Es del interés de los administradores de logística electoral que los partidos, candidatos y sus representantes estén familiarizados con los procedimientos, con la legislación y con la instrumentación de los procesos de votación.
Si los partidos o candidatos no están al tanto de los procedimientos correctos para emitir quejas o impugnaciones, o si no entienden los procesos y su base legal, podrían generar interrupciones innecesarias en las mesas de votación y durante el escrutinio de votos.
De la misma forma, cuando los participantes políticos no están al tanto de los procedimientos correctos para realizar sus nominaciones, podrían amenazar la integridad en la instauración del proceso de votación y en la nominación de partidos y candidatos.
Responsabilidad de la capacitación
Los grupos políticos tienen la responsabilidad primaria de garantizar que sus oficiales, candidatos y representantes comprendan cabalmente los procesos de logística electoral.
Sin embargo, si los administradores de la logística emplean un poco de tiempo para capacitar o dar sesiones introductorias para los participantes políticos, produciendo también los materiales de referencia, se podría evitar que se tengan que resolver disputas o dar justificaciones en períodos con mucha presión.
También se evitará que se llegue a instancias debido a reclamos injustificados y que éstos se hagan públicos, cuestión que afectaría la percepción pública sobre la administración de la logística electoral.
Capacitación y sesiones introductorias
Es necesario que exista una comunicación constante entre los administradores de logística y los participantes políticos, por eso, resulta útil que el organismo electoral realice sesiones de capitación o de información, para garantizar que los vínculos se mantengan de forma transparente y equitativa durante el período electoral.
Al desarrollar las sesiones de capacitación o de información, se deben tomar precauciones para que éstas tengan el contenido adecuado, para que se realicen de forma oportuna y para que se tengan las mismas oportunidades para acceder a ellas, eliminando posibles percepciones sobre favoritismo político. El número de sesiones que se desarrollen dependerá de la presión que tengan los oficiales de logística.
Se deberían impartir un mínimo de dos sesiones, siendo preferible que se realicen tres. Cuando las elecciones cubran grandes áreas geográficas, se tendría que evaluar si resulta preferible realizar sesiones basadas en áreas geográficas, para brindar un acceso equitativo a todos los candidatos y representantes.
Momento y contenido adecuados para la capacitación
En relación al momento y al contenido de la capacitación, una programación efectiva incluiría:
- Una sesión previa a o durante el inicio del período de nominaciones, que cubra sus procedimientos, los códigos de conducta, las regulaciones sobre gasto de partidos y candidatos, acceso a los medios, seguridad, materiales electorales, ubicación de las mesas de votación e impugnación a las decisiones administrativas;
- Una sesión previa al comienzo de la votación (o antes del período para la votación anticipada), que cubra los procedimientos para la votación y para el escrutinio de votos, el diseño de las mesas, los derechos, el papel y las responsabilidades de los oficiales y de los representantes de partidos y candidatos, la acreditación de los representantes, las impugnaciones a votantes y para el escrutinio y resultados finales.
Una tercera sesión tendría que tratar el progreso administrativo, dando oportunidad de ventilar cualquier problema, dificultad o mal entendido que haya surgido entre el período de organización de la logística y la presente sesión.
El contenido de la sesión y las presentaciones debería enfocarse en los derechos y responsabilidades de los participantes políticos, para observar el proceso de votación, así como las sanciones que se aplicarán en caso de que haya un incumplimiento en el código.
En dichas sesiones se deberían proporcionar a los representantes de partidos y candidatos los formatos para acreditarse en las mesas de votación y centros de escrutinio.
Asistencia a la capacitación de los oficiales de mesa de votación
También resulta útil que se invite a un número equitativo de representantes de partidos y candidatos, para que presencien la capacitación de los oficiales de las mesas de votación y de escrutinio. Si se tienen los recursos para incluir a estos participantes adicionales, se podrían ahorrar sesiones de capacitación, ya que se les podría instruir sobre cuestiones como la elegibilidad de los electores, los procedimientos de votación y los derechos y responsabilidades de los observadores.
Aspectos de equidad
Para mantener la transparencia y la equidad sobre este proceso, se debería:
- Realizar suficientes notificaciones y elegir lugares accesibles para que las sesiones tengan audiencia.
