Avant de déterminer la structure organisationnelle et de décider de la taille de son effectif, il faut déterminer les périodes de pointe potentielles du cycle électoral. L’OGE doit préparer un calendrier électoral à cette fin. Le but fondamental d’un calendrier électoral est d’aider l’OGE à gérer ses activités de planification et de préparation de façon à respecter ses dates limites réglementaires et administratives.
Le calendrier électoral est aussi très utile pour assurer le respect des délais dans l’acquisition du matériel nécessaire à l’inscription et au scrutin.
L’évaluation rigoureuse du calendrier électoral, après chaque élection ou autre scrutin, aide à identifier tout problème d’allocation de temps pour les tâches. Une telle évaluation permet de cerner les changements qu’il conviendrait d’apporter à la structure organisationnelle, aux allocations de ressources ou au cadre exécutif ou législatif afin d’améliorer les opérations électorales.
Le calendrier est également utile à la transmission de l’information au public, aux partis politiques et aux médias concernant les dates de démarrage et d’achèvement des activités clés. Cela augmente la transparence de l’OGE et lui crée une image publique positive. L’inclusion de toutes les dates limites administratives dans un calendrier électoral pour distribution publique peut cependant s’avérer inutile et même créer une certaine confusion chez ceux qui ont besoin de connaître seulement les dates réglementaires clés. Un OGE peut décider de produire un calendrier administratif interne et une version abrégée de ce calendrier pour distribution aux médias et au public. Si nécessaire, et en l’absence de motifs de sécurité, il n’y a aucune raison pour que l’OGE ne puisse pas autoriser les parties prenantes, telles que les partis politiques, les candidats, le personnel électoral, les ONG et les organismes donateurs, à recevoir des copies du calendrier administratif détaillé.
Les pays à système de gestion électorale centralisé peuvent, si les ressources sont disponibles, informatiser leur planification et créer un calendrier électoral complet définissant clairement les étapes, les délais, les responsabilités et les interdépendances d’activités. Le calendrier devient alors un plan sophistiqué des opérations électorales. Ce type de calendrier peut servir aux membres du personnel pour gérer la progression de leurs tâches, et peut aussi être utile aux parties prenantes ainsi qu’aux cadres législatif et réglementaire.
