Les documents de formation tels que les instructions, les manuels ou les feuillets d’information peuvent prendre des formes diverses, selon les besoins de formation à combler. En général, il est bon que ces documents soient courts et faciles à comprendre. Pour faciliter la formation autant que possible, les documents imprimés peuvent montrer le processus du vote à l’aide de figures explicatives, telles que des diagrammes, des images ou une animation du processus, étape par étape. Des exemples clairs aideront à faire comprendre les éléments plus difficiles.
Un autre outil utile est le manuel de « résolution de problèmes » ou de « référence rapide », qui présente une série de problèmes potentiels au bureau de vote et qui peut être rapidement ouvert à la bonne page, en cas de besoin. Des manuels ou feuillets peuvent aussi être utilisés pour présenter ce qui est nouveau depuis la dernière élection et ce qui a été modifié. Le personnel expérimenté aura tendance à parcourir superficiellement les directives, persuadé qu’il maîtrise déjà le système et peut donc exécuter les tâches exigées. Le fait de mettre en relief les éléments nouveaux ou modifiés dans un manuel ou un document séparé aidera à éviter bien des erreurs.
Les feuillets d’information sont utiles pour mettre en évidence des sujets qui peuvent être particulièrement importants dans certains cas. La documentation écrite a toujours été et est encore très couramment utilisée pour la formation du personnel d’OGE. Dans certains pays, une partie de la formation est dispensée à l’aide de moyens électroniques.
Instructions
Certains pays utilisent depuis longtemps des feuilles d’instructions ou des listes de contrôle faciles à lire dans le cadre de la formation en cascade de certains échelons du personnel électoral (p. ex. agents de sécurité aux bureaux de vote, personnel des bureaux de vote, préposés au dépouillement). Les instructions de ce type peuvent être distribuées en format électronique lorsque c’est possible.
Manuels de formation
La plupart des OGE utilisent des manuels pour former les fonctionnaires électoraux. Des manuels exacts, bien écrits et faciles à interpréter et à appliquer constituent une aide indispensable à la formation. Il est bon de diviser un manuel en différentes sections pour couvrir des catégories d’employés ayant des tâches différentes, et d’inclure des listes de contrôle simples des tâches essentielles ainsi qu’une série de questions auxquelles les apprenants doivent répondre afin de tester leurs connaissances. Les manuels papier peuvent être complétés par des versions électroniques à partir desquelles des questions supplémentaires peuvent être imprimées. Il est conseillé d’imprimer un nombre suffisant d’exemplaires des manuels pour permettre aux fonctionnaires électoraux de les emporter après leur formation, soit pour une lecture plus approfondie, soit pour s’y référer pendant leur travail. En Hongrie, des installations de formation électroniques sont utilisées, y compris un manuel électronique accompagné d’un test sur son contenu.
Les OGE peuvent aussi produire des manuels sur les processus électoraux pour leurs différentes parties prenantes (partis politiques et candidats, agents des partis, médias, observateurs électoraux, etc.). Le travail d’un OGE compétent est plus facile lorsque les parties prenantes comprennent bien la nature des processus électoraux.
