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Le fait d’être responsable devant ses parties prenantes aide l’OGE à être transparent et bien géré, et à être perçu par le public comme un organisme professionnel et impartial.
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Il importe d’assurer à la fois une responsabilité non officielle basée sur une communication régulière avec les parties prenantes, et des mécanismes officiels de responsabilité financière et de performance. Il faut également que l’OGE rende des comptes sur l’observation des lois, la probité financière, l’intégrité opérationnelle et l’efficacité de son service à la clientèle.
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La responsabilité de performance est interne et externe. Les mesures internes comprennent des contrôles de gestion ainsi que des audits internes portant sur des questions de performance. Quant aux mesures externes, il peut s’agir d’examens externes ou de rapports obligatoires destinés à des parties prenantes telles que le pouvoir législatif. Une large distribution des rapports de l’OGE peut attirer l’attention d’un bon nombre de parties prenantes sur les défis et les réalisations de l’OGE.
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La responsabilité financière de l’OGE est également interne et externe. À l’interne, il faut des rapports financiers et des mécanismes de contrôle, ainsi que des audits internes réguliers. À l’externe, il faut des audits externes, la présentation régulière d’états financiers vérifiés à des parties prenantes telles que les assemblées législatives et les donateurs, ainsi que des examens effectués par un organisme approprié.
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L’utilisation de systèmes informatiques, surtout pour l’enregistrement et le dépouillement des votes, augmente les obligations de l’OGE en matière de responsabilité, car ces systèmes ne sont pas nécessairement transparents ou faciles à comprendre pour les parties prenantes. Il importe d’appliquer de hautes normes de qualité et d’intégrité, en s’assurant de conserver des preuves des opérations.
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Pour assurer les parties prenantes de son efficacité et de sa probité, l’OGE peut utiliser une variété de mesures, y compris des contrôles de qualité avant et pendant les scrutins, et par la suite des mécanismes d’audit, d’évaluation et de supervision externe. L’utilisation d’examens par des pairs peut ajouter de la crédibilité aux conclusions et recommandations de rapports d’évaluation.
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Les audits financiers et de performance peuvent mettre en lumière les bonnes pratiques d’un OGE, prévenir ou détecter la fraude, la corruption et la mauvaise gestion, et aider à déterminer comment l’OGE pourrait mieux se conformer à ses exigences financières et améliorer sa performance opérationnelle, ainsi que son intégrité institutionnelle, de façon à atteindre les objectifs de son plan stratégique.
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Les audits de performance évaluent l’économie, l’efficience et l’efficacité des activités d’un OGE, et peuvent s’avérer d’une grande utilité pour améliorer la qualité du service de l’organisme, son utilisation rentable des ressources ainsi que ses méthodes de gestion électorale. Quant aux audits financiers, ils peuvent contribuer à améliorer les contrôles financiers internes et à favoriser l’observation des règles pertinentes ainsi que l’utilisation efficace des ressources financières.
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Outre les audits, un OGE peut effectuer des évaluations de programme d’une partie ou de l’ensemble de ses activités. Ces évaluations aident non seulement à déterminer comment l’OGE a fait ce qu’il a projeté de faire, mais également si les objectifs stratégiques de l’OGE conviennent à son environnement et correspondent aux besoins de ses parties prenantes. Ils indiquent aussi comment les activités de l’OGE pourraient être améliorées pour répondre à ces besoins d’une manière plus économe, efficiente et efficace. Ils constituent une façon efficace d’aider les OGE à relever les défis d’un environnement externe changeant.
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Les examens postélectoraux bien planifiés sont particulièrement utiles aux OGE. Les recommandations découlant de ces examens peuvent sous-tendre des réformes de politiques ou de procédures à l’intérieur des OGE et aider ces derniers à faire valoir la nécessité de réformer le cadre électoral, tout au long du cycle électoral.
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La surveillance externe indépendante d’un OGE peut s’exercer par le biais de vérifications externes effectuées par un comité permanent de l’assemblée législative ou par un organe spécialement nommé à cet effet. Pour être efficace, l’entité chargée de ces vérifications doit avoir entièrement accès à la documentation et au personnel pertinents, être d’une nature indépendante, impartiale et professionnelle, et appliquer des contrôles de qualité rigoureux.
