Pour déterminer si c’est un OGE permanent ou temporaire qui serait le plus approprié, les charges de travail tout au long du cycle électoral doivent être prises en considération et il faut comparer les dépenses nécessaires au maintien d’une institution permanente aux frais et au temps requis pour la mise en place d’un nouvel organisme à chaque élection.
L’existence d’une institution électorale permanente se justifie dans des situations où des activités électorales ont lieu régulièrement (p. ex. élections régulières ou partielles, inscription continue des électeurs) ou lorsqu’il faut poursuivre le travail de développement électoral (p. ex. éducation électorale, réforme de la législation électorale).
Certains pays ont des OGE qui n’existent que pendant la période électorale. Ces OGE peuvent être de modèle indépendant, gouvernemental ou mixte. Dans certains cas, l’OGE de modèle gouvernemental doit être temporaire parce que les fonctionnaires chargés des élections ont d’autres occupations à plein temps et sont mis à la disposition de l’OGE uniquement en période électorale. Cependant, certains pays avec un OGE de modèle gouvernemental, tels que la Suède, maintiennent un personnel réduit chargé d’accomplir certaines tâches, comme la mise à jour du registre électoral (appelé aussi fichier électoral), entre les élections. Dans certains OGE de modèle mixte, le composant gouvernemental est permanent, pour conserver la mémoire institutionnelle, alors que le composant de modèle indépendant fonctionne uniquement pendant les périodes électorales, comme au Togo.
Certains pays dotés d’OGE de modèle indépendant ont des OGE centraux permanents qui coexistent avec des OGE subalternes temporaires au niveau régional ou local. Selon les responsabilités des OGE subalternes et la logistique nécessaire, ces dernières structures sont nommées de deux à six mois avant les élections.
Il y a beaucoup de phases dans le processus électoral : pour une élection, par exemple, ces phases comprennent la conception et la rédaction des lois, le recrutement et la formation du personnel électoral, la planification de l’élection, l’inscription des électeurs, l’enregistrement des partis politiques, la désignation des partis et des candidats, la campagne électorale, le scrutin, le dépouillement des votes, le recensement des résultats, leur proclamation, le règlement des litiges électoraux, la présentation des rapports, la vérification et l’archivage. À la fin d’un processus électoral, il est souhaitable que le travail commence en vue du suivant : le processus entier constitue ce qu’on appelle le cycle électoral.
Pays qui ont des OGE permanents :
- Arménie
- Australie
- Brésil
- Canada
- Indonésie
- Mexique
- Philippines
- Afrique du Sud
- Thaïlande
Jusqu’à récemment, la Bulgarie et la Roumanie n'avaient pas d’OGE permanents, même au niveau national. Des OGE permanents ont été créés à la suite des encouragements de l’Association des fonctionnaires chargés des élections en Europe centrale et de l’Est (ACEEEO) et des recommandations des missions d’observation électorale de l’Organisation pour la sécurité et la coopération en Europe (OSCE), qui faisaient valoir que de telles structures aideraient à rehausser la mémoire institutionnelle et la continuité opérationnelle.
