El objetivo principal de todas las actividades de planeación, de todos los preparativos como el reclutamiento, la capacitación del personal, la producción de materiales, la adquisición de equipo, la evaluación de los sistemas y de otros ejercicios de preparación, es garantizar que las actividades del día de la votación se desarrollen de forma efectiva.
Sin importar que tan buenas sean la planeación y la evaluación, el aspecto más importante que determina el éxito de la elección, es que su instrumentación sea eficiente.
Los siguientes factores son ingredientes esenciales para garantizar su éxito.
Preparativos para la votación
En los días previos y en la mañana misma de la votación es cuando todas las piezas de la logística electoral deberían estar en su lugar.
Siempre que sea posible, las mesas de votación deberían estar totalmente listas desde la noche previa a la votación. Ya que podría resultar desastroso dejar para la mañana misma la entrega de materiales, la instalación de las mesas de votación y la verificación de que toda la documentación y equipo sea correcta. Algunos de los asuntos más importantes de estos arreglos finales incluyen:
- La distribución del material entre las mesas de votación;
- Que el presidente de mesa verifique que todo el material y equipo requerido ha sido recibido en las cantidades correctas y en buenas condiciones;
- Asegurarse que todos los oficiales cuenten con transportación hacia los lugares asignados;
- Revisar los planes de contingencia para la votación y aplicar soluciones de respaldo para problemas relacionados con deficiencias en los materiales, en las mesas de votación o en el personal asignado.
En las áreas más desarrolladas, es posible que el personal pueda desplazarse a las mesas de votación asignadas por sus propios medios. Sin embargo, en las áreas más remotas o en países de menor desarrollo, podría requerirse que el organismo electoral suministre el transporte necesario.
También podrían necesitarse arreglos adicionales cuando la votación se extienda por más de un día.
Operaciones durante la votación
Cuando las mesas de votación se encuentren en funcionamiento, el objetivo primordial del personal responsable de la logística electoral, consiste en garantizar que los electores sean provistos con un servicio eficiente, cortés y con la mayor integridad. Antes de que inicie la votación, se debería revisar que todos los materiales, equipo y personal se encuentren listos, para después notificarlo a la oficina distrital.
Durante todo el tiempo que las mesas de votación operen, los presidentes o encargados son responsables de asegurar que:
- El personal esté supervisado de manera efectiva para que ofrezca un servicio de alta calidad a los electores;
- Se conserve la integridad de la votación, así como la seguridad de la mesa, de los electores, de oficiales y materiales;
- Se apliquen correctamente todos los procedimientos de la votación.
Los procedimientos de las mesas de votación se pueden dividir en varias rutinas:
- Controlar el acceso a las mesas de votación y permitir un flujo continuo de los electores en su interior;
- Verificar con precisión la identidad, la elegibilidad de cada elector y registrar a los que votaron;
- Entregar las papeletas a los electores de forma eficiente, vigilando la secrecía del voto y la seguridad de los materiales;
- Proveer información de manera activa y, cuando sea necesario, proporcionar ayuda a los electores;
- Manejar adecuadamente a los electores que aparentemente no estén registrados para votar en esa mesa.
El monitoreo de las actividades de la mesa por parte de los representantes de partidos o candidatos, coadyuva a la transparencia del proceso y puede prevenir errores o prácticas partidistas de parte de otros implicados en la elección.
Cierre de la votación
Sin importar en donde se escruten los votos, hay ciertas actividades comunes que se deberían de aplicar en todas las mesas al cierre de la votación. Entre ellas:
Finalizar la votación en la hora indicada, para que no se generen impugnaciones por haber permitido que voten los electores que llegaron tarde. Proporcionar un trato igualitario a los electores que ya estaban en línea para votar al cierre de la mesa y cualquier decisión sobre ampliar los horarios de votación, podría generar implicaciones importantes sobre la integridad de la elección, por lo que dichas cuestiones deberían estar especificadas en la legislación.
Recolectar y asegurar todos los materiales sobre los que se tienen que rendir cuentas (papeletas, listas de electores y sobres). Una de las responsabilidades más importantes de los oficiales al cierre de la votación, es realizar una conciliación completa y precisa de todos los materiales sobre los que se tienen que rendir cuentas. Con frecuencia, este es uno de los aspectos menos comprendidos, y después de una intensa jornada de trabajo, se vuelve una actividad tediosa y desagradable. Sin embargo, es crucial que estas conciliaciones se realicen de manera precisa investigando cualquier discrepancia, para que se tenga un escrutinio eficiente y para garantizar la integridad de la elección. Si en esta etapa de la votación se realiza una conciliación poco precisa de los materiales, se podría comprometer su integridad y generar gastos adicionales durante el escrutinio y para responder a las impugnaciones.
