Les exigences en matière de gestion du changement dépendront de l’ampleur de la réforme et des processus électoraux concernés. Un changement de modèle d’OGE (p. ex. pour passer d’un modèle gouvernemental à un modèle indépendant) doit être particulièrement bien planifié en vue d’assurer une transition harmonieuse ainsi que la rétention des compétences et de la mémoire institutionnelle. Il importe que les changements aux structures et aux cadres électoraux fassent l’objet d’un accord assez longtemps avant les élections afin de permettre la préparation de nouveaux documents et la mise en œuvre efficace de la formation.
Surtout dans les cas où le changement touche la nature, ou la structure et le personnel d’un OGE, il est essentiel de nommer une personne compétente en gestion et en communication pour surveiller et pour appliquer les changements. Les changements apportés aux structures organisationnelles et aux rôles des individus au sein des structures créeront inévitablement de la tension. La transparence, l’honnêteté, la consultation sérieuse, la communication et l’information sont essentielles en période de changement électoral. La planification dans le temps est également cruciale. Le personnel d’un OGE a des compétences et des connaissances qui peuvent être difficiles à remplacer, surtout à la veille des élections. La participation de membres de l’OGE à la gestion du changement démontre la volonté de réforme de l’organisme.
La mise en œuvre de réformes relatives à des processus techniques peut requérir l’aide d’experts spécialisés dans des domaines techniques spécifiques. Dans la mise en œuvre des réformes techniques, l’OGE doit veiller à ce que les nouvelles spécifications relatives aux procédures et au système soient exactes et correctement mises en œuvre. Il est essentiel de prévoir des mécanismes de révision pour le processus de développement ainsi que des tests préalables. Le processus de gestion du changement doit aussi inclure des indicateurs mesurables pour évaluer la mise en œuvre des réformes électorales, et des responsabilités claires pour rendre des comptes en fonction d’indicateurs, ainsi que pour améliorer concrètement la performance si un indicateur n’est pas atteint.
