Uno de los requisitos básicos para suministrar a los electores un servicio de buena calidad y para organizar los recursos necesarios para conducir la votación, consiste en determinar la cantidad de mesas de votación que serán necesarias y la ubicación que tendrán.
Marco legal
Normalmente el marco legal para las elecciones especifica claramente:
- La relación que habrá entre los distritos electorales y las mesas de votación, así como las áreas geográficas o electorales que cubrirán;
- La cantidad mínima (o máxima) de mesas de votación que deben instalarse en cada distrito electoral;
- La metodología para designar la ubicación de las mesas de votación, así como a los encargados de dirigirlas;
- Los responsables de elegir la ubicación de las mesas y cualquier atribución que tengan el gobierno, los representantes electos y otros participantes políticos para determinarla;
- El método para identificar las mesas de votación, ya sea por un nombre o número;
- Cuando se ofrezcan facilidades para la votación especial, cualquier requerimiento específico o restricción para designar las mesas para estos efectos.
En algunos sistemas, el marco legal también determina el número máximo o mínimo de electores que cada mesa debe atender. Esta disposición tiene algunas ventajas, sobre todo en sistemas en donde los administradores electorales son menos experimentados, o en contextos que por diversas razones, necesitan una garantía legal para el servicio a los electores. Sin embargo, también se podría tener inflexibilidad o restricciones al tratar de mejorar la eficiencia del servicio.
Por estas razones, sería conveniente que el organismo electoral se encargara de regular dichos parámetros. Aunque, cabe destacar que para determinar el número de electores que se atenderá en cada mesa de votación, se tiene que realizar una investigación previa sobre viabilidad, efectividad y costo.
Toda información sobre las mesas de votación constituye una parte esencial para la planeación electoral y para la información al electorado, por eso es importante que el marco legal y las políticas para determinar la ubicación de las mesas de votación, se instrumenten lo antes posible en un período previo al comienzo de la elección. De lo contrario, cuando los parámetros se ajustan durante el período electoral, especialmente los referentes a la cantidad máxima de electores, podría ocasionarse que la planeación se convierta en un completo caos.
Designación y aprobación final sobre la ubicación de las mesas
Para garantizar que el proceso para designar las mesas de votación se realice con responsabilidad, al tiempo que se disminuyen los lugares "fantasma" o sin autorización que son controlados por los participantes políticos, la legislación debería disponer que todas las mesas autorizadas se enlistaran en un mandato oficial de carácter público. Este documento debería establecer el nombre de las mesas y de preferencia la ubicación de cada una.
En caso de que las mesas funcionen en horas extraordinarias a las de la jornada electoral (como las mesas para la votación anticipada y las móviles), también se deberían especificar las horas en que operarán y el servicio especial que suministrarán. Cuando se tienen sistemas de administración electoral continuos, esta notificación formal sólo se tendrá que realizar cuando se presenten cambios en el estatus de las mesas.
Evaluación sobre la necesidad de instalar mesas de votación en determinados lugares
La necesidad de mesas de votación y las áreas en donde deben ubicarse, se determinarán mediante:
- Cualquier disposición legal o administrativa sobre la cantidad de electores que cada mesa debería atender;
- La cantidad de electores y su ubicación;
- La necesidad de que el proceso de votación sea accesible para todos los electores, efectuándolo de forma efectiva y barata. Generalmente, los enfoques legislativos o políticos incluyen:
- Especificaciones sobre el número máximo de electores que cada mesa debería atender, trazando límites geográficos para las subdivisiones electorales que no sobrepasen el número máximo de personas, ni el tamaño que permitiría brindar un servicio efectivo y accesible para todos;
- O bien, los distritos electorales se podría dividir en áreas geográficas de igual tamaño, determinando los límites mediante características naturales, medios de transporte, etc.
Generalmente se instala una mesa de votación en cada subdivisión electoral, a menos que los electores elegibles para usar las facilidades de votación especial tengan que votar en otro tipo de mesa dentro del área electoral designada. En algunos sistemas se necesitará mayor flexibilidad para que el servicio sea efectivo, de forma que se permita que en una mesa se instalen varias áreas para que puedan votar los electores de otras subdivisiones.
Esto puede contribuir a la eficiencia (especialmente para elecciones del gobierno local, u otras circunstancias en donde el electorado o las subdivisiones electorales son reducidos). Sin embargo, se debe tener cuidado para que esto no afecte la accesibilidad para los electores. La planeación electoral se puede facilitar, cuando se adoptan métodos que se basan en subdivisiones electorales que incluyen cantidades similares de personas.
Es importante que en áreas con menor densidad de población, se usen criterios más flexibles para preservar la accesibilidad. Sin embargo, algunas legislaciones permiten que el elector elija una mesa dentro de áreas geográficas más extensas (frecuentemente en distritos electorales que eligen a su representante).
Aunque este método tiene ventajas porque proporciona accesibilidad y flexibilidad a los electores, también dificulta la correcta distribución de recursos entre las mesas y demanda controles más complejos para prevenir el voto múltiple y para determinar la elegibilidad de los electores.
Planeación básica
La planeación básica sobre la ubicación de las mesas de votación, consiste en determinar las subdivisiones electorales que tendrá cada distrito, designar su ubicación con base en su accesibilidad y en los medios de transporte disponibles, analizar el número potencial de electores dentro de cada uno y sus peculiaridades.
Preparativos para instalar las mesas de votación
Una vez que se elige el área en donde se necesita una mesa de votación, se tienen que identificar las instalaciones más convenientes para situarla; para después distribuir los recursos de la logística electoral con base en los electores esperados, la logística factible y la seguridad necesaria.
Es conveniente que se realice una evaluación de las instalaciones que se usarán para la votación, a fin de determinar si son idóneas para suministrar las facilidades básicas y para atender a la cantidad esperada de electores.
Si el diseño aprobado de las mesas de votación se distribuye entre los presidentes, se podría mejorar el servicio a los electores. Éstos deberían basarse en diseños estandarizados concebidos para maximizar el servicio y la integridad de la elección, adaptados a la forma física del lugar.
La evaluación de necesidades debería realizarse sobre la base de las instalaciones que se usarán, de los criterios para el diseño y del número de electores que se espera.
Así mismo, se necesitará un sistema de monitoreo para garantizar que todas las mesas de votación estén completamente preparadas para iniciar la votación en la hora prevista.
