Desarrollo de programas de abastecimiento
La planeación, el diseño, la adquisición, la
distribución de materiales y equipo electorales, además de la contratación de
personal y de la selección de mesas de votación, son algunas de las tareas más
importantes que tiene que realizar el organismo electoral para garantizar que
todo este en orden para el día de las elecciones.
Al desarrollar programas de abastecimiento, se
debe tomar en cuenta que los materiales y el equipo:
- Sean
adquiridos de acuerdo al programa de adquisiciones planeadas (es esencial
que exista una planeación previa y completa de todas las necesidades de
equipo y material);
- Sean
apropiados para el entorno.
- Cumplan
las expectativas que dicta el marco legal sobre las elecciones;
- Otorguen
la seguridad y transparencia adecuadas para todos los procesos
electorales;
- Sean
adquiridos bajo estándares de costo-efectividad;
- Sean
fáciles de usar, y en caso de que sean utilizados por los electores, que
se enfatice la simplicidad de su formato;
- Que
puedan monitorearse de forma comprensiva y regular, para que garanticen el
asesoramiento continuo sobre la preparación para el día de las elecciones,
y el uso de planes de contingencia para atender las deficiencias.
Es extremadamente importante que los materiales y
equipo se manejen eficazmente durante la elección, de forma que mantengan la
confianza pública en la integridad de los procesos electorales y para que
otorguen un servicio de calidad a los electores. La falta de entrega de los
materiales esenciales a los electores, su demora, así como falta de seguridad
para su manejo, podría ocasionar serios problemas en la percepción pública
sobre la integridad electoral, cuestión que podría derivar en el rechazo de los
resultados de la elección.
Sería prudente que el cuidado del equipo y de los
materiales fuera responsabilidad de un administrador con experiencia. También
es vital que los gerentes de abastecimiento tomen parte en las políticas de la
logística electoral y en la toma de decisiones, para garantizar que los
procedimientos se desarrollen con la funcionalidad, confiabilidad y
temporalidad necesarias.
La importancia de contar con datos confiables
La planeación sobre los materiales, el equipo y
la logística, no puede realizarse eficazmente si no se dispone de datos
puntuales sobre el desempeño de otras áreas de la administración electoral. La
asesoría previa sobre el número de personas en el registro de electores, sobre
la ubicación de las mesas electorales y sobre cualquier cambio en el
procedimiento de la logística electoral, es esencial si se quiere realizar una
elección económica. Algunas cuestiones importantes son:
- Cambios
en la legislación o en los procesos electorales que pudieran afectar los
tipos, las cantidades o las fechas de entrega de los suministros. Dados
los largos periodos de tiempo que se requieren para la adquisición de
ciertos artículos (y los efectos subsecuentes en la educación al votante y
en la capacitación del personal), es conveniente que se instituyan plazos
moratorios para cualquier cambio legislativo o logístico que afecte la
votación. Esto deberá llevarse a cabo preferentemente tres meses antes de
la jornada electoral.
- Se debe
tener acceso a la cifra de electores que tiene el registro en el ámbito
nacional, distrital, y por mesa, para estimar las cantidades de cada tipo
de material y de equipo que necesitarán, ya que la carencia de este dato
dificultará el suministro adecuado.
- Tener
una logística para le planeación que sea eficaz, dependerá del
conocimiento que se tenga sobre el lugar donde se ubicarán las mesas
electorales. Determinar de forma tardía la ubicación de las mesas afectará
no sólo el cálculo de las cantidades totales requeridas, sino que también
podría ocasionar que se necesiten formas de transporte más costosas.
El anuncio tardío de las elecciones normalmente
se da en sistemas que no tienen un período determinado para realizarlas,
incrementándose la necesidad de que se tenga un flujo constante y preciso de
datos para tener listos los materiales y el equipo necesarios.
