Consideraciones básicas
Los formatos tienen una función de control muy
importante en la logística electoral. Aunque se debe intentar minimizar el
número de formatos, siempre existirá una cantidad necesaria para la logística
electoral, debido a:
- La
necesidad de rendir cuentas sobre las acciones de la logística electoral,
para que en caso de existir impugnaciones, se pueda justificar el motivo
de cada acción;
- La
necesidad de estandarizar los registros sobre la gran cantidad de
información que generan los eventos electorales, a fin de que la toma de
decisiones tenga consistencia y se proteja la integridad de la elección.
Revisiones
Aunque los formatos son una parte necesaria de
los mecanismos de rendición de cuentas de la logística electoral, pueden llegar
a ser molestos. Sin embargo, es importante que la administración de la
logística electoral haga revisiones regulares sobre el número de formatos y de
sus contenidos, para conocer cuánta de la información recabada es:
- Requerida
por la legislación;
- Necesaria
para asegurar la rendición de cuentas y la transparencia;
- Se usa
para una administración regular y efectiva de la logística electoral;
- Puede
ser útil para consultarse en algún momento;
- Información
cuyo propósito es evidente.
Las tres últimas categorías deberían analizarse
detalladamente para determinar qué formatos y artículos informativos son:
- Requeridos
realmente como un registro formal;
- Han sido
superados por las prácticas necesitando revisión;
- Serían
igualmente útiles con solo mencionarlos o reportarlos informalmente;
- No
tienen propósito evidente.
La información que se recaba sin un propósito
concreto, representa una pérdida de recursos valiosos para la logística
electoral.
Formatos para uso interno
Debe evitarse sobrecargar al personal de la
logística electoral con tareas excesivas de recolección de datos, de
seguimiento de recursos y para monitorear los formatos que se deben llenar.
Debido a que el personal ya estará bajo presión, por lo que añadirles
peticiones sobre información poco importante o perteneciente a varias áreas del
organismo electoral afectaría su desempeño.
Cuando un sistema requiere muchos formatos o
estos son muy complejos, podrían cometerse errores al llenarlos y en el peor de
los casos, se podría fallar al tratar de responder a peticiones esenciales
sobre datos. Por esto se debe tratar de que los formatos sean simples, pero de
una forma que permita que capturen la información necesaria.
Idiomas
En sociedades que albergan distintas lenguas
oficiales, o con grupos de lenguas minoritarias significativas, tal vez sea
necesario que los formatos se produzcan en más de un idioma.
Para simplificar el suministro, sería preferible
que se produjeran formatos con varios idiomas, en lugar de formatos separados
para cada lengua. El diseño de los formatos y la calendarización de su entrega,
debe considerar el tiempo necesario para realizar traducciones efectivas.
Principios de diseño
Los formatos más efectivos son aquellos que son
fáciles de entender y de completar. Algunos principios que se pueden considerar
durante el diseño de los formatos de la logística electoral son:
- Usar
lenguaje sencillo en vez de legal. Sólo una pequeña parte de la gente que
usará los formatos tiene conocimientos jurídicos.
- Incluir
instrucciones claras para el llenado. Las instrucciones son mejores cuando
forman parte del diseño, que cuando se adhieren.
- Que toda
la información sobre el usuario se pueda identificar claramente (nombre,
dirección, etc.).
- Acomodar
la información de manera lógica, agrupando las solicitudes.
- Dejar
espacios en blanco entre las solicitudes de información individual. Debido
a que colocar demasiada información en cada hoja es ineficiente;
provocando que el formato sea difícil de entender.
- Revisar
que las áreas en las que se deben escribir las respuestas estén claramente
delineadas, asegurando que tengan espacio suficiente para las
posibles respuestas.
- Se
podría usar una lista de verificación en aquellos lugares que cuentan con
procesos administrativos estandarizados como resultado de las respuestas
que obtengan los formatos. Las listas debería estar separadas de la
sección del formato que recolecta información.
- Indicaciones
que expliquen la forma en que se usará la información. En países cuya
legislación protege la privacidad, esto podría ser obligatorio.
- Cuando
la intención de las preguntas es clara y las diferentes secciones estén
separadas adecuadamente, se podrían recolectar distintos tipos de datos en
un solo formato (en vez de suministrar varios).
- En la
medida de lo posible, los datos se deberían recabar solamente una vez, ya
que el llenado de varios formatos en los que haya que poner la misma
información, es una molestia que podría ocasionar que se llenen de forma
incorrecta.
Otra distribución
Incluir ejemplos de formatos relevantes en los
manuales de capacitación del personal electoral, explicando su uso y realizando
prácticas sobre su llenado, facilitará el proceso.
En aras de la transparencia, también es útil
poner a disposición de los participantes políticos y de otros ciudadanos
interesados, un número razonable de muestras sobre los formatos de la logística
electoral.
Rotulación con el domicilio
Podría ser efectivo usar impresoras láser o de
inyección de tinta para pre-imprimir directamente en los formatos la
información correspondiente al distrito electoral, a la mesa receptora del
voto, incluyendo el nombre o código y la subdivisión electoral por distrito o
por mesa.
Sin embargo, debe considerarse si esto ayuda a
los funcionarios electorales, si las ventajas de rotular el material no son
superadas por los costos y complicaciones que conlleva el control de calidad,
sobre el empaque y distribución del material entre las mesas de votación.
