Dependiendo de la forma en que se busquen las solicitudes para ocupar las plazas de logística electoral, las ofertas de empleo se podrían elaborar ya sea como un cuestionario para determinar el interés y la disponibilidad del aspirante, o como un ofrecimiento sólido después de que se han elegido a las personas más convenientes.
Independientemente del método usado, sería recomendable que se use un proceso escalonado, con el objetivo de mantener un control efectivo sobre el reclutamiento del personal:
- Buscar solicitudes de personal potencial, confirmar el interés y la disponibilidad de personal de logística de elecciones previas, o analizar las personas nominadas;
- Evaluar y elegir al personal entre las personas que respondieron;
- Informa su rechazo a las personas no aceptadas;
- Se tienen que enviar ofertas de empleo para confirmar la disponibilidad de una posición determinada, cuando no se establezca previamente la disponibilidad, o cuando los solicitantes aplican para todas las posiciones y no por una en específico;
- Elaborar un nombramiento formal por escrito para aquellos aspirantes que hayan conseguido ocupar una plaza (que de preferencia incluya una cláusula especificando que la designación depende de que la persona concluya exitosamente la capacitación). Es importante que se mantenga la documentación sobre este proceso, para que se pueda combatir cualquier impugnación sobre la integridad de los nombramientos.
Una vez que el personal elegido ha confirmado su deseo de fungir como oficial bajo los términos dictados por los códigos de conducta, se tiene que enviar a cada miembro reclutado un documento de designación formal o un contrato.
Sin estos procedimientos el proceso de reclutamiento carece de rendición de cuentas.
Documentación para designar al personal
La documentación para contratar o designar al personal, debería revelar suficiente información para establecer los derechos, responsabilidades y atribuciones. La información que debería suministrarse incluye:
- El nombre de la posición que ocupará la persona;
- Términos y condiciones generales del empleo;
- Los deberes y responsabilidades de la posición (que debería explicarse ampliamente en documentación anexa sobre procedimientos);
- La ubicación, la fecha y la hora en que la persona se tiene que presentar a trabajar y la duración del empleo;
- Los requisitos de capacitación;
- Los requisitos del código de conducta, incluyendo cualquier declaración que tenga que ser firmada;
- Declaración de secrecía que debe firmar todo el personal de las mesas de votación;
- El tipo de remuneración y los acuerdos para el pago tanto para la capacitación como para el trabajo en las mesas, que a su vez debe incluir los impuestos o contribuciones necesarias;
- Los derechos adicionales y los acuerdos para ellos, como el transporte, hospedaje, seguro y gastos.
- Cualquier acuerdo específico que el personal deba conocer para realizar sus deberes de forma efectiva;
- Las penalizaciones que conlleva el incumplimiento de las condiciones impuestas;
- Contactos para recibir información;
- Petición para confirmar rápidamente la aceptación o rechazo del trabajo.
Existe otro tipo de información adicional que también podría enviarse junto con la documentación del nombramiento. Para el personal de alto rango, detalles sobre sus subordinados. Para los presidentes de mesa, información sobre la entrega o lapsos para recoger el equipo, acuerdos para la seguridad de las mesas, acuerdos para el regreso de las instalaciones e instrucciones para elaborar los reportes.
Otro material
- Entregar al personal la documentación sobre su designio, ya sea en una reunión, por correo electrónico o a través de otros medios de entrega, es la forma más efectiva para suministrarle a cada miembro del personal:
- Una copia de los trámites importantes;
- Cualquier prerrequisito para la capacitación (completar ejercicios o libros de trabajo);
- Información específica sobre cualquier acuerdo de transporte u hospedaje para que cumpla con sus deberes.
Cuando debido al cumplimiento de sus deberes en la votación, el personal requiera los servicios de la votación ausente, la documentación de su designio también debería incluir los formatos pertinentes.
