Consideraciones Básicas
Además de la variedad de materiales y equipo informativo que se distribuye entre las mesas de votación, también existe una amplia gama de suministros necesarios para el funcionamiento de las mesas de votación.
En este rubro se incluye la papelería en general o algunos artículos que se pueden conseguir fácilmente a través de convenios con el gobierno o con empresas privadas, estos artículos no necesitan modificaciones para cumplir con las normas del proceso electoral.
De cualquier forma, como en el caso de los materiales y del equipo que se produce exclusivamente para las elecciones, es importante que se elaboren especificaciones para cada artículo que se desarrolle, realizando pruebas sobre las especificaciones antes de adquirirlos. Aunque solo se necesitaran sobres lisos, si estos no encajan con los formatos que deben guardar o no pueden sellarse, sería inútil que se distribuyeran entre las mesas de votación.
Las mesas de votación tienen que ser provistas de artículos generales y específicos para tener un buen funcionamiento. Se les debe prestar igual atención a estos materiales durante su proceso de adquisición, de la misma forma que a los materiales innovadores o más específicos. Cuando las mesas de votación cuentan con materiales informativos que se expresan claramente, asisten a los electores restándoles presión a los oficiales al proporcionar información constante y visible que resuelve sus posibles dudas.
Normalmente el marco legal especifica la base direccional y la información procedimental que debe incluir el material que se les da a los electores en las mesas de votación. Ir más allá de estos requerimientos mínimos para concebir señales informativas, carteles y folletos, facilitará el entendimiento de los electores sobre los procesos de votación.
Al diseñar los materiales informativos, se debe poner énfasis en que faciliten el rápido entendimiento. Por eso, es importante que se usen símbolos, diagramas y representaciones con imágenes, en lugar de bloques de texto.
También se tienen que considerar las necesidades de los segmentos de la población menos alfabetizados o con idiomas minoritarios.
Tipos de materiales
Los tipos y las cantidades de materiales necesarios para la logística electoral, varían de acuerdo a los métodos de votación y a los procedimientos administrativos. Por ejemplo, los lápices y las plumas serán de poca utilidad en lugares donde la votación se lleve a cabo por medio de computadoras. Por otra parte, se necesitarán cantidades adicionales de suministros en las siguientes categorías:
- Papelería -plumas, lápices, notas de papel para uso de los electores y funcionarios;
- Materiales de embalaje- éstos podrán utilizarse para hacer entregas a la mesa de votación, para proteger los materiales y para devolver los mismos a los lugares donde se lleve a cabo el escrutinio;
- Iluminación de emergencia en caso de apagones;
Cuando se utilicen métodos de votación particulares, también se hará necesaria la obtención de los siguientes artículos:
- Herramientas para la validación de papeletas;
- Materiales como tintas especiales para evitar el voto múltiple. En el caso de usar tinta invisible, se necesitará luz ultravioleta;
- Cinta o cuerda para aislar ciertas áreas en las cercanías de la mesa;
A grandes rasgos, los materiales informativos de las mesas de votación pueden clasificarse en dos categorías:
- Material direccional y de asesoría para orientar a los electores;
- De información sobre los procedimientos de votación.
Mesas de votación
Fuera de la mesa de votación.
Puede ser de mucha utilidad que se coloquen señales de dirección en las calles aledañas a las mesas de votación, especialmente cuando la ubicación de las mesas cambia en cada elección. Cuando se usan nuevas instalaciones, sería de mucha utilidad colocar notificaciones sobre la ubicación de las mesas en los centros de votación anteriores. Ya que las personas son criaturas de hábitos, que muchas veces ignoran la nueva información sin importar la cantidad de publicidad que se le haga.
Se tiene que identificar la mesa de votación mediante una señalización externa. Cuando los materiales de la mesa de votación se entregan y regresan en grandes bolsas, se pueden fabricar para que sirvan como señalización que se ate enfrente de las instalaciones.
Señales internas para el control del electorado
Se puede mejorar el flujo de electores cuando se colocan señalizaciones a lo largo de la mesa de votación, que proporcionen información general sobre los procedimientos que los electores deben seguir. Los carteles y señalamientos básicos que se necesitan incluyen:
- Fijar las horas de la votación;
- Identificación de entradas y salidas;
- Delimitar el área geográfica correspondiente a la mesa;
- Identificar áreas importantes de la mesa, como señales de "Fila" (si las filas están divididas, indicar el orden alfabético o geográfico de cada una), las zonas para la votación especial y el escritorio del presidente de mesa.
- También se deberían colocar señales que indiquen la conducta esperada dentro de la mesa (no fumar, no armas de fuego, prohibiciones sobre campañas, etc.).
