Une partie importante de la planification de l’OGE consiste à évaluer les besoins en acquisition de matériel électoral, et à le faire de manière rapide et rentable. Le temps exigé pour faire des acquisitions peut largement varier selon des facteurs tels que l’origine des fournitures et leur mode de transport, mais il est généralement plus long qu’on ne l’imagine.
Les politiques d’approvisionnement des OGE diffèrent largement d’un pays à l’autre. Les OGE de modèles gouvernemental et mixte sont souvent soumis aux directives et usages du gouvernement en matière d’acquisitions. Les OGE de modèle indépendant peuvent être soumis aux exigences gouvernementales en matière d’acquisitions (telles que celles destinées à rehausser la probité et l’efficacité dans les acquisitions), ou peuvent avoir la possibilité de déterminer quelques-unes ou toutes leurs politiques et procédures d’approvisionnement. Certains OGE de modèles gouvernemental et mixte peuvent, en général, être tenus de suivre les procédures d’acquisition du gouvernement, mais peuvent avoir des dispenses spéciales pour les achats urgents.
Certains OGE doivent recourir aux services d’une agence centrale de l’administration publique pour toutes leurs acquisitions. Dans certaines circonstances, comme dans les pays membres de l’Union européenne, il est plus efficace pour l’OGE d’agir ainsi que d’essayer d’exécuter cette tâche à l’interne à cause de la complexité des procédures d’achat. Dans d’autres pays où l’OGE doit passer par une agence chargée d’effectuer les achats pour l’ensemble de la fonction publique, l’OGE peut bénéficier d’une approbation a posteriori des frais ou être exempté des règles de l’agence pour certains achats. Cependant, cette pratique est généralement perçue comme incompatible avec les principes de la bonne gouvernance et de l’efficacité.
Le recours à une agence centrale d’achats de la fonction publique peut s’avérer inefficace pour les acquisitions d’un OGE parce que de nombreuses administrations publiques sont incapables de se conformer aux délais très courts et stricts auxquels sont généralement soumis les OGE pour l’acquisition de biens et services électoraux. En conséquence, les OGE de certains pays peuvent être habilités à avoir leur propre service d’achats interne pour faire leurs acquisitions en toute indépendance. Si un OGE a son propre service d’achats, son contrôle sur les décisions d’acquisition est accru, mais la responsabilité de toute acquisition relève alors de l’OGE.
Toute critique du public ou du gouvernement sur la probité ou le bien-fondé des décisions d’achat de l’OGE peut très rapidement affecter la crédibilité d’ensemble de l’OGE. Les OGE doivent s’assurer que leurs processus d’achat sont :
-
complètement transparents;
-
conformes aux critères de probité les plus élevés;
-
à l’abri de tout favoritisme;
-
véritablement compétitifs;
-
objectifs;
-
dénués du moindre soupçon de corruption.
Avant de conférer à l’OGE la responsabilité des acquisitions, il faut avoir la certitude qu’il possède les ressources, les compétences et les systèmes de contrôle nécessaires, y compris un code de conduite exécutoire et des dispositions relatives aux conflits d’intérêts.
De solides procédures de contrôle et de révision sont nécessaires pour les décisions d’acquisition majeures, de la même manière qu’il faut des mesures de contrôle rigoureuses pour supporter les pressions nées de tout achat effectué en procédure d’urgence, à cause de décisions opérationnelles tardives ou d’une libération différée du financement. Un OGE peut simplifier ses processus d’acquisition sans perte d’intégrité en mettant en place des procédures de préqualification qui identifient très tôt dans le cycle électoral les fournisseurs qui remplissent les critères de l’OGE relatifs à la fourniture de marchandises ou de services spécifiques, et qui sont invités à faire des soumissions portant sur ces derniers avant un scrutin. C’est une bonne pratique d’exiger des soumissionnaires qu’ils acceptent le Code de conduite de l’OGE.
Les OGE doivent aussi s’assurer que leurs achats de matériel, surtout dans les domaines de la haute technologie, sont effectués en fonction des besoins de l’OGE, et non pas en fonction de ceux de fournisseurs désirant se débarrasser de technologies obsolètes, tester de nouveaux produits sur le terrain ou vendre des équipements chers qui sont trop étroitement spécialisés ou qui ne peuvent pas être entretenus sans un contrat d’entretien onéreux avec le fournisseur d’origine. Trouver des conseils vraiment indépendants sur les systèmes informatiques peut être très difficile, et les membres et le personnel de l’OGE peuvent ne pas avoir la connaissance technique requise pour analyser les propositions, appropriées en apparence, du vendeur. Les OGE doivent être clairs dans leurs objectifs opérationnels concernant les résultats attendus des achats d’équipements ou de systèmes informatiques ou autres, et ils doivent tester de façon rigoureuse et indépendante les propositions des vendeurs bien avant la date du scrutin suivant pour s’assurer que ces équipements et systèmes peuvent répondre aux objectifs.
