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Les nouvelles technologies et les demandes en faveur d’élections hautement intègres et largement accessibles suscitent de nouveaux besoins en matière de financement électoral, et notamment en matière de dons financiers dans certaines démocraties émergentes. Les besoins de financement des OGE varient considérablement selon les années, ce qui exige des estimations budgétaires précises basées sur les ressources requises pour obtenir les résultats stratégiques projetés.
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Le projet CORE sur le coût de l’inscription et le coût des élections, parrainé par le PNUD et IFES, répartit les coûts électoraux en trois catégories :
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coûts de base (ou coûts directs) – coûts normaux, directement liés aux élections;
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coûts diffus (ou coûts indirects) – coûts de soutien cachés dans les budgets d’organisations autres que l’OGE;
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coûts d’intégrité – frais supplémentaires nécessaires pour assurer l’intégrité de processus électoraux fragiles.
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Les coûts des élections sont mesurés avec des niveaux différents d’exhaustivité et selon des circonstances différentes dans divers pays, ce qui rend difficile toute comparaison en termes de coûts/rentabilité.
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Le financement étatique des élections peut provenir d’une ou de plusieurs sources, et être destiné à une seule institution ou proposé par l’OGE. Les fonds doivent, dans la plupart des cas, être approuvés par le pouvoir législatif et être versés à l’OGE par l’intermédiaire d’un ministère, quoique cela peut susciter des questions sur la capacité de l’OGE à agir de manière prompte et indépendante.
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Surtout dans les démocraties émergentes, une grande proportion du financement électoral peut venir d’organismes donateurs. L’assistance financière peut avoir un effet positif sur le plan technique et éthique, mais elle doit bien cadrer avec les priorités de l’OGE, faire l’objet d’une coordination entre les donateurs et le pays receveur, favoriser la pérennité plutôt que la dépendance à l’égard des donateurs, et être soumise à des contrôles financiers appropriés.
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Pour les budgets électoraux, certains OGE utilisent le « budget par reconduction » (basé sur les allocations de fonds antérieures) et d’autres utilisent le « budget base zéro » (basé sur les activités futures nécessaires à la réalisation des objectifs stratégiques). Le budget base zéro peut exiger initialement plus de compétences et d’efforts, mais il alloue les ressources avec plus d’efficacité, et permet d’évaluer plus clairement les activités et la performance de l’OGE en fonction des résultats prévus dans son plan stratégique.
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Donner à un OGE le contrôle de ses dépenses et de ses flux de trésorerie rehausse sa crédibilité et peut l’aider dans le déboursement efficace des fonds électoraux. Cependant, l’OGE doit appliquer des contrôles suffisamment rigoureux sur les dépenses et paiements pour prévenir les erreurs et fraudes.
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Dans certains environnements complexes en matière d’achats, il peut être préférable pour l’OGE d’avoir recours à une agence du secteur public spécialisée dans les achats à grande échelle. Dans la plupart des cas, cependant, l’OGE peut respecter plus facilement des échéances serrées en procédant de manière indépendante à ses propres achats, à condition d’avoir assez de ressources, de compétences et de contrôles internes pour garantir l’intégrité et le rapport qualité-prix lors des acquisitions. Les contrôles nécessaires incluent des codes de conduite ou des politiques exécutoires pour les conflits d’intérêts ainsi que des mesures pour garantir que les achats ne sont pas dirigés par le vendeur.
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Les OGE doivent instituer différents niveaux de contrôle financier, tels que la décentralisation des approbations pour les acquisitions et les déboursements, la surveillance financière interne à l’échelle de l’unité de travail et de l’ensemble de l’organisation, et des audits financiers internes et externes réguliers.
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Les OGE détiennent des biens publics et doivent rendre compte de leur usage, de leur garde ainsi que de leur archivage ou leur mise au rencart à la fin de leur durée de vie. Des systèmes professionnels de gestion des biens (y compris des registres des biens régulièrement vérifiés) sont nécessaires.
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La gestion financière des OGE doit se conformer aux principes de la transparence, de l’efficience, de l’efficacité, de l’intégrité et de la pérennité.
