Aspectos básicos
El equipo que se utilizará para las elecciones
proviene de una amplia variedad de fuentes, con diferentes formas, tamaños y
funciones que podrían resultar confusas.
Para determinar el tipo de material que se
necesita, así como la manera de obtenerlo y cuidarlo, es indispensable
considerar los siguientes aspectos:
Las
disposiciones legislativas sobre el equipo que debe ser utilizado por los
organismos electorales: Puede ser útil que la legislación especifique la
función del equipo.
Debería existir un balance en las legislaciones
que tienen definiciones muy restrictivas sobre el equipo y sus componentes, ya
que esto restringe la posibilidad de que el organismo electoral aproveche
nuevas tecnologías.
El
ambiente electoral. Se tienen que elegir equipos que se adapten a las
necesidades de cada lugar, tomando en cuenta las condiciones climáticas, de
seguridad y de mantenimiento.
Para que un equipo sea efectivo, debe cubrir las
siguientes consideraciones:
- Ser
capaz de funcionar en condiciones extremas de calor, polvo o humedad,
cuando se presenten;
- Tener
altos niveles de seguridad cuando los riesgos son altos (o al contrario,
altos niveles de seguridad aunque no sean necesarios);
- Ser
entendible por los posibles operadores y/o electores;
- Contar
con posibilidades de mantenimiento y apoyo logístico en el lugar;
- No
desperdiciar recursos, sin importar el costo inicial.
Costos y
beneficios. Al evaluar la posible adquisición de equipo, es necesario
considerar los factores de costo- eficiencia.
El equipo debe hacer más que promover una imagen
corporativa progresiva; también debe brindar beneficios reales y confiables al
servicio electoral de forma equiparable a su costo.
Aspectos administrativos
Para garantizar el abastecimiento económico y
eficaz del equipo necesario, el organismo electoral debe planear cuidadosamente
sus necesidades tanto en el nivel estratégico como en el operativo.
Al desarrollar los programas de equipamiento, es
necesario considerar los siguientes aspectos:
- Integrar
programas para administrar el equipo, tomando en cuenta todo el proceso de
planeación de la elección, a fin de que la adquisición total del equipo se
concluya a tiempo.
- Contar
con información confiable sobre la cantidad de equipo requerido, del lugar
donde se necesitará y sobre su relación con los sistemas que provean
información sobre el registro de electores y sobre las mesas de votación.
- Planear
las necesidades de equipo con suficiente anticipación para garantizar que
estén disponibles a tiempo, evitando incrementos en su costo por compras
de última hora y prestando atención especial a los artículos que necesiten
largos períodos de entrega por especificaciones de diseño complejas o
innovadoras, o que provengan de lugares distantes o extranjeros.
- Desarrollar
especificaciones detalladas sobre todas las necesidades de equipo, para
asegurar que sea funcional.
- Desarrollar
sistemas precisos para monitorear el equipo con que se cuenta –cantidades,
ubicación y movimientos-, así como del proceso de adquisición para ayudar
a que todo esté listo para las elecciones, proporcionando pistas que
permitan intervenir en la administración del equipo.
- Asegurar
que los métodos de adquisición sean lo más efectivos en cuanto al costo,
debido a que la mayor parte del equipo se usará con poca frecuencia, por
ello, podría considerarse la posibilidad de rentar equipo duradero o
utilizar equipo desechable.
- Garantizar
que la planeación de las necesidades incluya el equipo necesario, las
cantidades y los tiempos de entrega, no sólo para la jornada electoral
sino para todas las actividades preliminares, tales como la capacitación
del personal de casilla, la información al público, la educación electoral
y funciones posteriores como enfrentar los retos de la elección y los
programas de mantenimiento.
Control de calidad
Antes de realizar contratos para el suministro de los equipos electorales,
existe la necesidad de que los organismos electorales garanticen que exista un
plan para el control de calidad.
El organismo electoral debe realizar una evaluación sobre los controles de
calidad de los proveedores, para asegurar que el equipo cumpla con los
requisitos. En algunos casos, el organismo electoral puede instrumentar
sus propios mecanismos de control de calidad para la producción del equipo
esencial.
