Le « concept d’opération » sert à guider un OGE dans l’élaboration et la mise en œuvre de ses plans d’opérations détaillés. Il fournit le cadre d’une planification opérationnelle faite en fonction du plan stratégique. Il doit admettre toutes les contraintes pesant sur la planification de l’OGE, et être réaliste dans ses hypothèses relatives aux questions telles que la sécurité et la stabilité, ainsi que les autres circonstances imprévues pouvant affecter la gestion électorale, de même que la préparation et la conduite des élections. Le concept d’opération doit aussi prendre en compte l’établissement ou non d’un cadre légal approprié, de même que la nature et la portée des processus électoraux.
Le concept d’opération doit mettre l’accent sur l’importance de la pleine participation des parties prenantes, en particulier des électeurs. Pour les besoins d’une planification détaillée et d’une administration efficace, le concept d’opération peut diviser un processus électoral en plusieurs phases : p. ex. création du cadre légal et administratif, préparatifs pour l’inscription des électeurs, conduite de l’inscription des électeurs, préparatifs en vue du vote et du dépouillement, enregistrement des candidats, campagne politique, vote, dépouillement des voix, publication des résultats et activités postélectorales. Chaque activité opérationnelle doit être axée sur les résultats prévus dans le plan stratégique.
La planification opérationnelle est particulièrement efficace quand ceux chargés de la mise en œuvre des activités sont associées à leur planification. Les plans opérationnels peuvent définir des cibles opérationnelles annuelles ou à plus long terme, et être subdivisés en segments semestriels, trimestriels, mensuels et hebdomadaires, selon la disponibilité des ressources et les dates limites légales et opérationnelles pour la fourniture de services électoraux efficaces. Les plans d’opération de chaque activité de l’OGE doivent être découpés en charges de travail au niveau des divisions de l’OGE, et peuvent être harmonisés au moyen d’un comité du personnel de direction du secrétariat, peut-être avec la participation de membres de l’OGE. L’approbation officielle des plans d’opération par les membres de l’OGE leur confère une plus grande importance. Les plans des divisions doivent être découpés en plans réduits applicables aux unités opérationnelles ainsi qu’aux employés individuels afin de renforcer l’importance de chaque membre du personnel de l’OGE dans l’atteinte des objectifs et des cibles de performance de l’OGE, et fournir un mécanisme de supervision de la performance du personnel et de l’unité opérationnelle.