Clasificar, verificar y empacar todos los materiales de la votación. Utilizar sistemas muy complejos para estos efectos redundará en una pérdida de tiempo al momento del escrutinio o de una reclasificación a nivel distrital. Sin embargo, es muy importante que los materiales que rinden cuentas se separen de los reutilizables y de los desechables.
Muchas de las acciones que se realizan al cierre de la votación, especialmente las relacionadas a la conciliación de los materiales o al sellado de las urnas o máquinas de votación, son de suma importancia para la integridad de la elección. Por tal motivo es recomendable que para efectos de transparencia electoral, estas acciones sean testificadas por representantes de partidos o candidatos.
Antes de abandonar las mesas de votación, los presidentes o encargados deben asegurarse que todos los registros y reportes relativos a la votación estén completados. Otro tipo de acciones que se realizan al cierre de la votación, dependen de si el escrutinio se realiza en el mismo lugar o en uno distinto:
- Cuando el escrutinio se realice en el mismo lugar de la votación, la estructura se podría modificar para hacerlo más eficiente.
- Por el contrario, cuando las papeletas se transporten a otro lugar para su escrutinio, el énfasis se debería poner en la clasificación, la verificación y el empaque rápido pero preciso de todos los materiales, para que puedan ser transportados de inmediato.
Podrían surgir requisitos adicionales en aquellas mesas que cuentan con facilidades especiales para votar, por ejemplo, voto anticipado, por correo o con mesas móviles, especialmente cuando operan por varios días.
Manejo de quejas e impugnaciones
Es probable que tanto durante la votación y en los días subsecuentes, el organismo electoral tenga que atender quejas relacionadas con la calidad del servicio proporcionado, el comportamiento de los contendientes, las decisiones, el personal de votación o la validez de los procedimientos y prácticas instrumentadas. Después de la jornada electoral, los resultados podrían ser impugnados sobre la base de presuntas irregularidades; por ello, es importante que exista un proceso abierto y justo para atender todas las quejas, impugnaciones y controversias.
Acciones de seguimiento.
Después de cualquier elección, el organismo electoral tendrá que realizar ciertas actividades. Entre las que destacan:
- Garantizar que todos los materiales y equipo se hayan recuperado, clasificado y almacenado de forma segura, o bien, tenerlos listos para su reutilización o destrucción de acuerdo con los mandatos legales o las políticas aplicables.
- Para que se pueda mejorar la logística electoral, es importante que se realice una evaluación completa sobre sus esquemas, procedimientos y prácticas a la brevedad posible, para que los datos y las impresiones más valiosas estén frescas en la memoria del personal. Esto es crucial para desarrollar una cultura de mejora en el desempeño, en los costos y en el servicio.
- Los registros de la votación demandan un examen más cuidadoso e investigaciones complementarias, especialmente cuando se tienen sospechas de fraude electoral, debido a la votación múltiple o a la suplantación de electores.
En los sistemas con un registro de electores permanente, las elecciones podrían suminsitrar información valiosa sobre los cambios en el estatus o en el domicilio de los electores que requerirán un seguimiento o procesamiento posterior. En los sistemas en donde el voto es obligatorio, también será necesario que se investigue a los electores que no asistieron a votar.
Grupos de observación independientes.
La jornada electoral también es el periodo de actividad más intensa para los observadores independientes. Es cuando:
- Es probable que sus recursos se ajusten para cubrir distintos recintos electorales;
- La recolección de información sea más intensa;
- Es probable que sean requeridos por los contendientes políticos para intervenir a su favor.
Generalmente, la comunidad local o internacional tendrá la la expectativa de que los observadores independientes generen un juicio preciso y oportuno sobre los atributos del proceso electoral. El funcionamiento correcto de la observación durante este periodo, requiere una identificación detallada de los procesos críticos, tales como los preparativos que determinan el ambiente electoral, los horarios de votación, la elaboración del escrutinio y la declaración de resultados.
- Para que la observación resulte exitosa, es recomendable que los observadores cuenten con materiales de referencia que los apoyen en sus tareas.
- Para que la observación tenga algún impacto, es necesario que los grupos preparen reportes completos sobre sus actividades y sobre su evaluación del proceso.