Procedimientos de la votación
Los materiales informativos que explican los procedimientos de la votación, deberían cubrir todas las acciones que los electores deben realizar. Los materiales con información específica generalmente incluyen:
- Carteles que muestren el procedimiento para emitir un voto válido, en tamaños grandes para las paredes de las mesas y más pequeños para que quepan en los compartimientos de votación;
- Carteles que recomienden a los electores tener listos sus documentos de identificación para su verificación;
- Carteles y folletos sobre el derecho de los electores a votar y sobre cualquier mecanismo de impugnación;
- Carteles sobre las facilidades que se tienen para asistir a personas que estén incapacitados físicamente o que necesiten ayuda;
- Carteles y folletos que contengan los partidos y candidatos que compiten;
- Carteles que indiquen la disponibilidad de votación especial, así como panfletos que expliquen sus mecanismos;
- Cuando se tengan diferentes clases de urnas para varios tipos de papeletas o electores, se tiene que colocar señalizaciones claras sobre quién las puede usar y en dónde se debe colocar cada una.
- En los sistemas que tienen un registro continuo, se debe suministrar información sobre actualizaciones al registro de electores;
- En sistemas nuevos o complejos, se deben colocar carteles y panfletos que expliquen brevemente cómo funcionan la votación y los sistemas de representación.
Materiales de la mesa de votación.
La cantidad de material informativo para el electorado que requieren las mesas de votación, depende del número y de las características de los electores, así como del tamaño y configuración de la mesa.
Aunque disponer de suministros de material basados en paquetes estandarizados podría contribuir a la eficiencia, se tienen que considerar las circunstancias específicas. Que pueden incluir:
- Centros de votación con varios cuartos o con más de una entrada y salida;
- Poblaciones electorales con proporciones importantes de grupos con idioma minoritario, con electores sin experiencia, o con necesidades específicas de información.
Papelería
Entre los artículos de papelería más socorridos se encuentran los siguientes:
- Plumas y/o lápices, que serán necesarios para que los funcionarios completen sus registros, para marcar las listas nominales, para preparar reportes y para llenar los registros electorales. Cuando las papeletas deben llenarse a mano, se necesitarán plumas y lápices para cada mampara (así como los repuestos necesarios). En caso de que se utilicen lápices, también se necesitarán sacapuntas.
- Reglas que sirvan de apoyo para el marcado de las listas nominales.
- Hay que procurar cierto abastecimiento de tinta y cojincillos en caso de que se necesite el uso de sellos en los materiales electorales o en los registros.
- Los funcionarios pueden necesitar también algunas notas de papel.
- Sobres especiales para las papeletas o los formatos electorales. No obstante, los sobres normales pueden resultar más económicos. Sin embargo, cuando se utilicen sobres, se deberá contar también con etiquetas adheribles en las que se pueda incluir la siguiente información:
- La mesa electoral a la que se refiere el material anexo en el sobre;
- El tipo de material que contiene el sobre;
- Fecha y tipo de elección;
- La firma del funcionario principal.
- Engrapadoras/grapas, ligas, clips y materiales para embalaje.
Materiales para embalaje
Los métodos y materiales de embalaje pueden variar mucho, pero siempre será necesario contar con lo siguiente:
Contenedores. Los materiales electorales pueden transportarse en cajas de cartón o en sacos que resistan el manejo pesado. También es conveniente utilizar sobres resistentes o bolsas de plástico para transportar materiales provenientes de la mesa de votación.
Cada uno de dichos sobres o bolsas de plástico deberán estar etiquetados, de manera que los contenidos o la información electoral correspondiente se encuentren a la vista. Los sistemas más complicados de etiquetado (con códigos a color) tienden a ser confusos y resultan de poca ayuda.
En algunas jurisdicciones se cuenta con hojas de papel de estraza para embalar los materiales que han de salir de la mesa; sin embargo, este método, aunque económico, resulta poco efectivo.
Si el escrutinio de votos se lleva a cabo en la mesa de votación, ésta deberá contar con materiales de embalaje suficientes. Si por otro lado, el escrutinio se lleva a cabo en lugares distintos a la mesa electoral, también se necesitarán etiquetas, sobres y envolturas de varios tipos (para separar las papeletas según el partido y el candidato, para separar aquéllas que han sido canceladas, y para identificar las formas que habrán de utilizarse en el centro de conteo).
Métodos para sujetar. Otros materiales de embalaje que se pueden utilizar son la cuerda y la cinta adhesiva. Se puede utilizar cinta adhesiva con el nombre de la institución para dar una imagen de mayor profesionalismo. No obstante, este tipo de cinta representa un gasto adicional. Cuando el conteo se lleva a cabo en centros distintos a la mesa de votación, se necesitarán materiales adicionales que sin duda se utilizarán durante el conteo.
