Comme leurs biens appartiennent à l’État, les OGE ont la responsabilité de protéger leur valeur en contrôlant l’ensemble de leurs biens (équipement, matériels, logiciels, etc.) après leur achat. Les responsabilités relatives à la gestion des biens doivent être clairement établies dans la structure de l’OGE et les descriptions de tâches du personnel. Les donateurs peuvent aussi souhaiter s’assurer qu’un OGE a la capacité de prendre en charge la gestion des biens qu’ils fournissent.
Parmi les contrôles de base effectués sur les biens d’un OGE figurent l’apposition d’un numéro d’identification de l’OGE sur chaque bien, la tenue de fichiers complets et à jour sur les biens, la mise en place de traces de contrôle pour les transferts de biens, la tenue d’inventaires réguliers des biens, la réalisation d’enquêtes et l’imposition de sanctions appropriées en cas d’irrégularités. Il est nécessaire de faire l’inventaire au moins une fois l’an. Les fichiers des biens doivent enregistrer toutes les données pertinentes : nom du bien, numéros de série et d’identification, date et coût d’acquisition, emplacement actuel et historique de son emplacement, données de dépréciation, valeur actuelle, état actuel, date du dernier inventaire et information sur la mise au rencart.
Lorsqu’ils achètent des biens, les OGE doivent avoir une idée claire de leur cycle de vie.
Il est important de choisir le bon moment pour acheter des actifs afin de garantir à la fois une utilisation efficace des fonds et la disponibilité des biens pour les scrutins. À cet égard, il faut prendre en considération des facteurs comme les délais de production, les coûts de stockage et les moyens de distribution. Par exemple, au Canada, l’OGE s’assure qu’il dispose toujours de stocks suffisants de papier spécial pour l’impression des bulletins de vote d’une élection nationale, puisqu’au Canada les élections peuvent être convoquées à n’importe quel moment.
