Planeación
La planeación es necesaria tanto para la entrega de materiales, equipo y personal a las mesas de votación, como para su recuperación. Involucrando:
- Planeación de las rutas y períodos para la recuperación;
- Acuerdos para verificar que hayan regresado todos los materiales reutilizables y sujetos a rendición de cuentas.
Cuando el escrutinio de votos se realice en otros centros, los acuerdos de transporte tendrán que incluir la entrega de materiales desde las mesas de votación hacia los centros de escrutinio y de ahí al lugar en donde se almacenarán.
Recogida de los materiales
Estos acuerdos pueden resultar más complejos que los referentes a la entrega de materiales, ya que pueden carecer de un calendario preestablecido. La rapidez con que se terminen las actividades electorales determinará los períodos para recoger los materiales empacados, los que están sujetos a rendición de cuentas y los registros (podrían generarse retrasos cuando muchos electores se encuentran en la mesa de durante la hora de cierre de la votación). Podría suceder que esto se dilate debido al largo día de trabajo.
Es conveniente que se instruya a los oficiales de votación sobre la devolución y recogida de los materiales, enfatizando la importancia de la tarea.
El itinerario para recoger los materiales debería permitir que exista comunicación entre las oficinas electorales de distrito y las mesas de votación, para que se pueda monitorear el progreso y se informe a los choferes sobre cualquier cambio.
Tratar de que todo el material que proviene de áreas rurales lejanas regrese a las oficinas de distrito podría ser poco práctico. Por eso, se podría acordar que el material permanezca en algún depósito seguro hasta que lo puedan recoger.
Hay algunas jurisdicciones que dictan que el presidente de mesa, es el responsable de regresar todos los materiales electorales a las oficinas distritales. En entornos con bajos riesgos a la seguridad esto podría resultar benéfico en términos de costo-efectividad.
Revisión sobre el regreso de los materiales
La cuestión más importante que se tiene que revisar al regreso de los materiales, es que hayan llegado los materiales y el equipo sujeto a rendición de cuentas. Para controlar la recepción del material se deberían usar los mismos registros que auditaron la entrega. Se tienen que instrumentar medidas especiales para garantizar que se regresen todas las papeletas, todo el equipo portátil (teléfonos celulares y radios personales) y para revisar que se hayan llenado correctamente los registros electorales.
Es preferible que los presidentes de mesa estén presentes cuando se regrese el material y se revise para almacenarlo. Ya que su presencia en esta etapa contribuiría a detectar cualquier material o equipo faltante.
Después de revisarlos, todos los materiales deben prepararse para su almacenaje, reutilización o eliminación.
Acuerdos sobre el personal
El programa también tiene disponer que se recoja al personal que fue trasladado a las mesas de votación. Será más adecuado que el personal que se ubica en áreas lejanas sea recogido al día siguiente, en cuyo caso se necesitarán acuerdos para hospedarlos.
