Chaque processus électoral – inscription des électeurs, éducation électorale, vote, dépouillement des voix – est une série d’opérations menées selon des délais préétablis et d’une manière conforme à la législation et à la réglementation électorales.
La planification opérationnelle consiste à exécuter clairement le plan stratégique selon des objectifs spécifiques. L’important est de préciser chaque tâche, son délai de réalisation et le directeur de l’unité responsable de son achèvement.
Les plans opérationnels peuvent aller de l’horaire assez simple identifiant des événements clés du processus électoral jusqu’aux plans complexes assignant un cadre temporel spécifique à chaque activité. Comme le plan stratégique, la planification opérationnelle est destinée à être un appui au processus électoral et non une tâche en soi. Il est inutile d’avoir un plan complexe si un plan simple peut assurer que chacun connaît ses tâches et ses échéances.
Un plan opérationnel peut être un plan d’action pour l’OGE ou un journal d’activités pour les gestionnaires électoraux, selon leur domaine de responsabilité. Un tel journal peut indiquer quelle activité doit être entreprise, le calendrier de chaque activité et une référence croisée du devoir ou de l’activité à la section appropriée de la loi électorale et des autres directeurs électoraux. Ce type de plan opérationnel, s’il est préparé à partir de la législation et de la réglementation électorales, garantit qu’aucune activité identifiée dans la loi n’est « omise » par le directeur électoral.
Le plan opérationnel peut comprendre les éléments suivants :
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législation électorale;
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structure/personnel;
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opérations des commissions électorales nationales, régionales, et locales;
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communications;
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recrutement et formation du personnel;
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sécurité;
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acquisition, distribution et récupération des équipements et documents;
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élaboration de bulletins, formulaires et procédures;
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information et éducation électorale;
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inscription des électeurs;
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enregistrement des partis politiques et des candidats;
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découpage électoral;
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sélection des lieux de vote;
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jour de l’élection;
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observateurs;
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publication des résultats de l’élection;
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activités postélectorales;
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plaintes et contestations de résultats;
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audit et évaluation.
Pour des considérations de gestion, il est recommandé que toutes les activités électorales soient incluses dans toute planification opérationnelle détaillée. Cela comprend celles qui ne sont pas nécessairement déléguées à l’OGE, mais relèvent d’une commission de supervision, d’une commission de découpage électoral ou de tout autre organisme électoral.
La planification opérationnelle devrait tirer des leçons des élections antérieures. Une évaluation exhaustive du processus électoral après son achèvement montrera si le plan opérationnel a bien fonctionné. Il établira ce qui a bien marché et ce qui a mal marché, pourquoi certaines choses se sont mal déroulées, ce qui aurait pu être fait différemment, s’il y aurait moyen de réduire les coûts et s’il est possible de rendre certains processus plus simples et plus efficaces. Tirer des leçons de ces questions peut se traduire par d’importantes économies de temps et d’argent au moment de planifier le prochain scrutin.
Le plan opérationnel doit aussi fournir des indications claires sur la conduite à suivre en cas d’urgence. Les catastrophes majeures ne sont pas faciles à prévoir, mais des problèmes tels qu’un incendie dans un lieu de vote (ou pire, dans le centre des données de l’OGE) ou pendant le décompte des votes, ou une perturbation du vote par des protestataires doivent être pris en considération afin qu’une procédure claire puisse être présentée dans les documents d’instructions remis au personnel.
La réussite de tout processus électoral dépend de la compétence et de l’engagement d’un noyau de personnel électoral. À cette fin, il importe de s’assurer que les principaux gestionnaires et employés ont confiance dans le plan opérationnel et se l’approprient. La planification sera meilleure si on rassemble le personnel clé avant le scrutin afin de l’informer de la logistique globale et de la planification du processus électoral, et pour lui permettre de poser des questions et de faire des commentaires. En impliquant très tôt le personnel et en définissant clairement sa charge de travail et ses choix, l’OGE lui donnera un sentiment de propriété et de responsabilité face à l’administration électorale.
