El cierre de la mesa de votación podría ser un período de intensa presión para los oficiales electorales, especialmente cuando:
- Después de la hora que se fijo para cerrar, un número considerable de electores continúa esperando su turno para votar;
- Se tiene la presión de comenzar con el escrutinio lo más pronto posible.
Contar con sistemas e instrucciones claras, respaldadas con listas de verificación sobre las acciones que se deberían realizar, contribuye a que se tenga una toma de decisiones acertada durante este período.
Uso de supervisores itinerantes
Cuando se usan supervisores itinerantes, se debería garantizar que se encuentren en la mesa durante el cierre de la votación y en los preparativos para comenzar el escrutinio.
Será mucho más efectivo si los supervisores ajustan su itinerario, para asegurar que estarán a la hora prevista en la mesa de votación que haya tenido la administración menos efectiva durante la votación.
Preparativos para el cierre de la votación.
En circunstancias normales, la mesa de votación debería cerrar exactamente en el horario que especifica la legislación electoral. Para ello, es muy importante que los presidentes de mesa sincronicen su reloj con una fuente oficial, a efecto de que más tarde no se presenten quejas porque la mesa no cumplió con los tiempos legalmente establecidos.
Durante la última hora en que las mesas de votación están abiertas, se podrían realizar ciertas acciones para comenzar a preparar el cierre de la votación:
- Si hay pocos electores esperando su turno para votar, podría comenzarse a desmantelar o empacar el material o equipo excesivo.
- Si el escrutinio se realiza en la mesa de votación, podrían comenzar a instalar el mobiliario según el diseño para el escrutinio.
No obstante, esto sólo se debería realizar siempre que no afecte el servicio al electorado en las horas de votación restantes y es importante que el material para escrutar no se prepare hasta el cierre definitivo de la votación. Además, cuando el personal pueda votar en su mesa de votación, el presidente debería garantizar que puedan hacerlo antes del cierre.
Electores que continúan formados para votar a la hora del cierre de la votación
Los procedimientos electorales equitativos deberían incluir disposiciones para permitir que los electores que se encuentran dentro de la mesa a la hora de cerrar puedan votar. Si una multitud de electores continúa esperando su turno a la hora del cierre; esto no será culpa de los electores, es indicio de que faltaron recursos humanos o eficiencia.
Como parte del servicio al electorado antes del cierre de la votación, los presidentes de mesa se deberían asegurar de que los oficiales introduzcan a los electores que esperan fuera.
Si los electores no cupieran al interior de la mesa (para que se puedan cerrar las puertas), se podría marcar con una cuerda, cinta o alguna barrera el final de la fila de los electores que llegaron antes del cierre de la votación.
En los sistemas de votación obligatorios, se podría suministrar un servicio adicional, siempre y cuando los oficiales que vigilan los accesos apunten los detalles de aquellos electores que llegan después del cierre de la votación.
Extensión del horario de votación
Las reglas y regulaciones electorales deberían definir las circunstancias bajo las cuales se pueda extender el horario de la votación, señalando también el responsable de tomar la decisión. Extender el horario de la votación puede ser una decisión muy polémica.
Los presidentes de las mesas de votación no deberían decidir por sí mismos la extensión del período de votación. Ya que podrían provocar que se impugnen los resultados de la elección.
Si un número importante de electores permanece fuera o está llegando a la mesa de votación después de finalizado el horario establecido para el cierre del lugar, se debería buscar el consejo de los oficiales del organismo electoral para determinar si se puede o no extender el horario de la votación.
Cuando las mesas de votación realizan monitoreos y reportes efectivos sobre sus actividades, es probable que estas situaciones se puedan identificar antes del cierre de la votación.
En estos casos, sería prudente que el organismo electoral extienda la votación unas horas más o incluso un día entero. Para ello, se deben considerar las disposiciones que dicta la legislación electoral, además de consultarse con los participantes políticos, con el gobierno ejecutivo y con las autoridades judiciales.
Podría ocurrir que estas situaciones afecten la seguridad del personal o de los materiales electorales y que las fuerzas de seguridad sean insuficientes para ofrecer protección adecuada o que sean incapaces de brindar una respuesta rápida y efectiva. En tales circunstancias deben prevalecer el sentido común y el auto control.
Si la única forma para preservar la seguridad consiste en permitir que los electores que no llegaron a tiempo voten, se debería hacer el esfuerzo de separar sus papeletas y sus registros, mientras esté pendiente la decisión de si se extiende o no el plazo establecido para que los votos recibidos extemporáneamente sean válidos.
