de mesa se considera como una responsabilidad cívica,
los salarios deberán ser atractivos para que se pueda contratar personal de
calidad. La retención de este personal es importante porque reduce los costos a
largo plazo al construir una base capacitada.
Si los salarios se consideran demasiado bajos,
los funcionarios de mesa no estarán dispuestos a aceptar ofertas de empleo en
elecciones futuras, ocasionando que se pierda personal experimentado.
Los salarios aceptables para los funcionarios de
mesa se pueden determinar comparando los salarios de personal del mismo nivel
en agencias del sector público. Cuando los funcionarios de mesa tienen
diferentes niveles de responsabilidad, por ejemplo, en el caso de los
presidentes de mesa comparados con los guardias de urnas, se podría hacer una
escala de diferenciación. Sin embargo esta escala de pago debe tener la menor
cantidad de grados que sea posible para que sea un proceso sencillo y preciso.
Se puede aumentar la sencillez cuando se paga a
los funcionarios de mesa una cantidad equivalente a las labores que
desarrollaron el día de las elecciones, por la capacitación, y por otras
responsabilidades similares.
Al personal temporal que asista en las labores de
oficina del organismo electoral, podría pagársele por hora para disminuir
los gastos de acuerdo a las altas y bajas de carga de trabajo.
Sistema de pago del personal
El hecho de que exista un gran número de personas
contratadas como funcionarios de mesa, es un elemento de presión sobre los
sistemas de pago al personal y para el control de validez de los mismos. Debe
existir un sistema confiable para pagarles a todos los funcionarios de mesa con
rapidez y puntualidad. Así mismo, el personal debería estar informado sobre los
métodos de pago y sobre las fechas de su capacitación.
Los sistemas de pago deben ser capaces de
alcanzar un nivel que permita cumplir con los compromisos establecidos.
El pago impuntual desalentará al personal para aceptar nombramientos en el
futuro como funcionarios de mesa.
Debería promoverse el uso de sistemas de pago ya
existentes, (agencias gubernamentales grandes o sistemas de nómina de agencias
de recursos humanos).
Especialmente cuando existe gran número de
personal que debe ser remunerado, esto dificultará que se logre un nivel
satisfactorio de eficiencia para el sistema de contrataciones externas (el
hecho de que el personal no reciba su pago dentro de las dos primeras semanas
después del día de las elecciones puede significar un nivel deficiente de
servicio).
Cuando no se tenga un sistema con la capacidad
suficiente, se tendrá que adoptar la ruta más costosa de desarrollar un sistema
interno.
Métodos de pago de personal
El método de pago tendrá variaciones de acuerdo
al entorno. Podría ser:
- Que se
otorgue el pago al personal el mismo día de las elecciones. Sin
embargo, este método podría ocasionar problemas adicionales de
seguridad en un día en el que la seguridad del material electoral debe
tener prioridad. Además, se requerirá de un control estricto de
contabilidad financiera por parte de cada presidente de mesa.
- Enviar
cheques a los funcionarios de mesas después de recibir y procesar los
reportes de asistencia y de conducta el día de las elecciones. Sin
embargo, el pago después de la conclusión de las labores o un recibo
personal del organismo electoral, podría ser el único método disponible en
algunas sociedades.
Cuando el
pago se hace después del día de las elecciones, se deben tener acuerdos
especiales para hacerles llegar sus pagos a los funcionarios en áreas en las
que el servicio postal no sea confiable o en zonas rurales remotas. Para esto
se puede utilizar un crédito directo a las cuentas de banco o a los recibos que
utilice el organismo electoral.
La naturaleza dispersa del personal y del equipo
en las diferentes mesas podría dar pie a que se realicen “pagos fantasmas”; por
ejemplo, el pago a personal ficticio, y el pago adicional indebido a
funcionarios de mesa.
Los sistemas de control de contratación y de pago
deben ser lo suficientemente fuertes para prevenir estas malas prácticas, pero
además, deben ser sencillos para que permitan el procesamiento de numerosos
pagos.
Rendición de cuentas y fiscalización
Debido a que los operativos de votación involucran
grandes cantidades de personal y de equipo móvil que está distribuido en
diversas locaciones, los sistemas para su contabilidad deben ser excelentes.
Se debe tener un cuidado especial para mantener
el control sobre los objetos pequeños y desechables, así como para teléfonos
celulares y radios personales, además de garantizar que sólo se le pague al
personal de mesa auténticamente designado. Los procedimientos oficiales de
control financiero deben garantizar que:
- Se
mantengan registros sobre la adquisición de materiales y equipo, así como
de transferencias, incluidos los registros de activos, de suministros y de
recibos;
- Que los
sistemas de fiscalización para los archivos de pago de funcionarios de
mesa, se mantengan con el debido orden;
- El
personal sea responsable de los fondos, materiales, y equipo que esté bajo
su supervisión.
- Los
controles de disposición de gastos, de materiales y de equipo sean
suficientemente rígidos, para que eviten la apropiación ilegal o
fraudulenta de los bienes electorales.
Durante su capacitación, los funcionarios
electorales deben tomar conciencia de estos procedimientos, así como de las
infracciones por quebrantar las reglas de fiscalización y los estándares de
comprobación.
Todas las transacciones y adquisiciones de materiales
y equipo para la logística electoral, deben estar sujetos a fiscalización para
asegurar que se pongan en práctica los procesos de contabilidad. Cuando el
organismo electoral no tenga capacidad de auditarse a sí mismo, se tendrán que
contratar especialistas externos.
Asistencia internacional
Normalmente la asistencia financiera
internacional para la logística electoral es otorgada con base en misiones de
asesoramiento. Sin embargo, estas podrían carecer de tiempo suficiente para
abarcar todos los problemas de disponibilidad de fondos.
Existe el peligro de que se tomen decisiones
tardías por culpa de los procesos de revisión y aprobación de los países
donantes, lo que llevará a una asistencia deficiente o al desperdicio de
asistencia. Como cualquier otro acuerdo financiero electoral, es mejor que esta
asistencia se planee con relación al calendario electoral y se enfoque a
determinadas cuestiones, en lugar de suministrar ayuda indiscriminadamente.
Una cuestión de la administración financiera que
es muy importante es: la rendición de cuentas para el financiamiento
internacional, especialmente cuando se han suministrado tardíamente y cuando no
se han gastado aunque ya haya pasado el periodo electoral. Sería recomendable
que los donadores estuvieran involucrados en el proceso, mediante grupos de
seguimiento para el uso de los fondos, o manteniendo cierto poder para aprobar
su uso.
