Un composant important de la stratégie de relations publiques de l’OGE est la communication directe avec le public et ses parties prenantes. Dans l’intérêt de la confiance et de la transparence, toutes les parties prenantes de l’OGE et tous les participants au processus doivent avoir un égal accès à l’information. Les responsables des relations publiques peuvent à la fois diffuser les informations les plus demandées et suscitant le plus d’intérêt, et assurer l’accès aux informations plus détaillées que certains groupes d’intérêt, tels que les groupes d’observateurs et les ONG, peuvent rechercher. Toute information existante doit être disponible pour quiconque la veut ou la demande. Une campagne active de relations publiques est un bon moyen d’aider l’OGE dans sa tâche importante de tenir les parties prenantes et le public général informés de ses activités.
Grâce à une communication et un dialogue ouverts, l’OGE peut favoriser la connaissance de ses activités auprès de ses parties prenantes et s’assurer leur loyauté. Cela peut se faire par des consultations régulières des parties prenantes et par la diffusion de ses publications :
Un OGE peut aussi faciliter l’accès du public à des publications et documents clés, tels que :
-
rapports de performance et états financiers vérifiés;
-
plans d’affaires ou plans stratégiques;
-
lois et codes, offerts gratuitement ou au prix coûtant.
Les OGE utilisent de plus en plus l’Internet pour assurer un large accès à ces documents. Tous ces moyens aident beaucoup à informer les gens sur les activités de l’OGE, mais aident aussi l’OGE à réduire l’effet de plaintes potentielles. Les plaignants peuvent parfois contacter les médias ou des organismes publics pour demander leur assistance, et quand la plainte est rapportée dans les médias ou traitée en dehors de l’OGE, la situation devient plus difficile à résoudre et la réputation de l’OGE peut courir des risques.
Pour assurer la cohérence des messages véhiculés, il convient qu’un porte-parole soit chargé de répondre aux questions du public ou des médias. Cette personne doit être bien imprégnée des activités de l’OGE et familiarisée avec ses politiques et règlements. Un cours de formation en relations publiques peut s’avérer utile pour un tel porte-parole.