- Anunciar públicamente la disponibilidad de sesiones informativas o de capacitación, especialmente en sistemas que permiten las candidaturas independientes.
- Enviar a los partidos y candidatos que no hayan podido asistir a las sesiones, los materiales que se hayan distribuido en las mismas.
También sería útil que se realice una trascripción de los procedimientos y de las preguntas y respuestas que hayan realizado los representantes durante las sesiones, para enviarlos a los que no pudieron asistir, documento que también serviría como prueba de la información proporcionada.
Cuestiones sobre las generalidades del gobierno
En las sociedades que están en transición hacia la democracia, será necesario que se impartan sesiones para explicar las cuestiones más relevantes del gobierno, el papel y las responsabilidades que adquirirán los representantes que sean elegidos en la elección, para que el resultado del proceso electoral sea favorable.
Aunque estas cuestiones normalmente no son responsabilidad de las autoridades del organismo electoral, resulta beneficioso que estimule e influya en el desarrollo de la capacitación.
Manuales especiales para los participantes políticos
Se debería producir un manual específico para los participantes políticos, que detalle los procesos y acciones que realizarán los oficiales de logística electoral, así como sus derechos y responsabilidades durante esta fase de la elección.
Para que estos manuales tengan una cobertura global, deberían incluir secciones que traten:
- Detalles para contactar a los oficiales del organismo electoral para que aclaren dudas y suministren apoyo;
- La participación de los partidos en los procesos de logística y sus derechos;
- La presentación adecuada para las nominaciones de los partidos y candidatos;
- Los procesos para revisar las nominaciones y los criterios para aceptarlas o rechazarlas;
- Proceso para determinar el orden que tendrán los partidos y candidatos en la papeleta;
- Los códigos de conducta que deben cumplir los participantes políticos y los oficiales electorales;
- Reglas para acceder a los medios;
- Reglas para las campañas;
- Medidas para la seguridad de la elección;
- El suministro de materiales electorales, incluyendo los derechos que tienen los participantes políticos para distribuirlos entre los electores;
- El diseño de las mesas de votación;
- La elegibilidad de los electores;
- Los procedimientos de votación, incluyendo las facilidades para la votación especial como la votación ausente, el voto postal, las mesas de votación móviles y la votación en el extranjero;
- El papel, las responsabilidades y la autoridad de los presidentes de logística electoral y de las mesas de votación;
- El papel, los derechos y las responsabilidades de los oficiales de partidos y candidatos, así como de sus representantes en relación con los procedimientos de votación, con la ubicación de las mesas y con la administración de la logística;
- Los procedimientos para el escrutinio de votos, incluyendo los criterios para determinar la validez de los votos (así como las marcas preferenciales), la agrupación del escrutinio y el anuncio de los resultados;
- El papel, los derechos y las responsabilidades de los oficiales de partidos, de candidatos y de sus representantes, en relación con el escrutinio, con la determinación del resultado y con su anuncio;
- Los derechos, los métodos y los procedimientos para impugnar las decisiones tomadas por los administradores de logística, por los oficiales de mesa y por el personal de escrutinio;
Estos manuales deberían distribuirse entre los participantes políticos antes del período para nominar a los grupos para la elección.
Las oficinas del organismo electoral y las oficinas de los partidos y candidatos con registro, deberían distribuir varias copias del código de conducta y de los formatos para acreditar a los representantes.
Suministro de manuales para el personal de la elección
Es recomendable que se de una copia del manual administrativo usado por el personal de logística electoral, a todas las oficinas de los partidos o candidatos registrados en la elección.
También deberían distribuirse los manuales y los materiales de referencia producidos para los oficiales de mesa y de escrutinio.
Este ejercicio no solo contribuye a que los participantes políticos entiendan la manera en que se dirigirá la logística, ya que también fomenta la transparencia en las acciones del organismo electoral. Sin embargo, por razones de gasto se podría restringir el número de documentos que se repartirá a los grupos políticos, dejándoles la responsabilidad de su divulgación.
Cuando no se pueden cubrir los gastos de suministrar copias adicionales de dichos documentos, se deberían realizar acuerdos que permitan el acceso público a ellos, ya sea en las oficinas del organismo electoral, en librerías públicas o en otros lugares en donde se puedan fotocopiar o tomar notas.
