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Les parties prenantes d’un OGE sont les groupes qui affectent ou sont affectés par les actions de l’OGE, et auxquels l’OGE doit rendre des comptes. Les parties prenantes fondamentales sont les institutions telles que le pouvoir législatif, les partis politiques, la branche exécutive du gouvernement, le personnel de l’OGE, l’électorat, les médias, la société civile, les diverses composantes de l’appareil judiciaire, les observateurs électoraux et les donateurs. Les parties prenantes secondaires, dont les rapports avec l’OGE sont moins étroits, comprennent les fournisseurs et le grand public.
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Un OGE doit traiter toutes les parties prenantes équitablement et maintenir avec elles des relations régulières de communication et de consultation à l’aide de différents moyens : réunions de consultation sur les politiques, briefings médiatiques, participation de parties prenantes dans des activités et des programmes de formation de l’OGE, distribution de rapports de l’OGE, etc.
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Les communications et les consultations peuvent porter sur des questions comme les plans stratégiques, les processus et les calendriers électoraux, les réformes électorales, et les besoins en matière d’éducation électorale. La transparence, le professionnalisme et la fiabilité des communications avec les parties prenantes suscitent la confiance dans l’OGE et le processus électoral.
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Dans sa culture organisationnelle, l’OGE doit être sérieusement à l’écoute des besoins et des attentes des parties prenantes. Il doit gérer activement les rapports avec les parties prenantes de façon à favoriser la bonne volonté et la crédibilité. L’attention qu’un OGE porte à une partie prenante varie selon son importance et son pouvoir.
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En dépit de tous ses efforts, un OGE peut avoir à traiter avec des parties prenantes difficiles. Les OGE doivent décider s’ils négocient directement avec celles-ci (par exemple, dans le cadre de comités de liaison regroupant un large éventail de parties prenantes) ou indirectement, par le biais d’autres institutions telles que les tribunaux pour les différends concernant l’interprétation de la loi.
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Un OGE peut avoir besoin de prendre des mesures défensives pour protéger sa réputation, en utilisant les médias et d’autres moyens de diffusion pour faire valoir son point de vue dans tout différend avec une partie prenante. La meilleure défense d’un OGE reste un haut niveau de professionnalisme, d’intégrité et de qualité de service.