Medidas de control
Mantener el control sobre la adquisición, la
distribución, el uso y la entrega de materiales y equipo después de las
elecciones es necesario para garantizar:
- La
integridad financiera y la capacidad para prevenir cualquier pérdida de
bienes.
- La
preparación para que los administradores electorales tengan conocimiento
en todo momento de la ubicación, cantidad, y estatus de todo el equipo y
materiales, pudiendo tomar medidas de contingencia para manejar las
deficiencias.
Entre los elementos esenciales para el control de
materiales y equipo se incluyen:
- Especificaciones
claras sobre todos los materiales y equipo que deben adquirirse;
- Aprobar
programas para pruebas y mantenimiento;
- Un
sistema de numeración de todo el material y equipo para ayudar a su
identificación.
- Sistemas
para autorización de gastos en materiales y equipo.
- Sistemas
sencillos para registrar, enviar, y examinar los envíos y la recepción de
información durante cada etapa de abastecimiento, desde la manufactura
hasta el regreso, embodegado, o destrucción de materiales.
- Sistemas
para restringir el acceso a personas no autorizadas a los suministros;
- El
mantenimiento puntual del registro de los bienes mostrando cantidades,
ubicaciones, responsabilidades, y condición de los materiales y equipo
para la logística electoral;
- Sistemas
para autorizar la destrucción de equipos o materiales.
Todos aquellos involucrados en la adquisición y
distribución de suministros (proveedores, trabajadores de transporte y de
bodegas, funcionarios de mesa, personal del organismo electoral) deben recibir
instrucciones claras sobre el mantenimiento del registro de los materiales.
Es importante que las copias de los archivos de
suministro y distribución, estén a disposición de los gerentes a nivel local,
regional, y central para que todos tengan conocimiento de los perfiles de
preparación y esto los capacite para un monitoreo efectivo del abastecimiento
de materiales y de su distribución.
La falta de control y de pruebas a los materiales
y equipo, puede causarle graves problemas al organismo electoral. Con
frecuencia, la adquisición urgente conlleva falta de control o un control
inadecuado. El no tener conocimiento sobre el cumplimiento de las órdenes de
abastecimiento, sobre el arribo de los suministros a sus destinos, o sobre la
calidad y condición de las provisiones, podría dificultar que la logística
electoral sea efectiva.
La falta de controles y de responsabilidades para
la distribución y control de los suministros, podría afectar la integridad de
las elecciones, si se extraviaran materiales se podría provocar una pérdida
financiera seria. Muchos materiales que usa la logística electoral tales como
teléfonos celulares, equipo de cómputo, y vehículos, son portátiles y por ende,
susceptibles a pérdida o al robo.
Control de fuentes de suministro
Se tienen que controlar las fuentes de suministro
de equipo y de materiales, para que se pueda comprobar que las adquisiciones
son efectivas y económicas. Estos controles deberán incluir:
- Procedimientos
de licitación entre los proveedores para asegurar adquisiciones económicas
y transparentes;
- La
revisión cuidadosa sobre las desventajas que tienen los suministros
internacionales en términos de sustentabilidad, confiabilidad, durabilidad
y costos;
- Recurrir
solo a proveedores que estén dispuestos a otorgar garantías;
- Recurrir
solo a proveedores que tengan sistemas para control de calidad.
Requisitos de suministro
La logística electoral requiere el abastecimiento
de una gran diversidad de materiales y equipo. El cálculo sobre la
cantidad de materiales y equipo requeridos, debe tomar en cuenta todos los
usos, no sólo aquellos destinados al día de los comicios.
Se debe considerar especialmente aquel equipo
utilizado para uso interno del organismo electoral, para la capacitación del
personal y para otras actividades, tomando en cuenta también los materiales y
el equipo necesario para la información pública y para las actividades educativas.
Las reservas de contingencia deben calcularse igualmente (para la mayoría de
las provisiones generalmente se usa el rango del 5 al 10%).
