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Les OGE ont plus de chance de contrôler les activités électorales efficacement s’ils sont autorisés à embaucher et licencier directement leur personnel et à définir les conditions de travail des secrétariats chargés de mettre en œuvre leurs politiques. Cependant, dans de nombreux cas, le personnel des secrétariats d’OGE provient de la fonction publique et est régi, à un degré plus ou moins grand, par les règles communes de la fonction publique, qui peuvent restreindre la flexibilité et la professionnalisation des ressources humaines de l’OGE.
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Chaque OGE doit établir une structure organisationnelle lui permettant de réaliser ses objectifs stratégiques de manière efficiente par la désignation du nombre adéquat d’employés compétents aux bons endroits et aux niveaux d’ancienneté appropriés, avec des lignes de responsabilité efficaces.
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Le plan stratégique d’un OGE est la base de toutes ses activités, car il définit pour une période fixe la vision de l’OGE, son but, ses valeurs, les cibles visées, les résultats attendus et les indicateurs de performance. La participation des parties prenantes à l’élaboration, à la supervision et à la révision des plans stratégiques de l’OGE aide à concentrer les efforts sur le service et peut accroître la confiance dans l’OGE.
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Le nombre et la qualité des employés prévus dans l’organigramme de l’OGE devraient être à la hauteur des résultats et rendements exigés par son plan stratégique.
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L’OGE a également besoin de plans de travail opérationnels, basés sur le plan stratégique, détaillant les processus de travail individuels et leur intégration, les dates limites et les responsabilités de chacun. À partir de ces plans de travail, il est utile de créer un calendrier électoral détaillé, dont une version simplifiée constitue un outil d’information important pour le public et favorise la transparence.
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Un code de conduite exécutoire, que tous les membres et employés d’un OGE sont tenus de signer, aide l’OGE à maintenir l’intégrité électorale, l’éthique, l’impartialité, la qualité du service et le respect des normes professionnelles.
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Afin de protéger la mémoire institutionnelle de l’OGE et de garantir que les documents électoraux pouvant être utilisés dans d’éventuelles procédures judiciaires ou pour des recherches destinées à améliorer les processus électoraux sont conservés convenablement, l’OGE doit être responsable de la garde et de l’archivage de tous ses dossiers et documents.
