Il existe différentes procédures de nomination pour le secrétariat des OGE. Dans les pays dotés d’un OGE de modèle gouvernemental ou mixte, la mise en œuvre des élections est assurée par l’exécutif par le biais d’un ministère ou des autorités locales. Le personnel du secrétariat de l’OGE est normalement constitué de fonctionnaires, nommés par l’exécutif selon les mêmes règles applicables à toutes les nominations dans la fonction publique, et conformément aux politiques de la fonction publique en matière de rotation, de formation et de révocation. Habituellement, ces questions ne sont pas traitées dans la loi électorale.
Ces fonctionnaires peuvent s’occuper d’administration électorale à plein temps. Mais ils peuvent aussi avoir d’autres obligations entre les élections et ne prendre part au travail électoral qu’en période électorale. Ils sont alors déployés ou détachés au bureau des élections pour l’aider dans diverses tâches (p. ex. découpage électoral, inscription des électeurs, éducation électorale, enregistrement des partis et des candidats, vote, dépouillement du scrutin).
Dans certains pays, pour les OGE de modèle indépendant, le personnel du secrétariat travaillant pour l’OGE est nommé directement par l’OGE selon les conditions et les structures de dotation du personnel déterminées par l’OGE, alors que dans d’autres pays, ils sont des fonctionnaires et leurs salaires et conditions d’emploi relèvent de la fonction publique. Même là où le personnel du secrétariat est constitué de fonctionnaires, ils peuvent faire l’objet de nominations légales selon les dispositions de la loi électorale.
L’étendue des pouvoirs de l’OGE en matière d’embauche et de licenciement de son personnel fonctionnaire peut fournir une indication sur le niveau d’indépendance de l’OGE vis-à-vis du gouvernement. Dans les pays où le fonctionnaire électoral en chef est le directeur général de l’OGE, il peut être nommé par le président. Une récente évaluation externe des élections générales de 2004 au Botswana a recommandé que le pouvoir de nomination du directeur général de l’OGE soit conféré à l’OGE plutôt qu’au président.
Dans certains pays, tout le personnel de l’OGE est constitué de fonctionnaires. Par exemple, toutes les nominations de l’OGE peuvent être liées aux salaires et conditions d’emploi de la fonction publique. L’OGE peut ensuite déterminer les conditions d’emploi du personnel temporaire des élections, tel que le personnel des bureaux de vote. Dans certains cas, la rémunération du personnel du scrutin peut être soumise à l’approbation du Trésor. Au Canada, les présidents de bureau de vote de l’OGE (les directeurs) au niveau du district électoral étaient auparavant nommés par le gouvernement et non par l’OGE, une pratique qui était souvent critiquée. À la suite de réformes qui sont entrées en vigueur en 2007, ils sont maintenant nommés pour une période de 10 ans par le directeur général des élections selon un processus fondé sur le mérite.
Les éléments importants à prendre en considération lorsqu’il faut déterminer s’il convient d’utiliser des fonctionnaires au secrétariat de l’OGE sont la neutralité politique et les niveaux de compétence par rapport au travail exigé. Les fonctionnaires peuvent être perçus par le public comme associés au gouvernement ou facilement influencées par lui parce qu’ils en dépendent pour leur embauche, leurs promotions et leurs salaires; ce qui peut donc affecter la crédibilité de l’OGE. Les OGE forts, de modèles indépendant ou mixte, peuvent vaincre cette impression.
Dans beaucoup de pays, les fonctionnaires peuvent n’avoir pas reçu une formation de haut niveau ou ne pas être techniquement compétents dans les tâches électorales à cause de la faible fréquence des élections ou en raison des politiques de rotation de la fonction publique. Combiner les compétences disponibles dans la fonction publique au savoir de personnes recrutées hors de celle-ci, de même qu’à des consultants externes, peut aider à relever le niveau des compétences. Dans certains pays, y compris l’Indonésie, pour l’information de l’électeur et pour les tâches liées aux technologies de l’information, l’OGE a employé, avec succès, des conseillers et des entrepreneurs qui ont transféré des compétences au personnel de l’OGE, issu de la fonction publique.