Se pueden instrumentar controles de calidad más efectivos para el equipo, bajo
las siguientes condiciones:
- Cuando
el organismo electoral proporciona a los proveedores especificaciones
claras y precisas sobre los requisitos que debe tener el material;
- Cuando
el equipo se ordena solo a proveedores prestigiosos, que de preferencia
acrediten los puntos de referencia ISO (International Standards Organisation);
- Cuando
el equipo se produce localmente, permite que el personal del organismo
electoral realice inspecciones, cuestión que permite que se empleen
períodos más cortos para identificar deficiencias;
- Al
instrumentar sistemas rigurosos de prueba previos a la entrega de todo el
equipo.
Una cuestión que debe considerar
el organismo electoral es que cuando los equipos son suministrados desde otros
países, es difícil que puedan supervisar la calidad antes de que sean
entregados, dificultando también su pronta solución.
Equipo desechable
El reciente desarrollo de material disponible
para las mesas electorales como urnas, compartimentos, mesas y muebles hechos
de cartón corrugado u hojas de plástico, provee alternativas ligeras,
económicas y fáciles de transportar en comparación con el equipo tradicional,
sin que se dejen de cumplir los requerimientos de seguridad y transparencia.
En muchos entornos, el material desechable
representa una alternativa más práctica que la de conservar grandes cantidades
de equipo para un uso poco frecuente. En lugares que utilizan cartón ligero, el
proceso de ensamblar el equipo también debe formar parte de la capacitación de
los funcionarios de mesa.
Un beneficio adicional que trae consigo el
incremento en el uso de equipo desechable hecho de cartón, cuando las escuelas
se usan como mesas de votación, es que las urnas y los compartimentos pueden
ser dejados en las escuelas para que los maestros y responsables de la
educación cívica, los utilicen para continuar con la educación electoral de los
estudiantes.
Seguridad del desempeño
Será necesario contar con métodos para garantizar
que todo el equipo tenga el desempeño esperado durante la jornada electoral.
Los métodos de seguridad para el desempeño, requieren la preparación de
especificaciones detalladas, mediante pruebas y con el desarrollo de
programas continuos de mantenimiento.
Almacenamiento
del equipo
El equipo comprende una porción importante del presupuesto
de cualquier elección, por ello, se tienen que considerar espacios apropiados
para su almacenaje, especialmente cuando el equipo no es duradero.
Costo de almacenaje vs. Costo por remplazar el
equipo: Esto es importante sobre todo para el equipo que se deprecia
rápidamente debido a los constantes avances tecnológicos.
Seguridad: Es necesario que el equipo se almacene
en un área segura y que pueda cerrarse.
Inventario: Se recomienda la elaboración de un
inventario detallado de los artículos almacenados, sobre su cantidad y sobre
las condiciones en las que se encontraban al momento de almacenarse.
Tamaño del lugar: El lugar debe tener espacio
suficiente para almacenar el equipo sin dañarlo.
Temperatura: Garantizar que el equipo no resulte
dañado debido a climas muy húmedos o secos.
Mantenimiento
Como regla general, cuando no se tienen los
recursos o las facilidades almacenaje para dar mantenimiento a los equipos
durables, su adquisición será una pérdida de dinero.
La revisión periódica del equipo almacenado (por
lo menos cada seis meses), previene su mal funcionamiento durante la logística
electoral. Poniendo atención especial en los equipos electrónicos y de
comunicaciones.
Cuando se use equipo especial para mantener
controles sobre la elegibilidad del elector, como lámparas ultra violeta o
lectores de huellas digitales, se tiene que darles un mantenimiento adecuado.
Es preferible que se desarrollen calendarios para
realizar pruebas y dar mantenimiento a todo el equipo durable, asegurando que
los oficiales del organismo electoral atiendan los reportes y resultados.
Se tiene que tener precaución para que los
equipos estén en buenas condiciones, retirando las baterías antes de
almacenarlos.
Antes de enviar los equipos a las mesas de
votación, será pertinente probarlos para evitar el envío de equipo inútil. También
es prudente que los presidentes de mesa prueben todo el equipo después de su
instalación, para garantizar que el equipo esté en buenas condiciones y para
que aprendan a utilizarlo.
