Para que la capacitación del personal de logística electoral sea efectiva, requiere del apoyo de los materiales, del equipo y de la planeación logística adecuados. Para lo que se tendrán que considerar costos adicionales en la capacitación, que deberían incluirse en el desarrollo del presupuesto de logística.
Generalmente, las sesiones cara a cara son el método más efectivo para capacitar al personal de logística electoral. Para que su instrumentación sea efectiva, se necesitará una organización adecuada en términos de elección de las mejores instalaciones, de la ubicación del personal en las sesiones de capacitación, del desarrollo de materiales y ayudas, de la identificación de los capacitadores adecuados y de acuerdos para su transporte. Aunque no se puedan impartir sesiones cara a cara, suministrar materiales de referencia y de capacitación entre el personal para que se capaciten ellos mismos, les dará las habilidades para desempeñar sus responsabilidades de forma adecuada.
Los materiales, el equipo, la logística y el apoyo administrativo que será necesario para capacitar al persona de logística, variará dependiendo de la metodología que se haya adoptado. Por ejemplo, usar un modelo de capacitación simultánea requerirá facilidades intensivas y una mayor cantidad de materiales (siendo más costosa) que otros modelos.
Instalaciones para la capacitación
Las instalaciones tentativas para realizar la capacitación, se deberían identificar y reservar de la misma forma y de preferencia, al mismo tiempo, que aquellas para las mesas de votación. Siendo factible que aquellos lugares en donde se instalarán las mesas de votación, también se usen para la capacitación (siempre que cumplan con las facilidades necesarias), especialmente cuando son escuelas u otros edificios gubernamentales.
Materiales para la capacitación
Cuando se determina la cantidad total de materiales electorales, deberían incluirse los materiales necesarios para impartir las sesiones de capacitación. Cuando se tienen programas de capacitación continua previos al proceso electoral, se tendrán que elaborar acuerdos para que una parte de los materiales electorales se entreguen anticipadamente.
Para que la capacitación sea efectiva, es importante que los marcos legales y de procedimientos de la logística electoral, tengan un período de estabilidad entre la elaboración de los materiales de la capacitación y la elección.
Los materiales necesarios se pueden dividir en varias categorías:
- Materiales de referencia y pautas para el personal de logística;
- Materiales de referencia y ayudas para los capacitadores;
- Materiales para utilizar en simulaciones y en demostraciones sobre las actividades de las mesas;
Resulta de utilidad y no implica un costo adicional, conformar juegos de materiales para la capacitación de los oficiales electorales, siempre y cuando éstos puedan ser empacados (posiblemente por el personal que empaque los materiales de las mesas de votación).
Materiales de referencia
Cuando el organismo electoral no se encarga de producir los materiales de referencia, debe tener un control férreo sobre su desarrollo. Si los materiales de referencia de la logística electoral son producidos por contratistas u otras organizaciones independientes, el organismo electoral debería tener la facultad de aprobar su producción y en caso contrario, de prevenir la distribución de cualquier material que no cumpla con las prácticas y procedimientos indicados.
Suministrar un manual a todos y cada uno de los oficiales, constituye un componente vital para mantener la integridad de la elección. Los oficiales de logística electoral que desempeñen las mismas tareas, necesitarán información completa e idéntica sobre sus responsabilidades y sobre los procedimientos adecuados. Suministrar fragmentos de la legislación electoral, o de instrucciones intermitentes de autoridades judiciales, resulta insuficiente. Los manuales deberían contener ejemplos de las listas de verificación, de tarjetas de identidad y referencias sobre otro tipo de oficiales de logística o que tienen tareas específicas.
Tratar de disminuir el costo del material suministrando manuales únicamente a los presidentes de mesa, o tener reservas reducidas de manuales, podría ocasionar confusión y que se tomen decisiones erradas durante la votación. Siempre que sea posible, el personal debería recibir los materiales de referencia antes de asistir a las sesiones personales.
Cuando existen diferencias importantes en el nivel de responsabilidad que tienen los oficiales de logística en sus tareas, por ejemplo, entre los presidentes de mesa y otros oficiales; entre el personal que trabaja en mesas de votación ordinarias y el que trabaja en las facilidades de votación especial; como la anticipada, la ausente y en mesas móviles, será preferible que se produzcan manuales específicos que atiendan las tareas de las distintas categorías de oficiales. Se puede facilitar esta diferenciación cuando los manuales (y la capacitación) se organizan sobre una base modular.
Desarrollo de manuales para capacitadores
Mientras que la capacitación se debe basar en el contenido de los manuales para el personal de logística electoral, el contenido de las sesiones y sus requisitos tienen que definirse en un manual por separado para los capacitadores; para que puedan garantizar consistencia y para aumentar su calidad. De nueva cuenta, se debería suministrar a cada capacitador una copia de dicho manual, así como un manual de procedimientos para realizar la capacitación.
Cuando se utilizan capacitadores que carecen de experiencia, cuestión común cuando se usan modelos de cascada, es esencial que estén apoyados por manuales o pautas para el estilo de su presentación.
Otros materiales de apoyo
Además de los materiales de referencia, la capacitación podría requerir otros materiales de apoyo, que dependerán de las especificaciones que tenga el plan de acción, pudiendo incluir diapositivas, materiales de audio y video y acetatos; así como demostraciones sobre el equipo y los materiales electorales, estos apoyos contribuirán a que se practiquen las habilidades adquiridas y a que el personal se ambiente en la atmósfera electoral.
Es recomendable que las sesiones de capacitación incluyan todos los formatos electorales para que los oficiales practiquen su funcionamiento. Así mismo, también deberían suministrarse materiales como urnas, sellos, compartimientos de votación, señalizaciones y máquinas o computadores (cuando se usen), para que la simulación de la votación sea más realista.
Estructura de la capacitación y planeación de materiales
Cuando se usen modelos de cascada y de equipos móviles, se requerirá una menor cantidad de equipo y de materiales porque se pueden reutilizar. Cuando se utilizan equipos de capacitación móviles con transporte adecuado:
- El equipo se puede transportar junto con el personal de capacitación, en lugar de por separado;
- Los materiales, además de aquellos que conservan los oficiales como referencia, tendría que elaborarse de tal forma que se puedan utilizar en varias sesiones.
Así mismo, cuando el modelo de capacitación de cascada se realiza en localidades cercanas, se da la oportunidad de que se compartan los materiales. Los modelos de capacitación simultánea no ofrecen dichas ventajas económicas.
Logística de la capacitación
Las necesidades de planeación de la logística variarán de acuerdo a si la capacitación es descentralizada en áreas locales, o si se concentra en centros regionales. Generalmente, bajo los acuerdos de capacitación de cascada existirán pocas necesidades de transporte y de hospedaje. Los capacitadores regionales podrían tener la necesidad de ser transportados a un punto central, durante la capacitación y el apoyo al personal encargado de monitorear las sesiones de capacitación descentralizadas.
Al usar equipos de capacitación móviles, establecer los itinerarios y la planeación, constituyen partes esenciales de la organización. Los capacitadores necesitarán medios de transporte y coordinación entre bases regionales y centrales. Así mismo, disponer de facilidades de comunicación móvil beneficiaría a los equipos.
Tener modelos de capacitación simultáneos demandaría un mayor soporte logístico, para conseguir que todos los recursos estén disponibles en un lugar o en varios puntos el mismo día.
Cuando los recursos de la capacitación están limitados a una extensión determinada de instalaciones centralizadas, los oficiales de logística y los capacitadores necesitarían facilidades de transporte y de hospedaje.
