La détermination des rapports de travail internes de l’OGE exige la création d’un schéma de structure organisationnelle (organigramme) qui assure une planification, une prestation de services et un contrôle de gestion à la fois efficaces et intégrés.
L’OGE peut créer son propre organigramme s’il en a la compétence interne. Autrement, il peut embaucher un consultant, une organisation spécialisée ou un autre OGE pour l’aider dans cette tâche. Il est important que l’OGE ou ses agents fassent de larges consultations sur le développement de la structure organisationnelle pour favoriser la participation des parties prenantes à ses opérations. La participation des parties prenantes peut garantir que l’OGE prenne en compte les attentes externes et pas seulement ses besoins de gestion internes lorsqu’il élabore ou révise sa structure organisationnelle.
Le nombre de postes à créer, leur hiérarchie et leurs relations en matière de gestion dépendront de ce qui est nécessaire pour accomplir efficacement le mandat de l’OGE. Idéalement, la structure reflétera totalement les objectifs et fonctions de l’OGE, plutôt que d’être adaptée aux compétences du personnel disponible, bien que cette approche puisse être plus difficile à appliquer dans les OGE dépendant complètement des structures de recrutement moins flexibles de la fonction publique.
Le caractère temporaire ou permanent des activités de l’OGE peut être aussi important que les fonctions elles-mêmes dans l’élaboration de l’organigramme. Certaines tâches de base –administration, révision et évaluation, planification et préparation des scrutins – exigent un niveau minimum de personnel permanent. L’OGE doit également prendre en considération d’autres tâches de nature permanente, comme l’inscription des électeurs, l’enregistrement des partis politiques, la supervision du financement politique et l’éducation électorale. Même si les tâches continues sont relativement peu nombreuses, l’OGE peut avoir intérêt à maintenir une solide équipe de gestion permanente, couvrant toutes les fonctions, afin de pouvoir gérer efficacement les pointes d’activité.
La création de trop de postes au sein de l’organigramme de l’OGE peut susciter des critiques du public, surtout entre les élections, une période où le public a du mal à imaginer que le personnel de l’OGE puisse être occupé à une tâche quelconque. En revanche, maintenir une structure trop réduite peut augmenter l’efficacité pendant les périodes de faible activité, mais risque de saper le progrès et la continuité. Avant d’implanter un plan prévoyant peu de personnel, il faut soigneusement évaluer la disponibilité potentielle de personnel supplémentaire pour les périodes de pointe et la capacité interne à former le nouveau personnel. À cet égard, les OGE de modèles gouvernemental et mixte qui ont la possibilité de faire appel à des ressources supplémentaires de la fonction publique pour faire face aux charges de travail en période de pointe sont peut-être les mieux placés pour fonctionner de façon continue avec un maximum d’efficacité.
Comment créer un organigramme
Pour créer l’organigramme d’un OGE, il faut d’abord définir les éléments suivants :
-
pouvoirs, fonctions et tâches que le cadre légal électoral confie à l’OGE;
-
calendrier de mise en œuvre de ces tâches;
-
nombre d’employés permanents requis pour chaque fonction ou tâche;
-
niveau de qualifications et d’expérience requis pour chaque fonction et tâche;
-
hiérarchie de gestion de l’OGE – qui est responsable devant qui;
-
relations entre les divers niveaux de l’OGE, y compris le besoin ou non de créer des emplois permanents ou temporaires à l’échelon régional; hiérarchie et structure des responsabilités au sein des OGE et entre les divers bureaux.
Les structures des OGE doivent être suffisamment robustes pour faire face aux conditions de fonctionnement réelles, qui peuvent être désorganisées ou conflictuelles. Bien qu’il existe une multiplicité de structures organisationnelles possibles pour un OGE, certains concepts généraux méritent d’être pris en considération lorsqu’on développe la structure du secrétariat :
-
les structures organisationnelles plus simples, avec moins de niveaux de gestion, peuvent fournir des services plus rapidement, souvent plus efficacement, et aider à prévenir la constitution de fiefs;
-
les structures sont plus efficaces quand elles sont clairement liées au plan stratégique de l’OGE;
-
les structures tournées vers l’extérieur et concentrées sur la prestation de services aux parties prenantes sont meilleures que les structures tournées vers l’intérieur et concentrées sur les fonctions de gestion ou de soutien;
-
les structures doivent faciliter la communication verticale et horizontale dans l’OGE;
-
pour chaque unité de l’organisation, il doit y avoir des attentes claires en matière de rendement pour le travail, et de reddition de comptes pour les services;
-
les structures doivent aider les services centraux (p. ex. finances et personnel) à soutenir les unités opérationnelles;
-
une fonction d’audit interne indépendante, faisant directement rapport au chef du secrétariat ou aux membres de l’OGE sans passer par la structure du secrétariat, peut aider à garantir l’intégrité et la probité de l’organisme.
