La structure de tout OGE doit tenir compte du cycle électoral complet et de chacune des tâches entreprises avant, pendant et après un scrutin.
Un OGE responsable d’un petit nombre de tâches électorales peut ne comprendre que deux divisions principales :
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opérations électorales : division groupant des subdivisions telles que l’inscription électorale, le découpage électoral, l’organisation du vote et le décompte des voix, l’enregistrement des partis et des candidats, la formation et le développement électoraux, la recherche, les services d’information et de publication, les services juridiques;
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services centraux : division groupant des subdivisions telles que la gestion financière, la gestion des ressources humaines, la gestion des connaissances et la gestion des infrastructures informatiques.
Un OGE chargé d’un plus grand nombre de fonctions et de responsabilités peut se doter de divisions supplémentaires et plus spécialisées, comme les suivantes :
- Division de l’inscription : inscription des électeurs ou enregistrement des partis et des candidats, ou les deux fonctions à la fois.
- Division des ressources humaines : recrutement, orientation et développement du personnel, formation, renforcement des capacités du personnel électoral, description des postes, définition des attributions, intégration des employés hommes et femmes, etc.
- Division des finances et de la comptabilité : élaboration de projets de budget, gestion de fonds, comptabilité, vérification, paiement des fournisseurs et du personnel, et rapports sur l’utilisation des fonds.
- Division des services juridiques : codes de conduite, règlement de conflits, litiges, pétitions, requêtes, etc. Peut, dans certains cas, être responsable de la réforme législative, de la rédaction de nouveaux textes de loi ainsi que de l’interprétation de la loi régissant l’organisme national en vue de déterminer la position de ce dernier face à des plaintes ou des contestations juridiques.
- Division de l’éducation civique et électorale : peut s’occuper de tous les aspects de l’éducation civique et électorale, notamment le contenu, la méthodologie, la production et la distribution de documentation électorale et la gestion de cours de formation pour les parties prenantes : partis politiques, candidats, élus, médias, communauté des donateurs, société civile, observateurs électoraux, etc.
- Centre de presse : relations avec les journalistes nationaux et internationaux. Cette tâche peut être rattachée à l’éducation électorale au sein d’une unité plus générale, la division de l’information publique. Dans certains cas, la division de l’information publique publie aussi un bulletin d’information et supervise une bibliothèque ou un bureau de recherche. Certains organismes électoraux ont maintenant des bureaux de relations internationales chargés des questions relatives à l’observation électorale, aux demandes d’assistance externe et aux relations générales avec des organisations homologues d’autres pays.
- Division des technologies de l’information : s’occupe de la planification et du développement des systèmes informatiques pour l’organisme électoral national quand de tels systèmes sont utilisés, et veille à leur bon fonctionnement. Il est important que cette division se tienne au courant des avancées technologiques les plus récentes et que son personnel soit qualifié et expérimenté. Les systèmes informatisés pour l’inscription des électeurs, le vote et le décompte des voix, ainsi que la transmission électronique des résultats – et, dans les régions éloignées, la transmission des résultats par radio haute fréquence – devraient tous relever de cette division.
Dans les modèles plus simples, certaines fonctions qui ne vont pas facilement dans l’une ou l’autre des divisions (p. ex. relations avec les parties prenantes, relations internationales, soutien des membres de l’OGE) peuvent relever directement du chef du bureau du secrétariat. Il est préférable que les fonctions de vérification et d’évaluation rendent compte directement au président ou aux membres de l’OGE dans les organismes de modèle indépendant et de modèle mixte, et au directeur général de l’OGE dans les organismes de modèle gouvernemental.
Cependant, aucun de ces modèles ne convient nécessairement à tous les environnements électoraux. Une grande variété de structures sont jugées appropriées par les OGE. Chaque OGE doit déterminer quelle structure lui convient le mieux, selon son environnement, ses fonctions, ses priorités et sa stratégie.