Acciones al cierre de la votación
A la hora exacta establecida para el cierre de la votación, el presidente debería anunciar oficialmente que la votación ha llegado a su fin y cerrar todas las entradas y salidas del lugar (si la mesa no se encuentra dentro de algún edificio, se debería asegurar un perímetro a su alrededor.
En situaciones con bajos riesgos, los oficiales electorales podrían encargarse de esta tarea; cuando el riesgo es alto, será mucho más prudente que las fuerzas de seguridad vigilen los accesos y salidas.
Al mismo tiempo, se debería retirar la señalización externa que identifica a la mesa de votación, e invitar amablemente a que los electores se retiren en cuanto terminen de votar. A partir de este momento (a menos que se haya aprobado una extensión de tiempo) las únicas personas que deben encontrarse dentro de la mesa son, aquellos que se encuentran amparados con una autorización oficial de la legislación electoral, en la cual normalmente se incluyen:
· Los oficiales electorales de la mesa de votación;
· Los representantes de partidos y candidatos acreditados;
· Los observadores independientes acreditados;
· Oficiales de las fuerzas de seguridad o de apoyo que estén autorizados por la ley;
· Personal del organismo electoral autorizado u otros observadores oficiales.
Esta restricción debería realizarse rigurosamente a efecto de suministrar integridad a los procesos de recolección y empaque de los materiales.
Sin importar si las papeletas se escrutan en la mesa de votación o en otro lugar, es recomendable que al cierre de la votación se apliquen los siguientes procedimientos:
- Las ranuras de las urnas se deberían sellar de forma inmediata.
Cuando se usen máquinas o computadoras para votar, se debería revisar el número del último voto u operación registrada al cierre, ante la presencia de testigos que lo registren, después, los aparatos deberían asegurarse y sellarse para evitar que se puedan usar.
- Se deberían recolectar todos los materiales y los registros de votación para comenzar con los preparativos del escrutinio.
- Se deberían recolectar los votos de cualquier modalidad de votación especial (ausente, provisional, sujeto a aprobación, etc.), para conciliarlos con el registro de su expedición.
- El presidente de la mesa tendrá que elaborar los reportes sobre la actividad de la votación;
- Cualquier otro material electoral no requerido para el escrutinio, deberá empaquetarse y prepararse para regresarlos al organismo electoral.
Cuando el escrutinio se realice en la mesa de votación:
- El personal encargado del escrutinio tendrá que organizarse e informarse.
- Se deberá organizar el equipo y el diseño físico para el escrutinio.
Cuando el escrutinio se realiza en otras instalaciones:
- Se tendrán que instrumentar acuerdos para trasladar de forma segura todos los materiales y registros al centro de escrutinio.
- Se deberán terminar todos los pagos y registros. Cuando los pagos se realicen al final de cada tarea, el presidente debería prever un período para hacerlo.
- Se tiene que preparar todo el equipo y mobiliario adicional para su recolección o eliminación.
- Realizar cualquier acuerdo para recuperar personal.
- Se tendrán que recolectar todos los materiales electorales, limpiar las instalaciones, cerrarlas y asegurarlas para devolver las llaves según lo previsto.
Algunos procedimientos especiales podrían requerir que las mesas de votación se ocupen de la votación especial y de las mesas móviles.
Distintos horarios para el cierre
Algunos sistemas electorales permiten que los presidentes de mesa definan discrecionalmente el horario para cerrar la votación, siempre y cuando a su juicio todos los electores de la lista nominal se hayan presentado a votar.
Sin embargo, este proceso podría convertirse en una práctica que implica grandes riesgos porque se pueden presentar abusos. Aunque la legislación lo permita, el organismo electoral debería tratar de evitarlo. Ya que esto podría pasar de "todos los electores registrados han votado", para convertirse en "todos los electores que queremos que voten, lo han hecho". Además, no permite que se puedan corregir los errores en la lista electoral, o en cualquier otro servicio.
Reportes y registros de votación elaborados por el presidente de la mesa de votación
Es muy importante que después del cierre de la votación el presidente compile un reporte de actividades. Este reporte se enviará al organismo electoral junto con otros materiales de la mesa.
Si el escrutinio de votos se realiza en otro lugar, este reporte debería ir junto con el material que será escrutado.
El contenido del reporte debería incluir:
- Los registros relacionados con la votación en la mesa;
- Los registros sobre el servicio al electorado;
- Información sobre el personal y sus pagos;
- Reportes sobre las instalaciones y los sucesos durante la votación. Cuando el escrutinio se realiza en la mesa de votación, sus registros también se podrían incluir en este reporte.