Sellado de seguridad. Se puede utilizar papel adherente o cinta adhesiva para sellar los paquetes de manera que no puedan ser violados. Resulta importante que cualquier intento por abrir los paquetes resulte evidente. Cuando se utilizan candados para cerrar los paquetes, se deben sellar todas las cerraduras. Los funcionarios deben asegurarse de contar con todos los materiales necesarios para organizar lo siguiente:
- El embalaje de materiales posterior a la votación;
- La apertura y cierre de los paquetes durante el conteo;
- La apertura y el resello que inevitablemente tendrán lugar una vez que los materiales electorales sean utilizados nuevamente en investigaciones, escrutinios, etc.
Iluminación de emergencia
Dicha iluminación será necesaria para las mesas de votación que se encuentren en servicio durante el horario vespertino y nocturno. Puede consistir en linternas de baterías, lámparas eléctricas o de gas, y hasta velas y fósforos.
Incluso en las sociedades más desarrolladas se pueden dar fallas de energía durante la jornada electoral; por lo tanto, debe haber siempre un suministro constante de combustible para cualquier generador de energía que se utilice en estos casos.
Marcas de validación
En muchos sistemas electorales donde se cuenta cada papeleta por separado, se utilizan sellos oficiales para validar el voto al momento del sufragio.
Esta puede ser una forma efectiva en términos de costo-efectividad para asegurarse de que sólo las papeletas válidas entren al conteo y, por consiguiente, para evitar el uso de opciones más costosas como papel o marcas de seguridad impresas en las papeletas.
Los funcionarios también pueden usar marcas oficiales consistentes en perforaciones o relieves particulares. Es preferible que dichas marcas sean diferentes en cada mesa para asegurar la transparencia e integridad de los conteos. Dado que éstos son materiales delicados, su diseño debe mantenerse en secreto hasta que se usen; asimismo, deben mantenerse bajo estricta seguridad en todo momento.
También se puede utilizar un sello oficial para que el funcionario electoral competente valide las formas que se llenan en la mesa de votación. De esta manera, se podrá asegurar la integridad de los paquetes de material que deberán ser devueltos tras el cierre de la mesa. Aunque no resulta muy recomendable, en algunos sistemas se marcan las papeletas con un sello oficial para determinar la preferencia electoral. Dicho sello también deberá considerarse como un articulo delicado siendo utilizado bajo estrictas normas de seguridad.
Equipos para controlar el voto múltiple
Recientemente el marcado de la mano del elector con tinta especial se ha convertido en una práctica común.
Aunque este método es una forma costosa para controlar el voto múltiple, puede resultar conveniente cuando la confianza en las listas nominales es escasa o cuando los electores están capacitados para votar en más de una mesa de votación.
Para garantizar la integridad de proceso, la tinta debería ser visible e indeleble. No obstante, este tipo de tintas presenta la desventaja de evidenciar a las personas que ya han votado, lo cual puede representar un riesgo personal en comunidades divididas.
El método más utilizado al utilizar tinta indeleble, son las tintas que sólo son visibles bajo la luz ultravioleta, por lo que, en caso de éstas se utilicen, se deberá contar con lámparas que proporcionen dicho tipo de luz. Sería conveniente utilizar modelos que funcionen con baterías, de manera que puedan utilizarse en comunidades con suministros de electricidad poco confiables. No hay que olvidarse de procurar una buena cantidad de repuestos para las baterías que se utilicen en cada caso.
Si se va a utilizar el sistema de marcado con tinta, se deberá tomar en cuenta lo siguiente:
- La fórmula de la tinta debe mantenerse en secreto, de tal manera que los electores no puedan borrarla con químicos antes de que termine la jornada. Por eso sería recomendable obtener la tinta en el extranjero, cuestión que necesitaría del desarrollo de un programa para evitar retrasos y problemas con el suministro.
- La tinta no suministra una marca permanente: dura solo un período de tiempo definido. Se debe tener cuidado de que la tinta dure más que el período de votación cuando la votación se extienda por más de un día. Así mismo, en los sistemas de doble ronda la tinta debe formularse para que permanezca hasta la segunda ronda, o de otra manera, los oficiales deben tener instrucciones de marcar distintas secciones del cuerpo de los electores.
- Se deberá contar con cantidades suficientes de tinta, la cual deberá transportarse con toda seguridad en recipientes anti derrame. Es preferible que dichos recipientes sean los que se utilicen durante el proceso, de manera que el personal de la mesa no tenga que cambiarlos al momento del marcado.