Control de formatos
La cantidad de datos que los formatos de la
logística electoral tiene que registrar, podrían ser inmensos. Los formatos que
listan los ejemplos de Election Forms Control Inventory, pueden dar una
idea del número de formatos que se tendrán que diseñar, producir y llenar.
Controlar el diseño y la producción de los
formatos es una tarea difícil que necesita recursos adecuados. Se necesitan sistemas
de control rigurosos que revisen la estandarización y la secuencia de los
formatos, para que los números y el contenido sean los indicados.
El siguiente listado no intenta dar cuenta de
todos los formatos que deben o pueden ser usados por la logística electoral,
pero sí muestra las áreas en las que podría necesitarse el registro regular o
el suministro de información mediante formatos impresos o sus equivalentes
electrónicos.
Nominaciones
- Notificación
formal sobre el período para postulaciones.
- Formatos
para postulación y cualquier documento adjunto.
- Rechazo
o aceptación de las nominaciones.
- Retiro
de nominaciones.
- Declaración
sobre las nominaciones aceptadas.
- Resolución
sobre el orden de las papeletas.
- Nombramiento
de los representantes de partidos o candidatos.
- Gastos
de campaña y reportes sobre contribuciones.
Control de materiales
- Documentación
sobre contratos o compras.
- Etiquetas
o sobres preimpresos para el envío y regreso de materiales a los centros
de votación.
- Inventarios,
recibos de los suministros y entrega de programas.
- Reportes
sobre pérdida y destrucción.
Reclutamiento y capacitación del personal
- Folletos
de información para los posibles miembros del personal.
- Ofertas
de reclutamiento, valoración de las posibilidades de ser contratado y
contratos o designaciones.
- Programas
de capacitación, anuncios sobre asesorías y evaluaciones.
- Medidas
para cumplir con los códigos de conducta y para mantener la secrecía del
voto.
- Gafetes
de identificación para el personal.
- Registros
sobre la asistencia del personal y registros de pago.
Administración de las mesas de votación
- Evaluación
de las instalaciones y de los sistemas de seguridad.
- Resolución
y notificación sobre las mesas de votación.
- Horarios
para notificaciones a las mesas.
- Registros
de impresión, conteo y organización de las papeletas.
- Señalamientos
para las mesas de votación -señalamientos para el control de electores,
señalamientos en cuanto al comportamiento de los electores (no fumar, no
portar armas, etc.)
- Instrucciones
para el personal de las mesas.
- Instrucciones
para los electores.
- Afiches
y panfletos informativos.
- Sobres
para las papeletas (para sistemas en los que las papeletas se incluyen en
sobres).
- Sobres
inservibles o anulados.
- Retraso
de la votación.
- Relación
de votantes no registrados en las listas de electores.
- Registros
durante la jornada electora.
- Listas
para supervisores.
- Reportes
del personal de mesa -éstos pueden consistir en una serie de formas
individuales que cubran todos los aspectos relacionados con el escrutinio
de las papeletas, la organización del personal y las instalaciones, o un
folleto sobre los registros de la votación.
Registro del escrutinio y de los resultados
- Notificación
de los horarios y centros de votación.
- Organización
y disposición de materiales electorales al momento del escrutinio.
- Registros
del escrutinio, resúmenes y conciliaciones.
- Determinación
y comunicación de resultados.
Los formatos para escrutinio y para dar a conocer
los resultados finales, deben estar diseñados de tal forma que muestren todos
los cálculos necesarios para determinar los resultados; evitando que la
información sea poco clara, confusa o complicada. Los documentos, minutas o
reportes de resultados no deben contener números impresos con anterioridad en
las columnas que contienen las cifras finales (por ejemplo, "1" en
las columnas de los millares que correspondan a los candidatos con más
posibilidades de recibir un porcentaje más alto de votos).
Votación especial
Aquí se incluye la votación en ausencia,
anticipada y postal. Además, se deberá considerar a los electores que requieran
asistencia especial
- Afiches
y panfletos para los electores.
- Solicitud
de las papeletas.
- Instrucciones
para realizar el voto.
- Sobres
para papeletas y sobres externos.
- Registro
y conciliación de las boletas impresas.
- Reportes
por parte de los funcionarios encargados de las mesas para la votación
especial--éstos pueden consistir en una serie de formas individuales que
cubran todos los aspectos relacionados con el escrutinio de las papeletas,
la organización del personal y las instalaciones, o como un folleto con
los registros de la votación.
Impugnaciones
- Declaración
sobre las impugnaciones.
- Peticiones
sobre recuentos.
- Reportes
sobre la investigación.
Acreditación para observadores y
representantes de partido
- Solicitudes
para acreditación o para su nombramiento como representantes de partido.
- Gafetes
de identificación.
- Certificados
sobre su aceptación de normas de conducta.
Seguimiento de los electores
- Denuncias
sobre fraude electoral y reportes sobre investigaciones.
- Confirmaciones
sobre el registro electoral y sobre investigaciones (en sistemas de
registro continuo).
- Averiguaciones,
comunicados, registros de investigación y resúmenes electorales
obligatorios (en sistemas de voto obligatorio).
