Il existe quatre niveaux standards de contrôle pour la gestion financière de l’OGE : processus d’approbation des achats et des dépenses, surveillance interne, révision interne, et révision ou évaluation externe. Ces contrôles sont nécessaires pour que les erreurs soient corrigées, et pour empêcher les pratiques illicites ou la corruption.
Le niveau de base du contrôle réside dans les procédures d’autorisation des achats et des dépenses. Les autorisations de dépenses jusqu’à des limites définies peuvent souvent être déléguées efficacement au personnel de direction du secrétariat (p. ex. le chef des opérations). L’important est d’assurer une certaine diffusion du contrôle, par exemple en exigeant l’autorisation de chacune des sphères ci-après :
-
la sphère opérationnelle qui demande l’engagement financier;
-
la sphère du contrôle financier qui vérifie si l’engagement est conforme aux orientations stratégiques et aux politiques financières de l’OGE;
-
la sphère du déboursement des fonds qui autorise le paiement.
Le contrôle interne est effectué par le personnel de l’OGE responsable de la gestion des ressources financières à tous les niveaux. Il s’agit notamment des chefs de division, qui sont responsables du contrôle et de l’évaluation des performances du personnel, et de la gestion du budget de leur division. Le contrôle financier d’ensemble est effectué par la division (habituellement la division des finances), qui gère les dépenses et les opérations financières de l’OGE à l’aide de divers documents comptables (grands livres, journaux, comptes d’attente, etc.). Cette division contrôle habituellement la totalité du budget et produit des rapports financiers réguliers, y compris des projections de trésorerie. Certains OGE ont une sous-commission de membres chargée des questions financières, qui conseille le secrétariat en matière financière et peut aussi avoir le mandat d’approuver le projet de budget de l’OGE et de nommer les vérificateurs externes de l’OGE. Par exemple, certaines de ces tâches sont accomplies par le Comité des finances, de la planification et de la logistique de l’OGE du Kenya, qui comprend à la fois des membres et des employés de l’OGE.
L’OGE peut aussi avoir un vérificateur interne, un membre du secrétariat dont l’objectif est de garantir la régularité financière et la conformité du budget et des performances du personnel de l’OGE avec ses orientations stratégiques. Pour maintenir l’indépendance de l’audit interne, ce vérificateur fait habituellement rapport directement à un membre de l’OGE ou au chef du secrétariat, plutôt que par l’intermédiaire d’une division du secrétariat. Bien qu’une fonction primaire de l’audit interne soit de vérifier pour l’OGE l’exactitude et l’intégrité de sa gestion financière, le vérificateur qui en est responsable peut également jouer un rôle important de développement et d’évaluation internes au sein de l’OGE. Il peut donner des conseils sur les besoins d’audit des systèmes, surtout ceux basés sur les nouvelles technologies, et peut promouvoir le changement par la conduite des évaluations internes des processus opérationnels de l’OGE.
Le processus de contrôle financier comprend aussi la vérification externe. Des audits externes sont habituellement exigés au moins une fois par an, et souvent après des scrutins importants. Les audits des processus électoraux dans les OGE de modèle gouvernemental et le composant de mise en œuvre de l’OGE de modèle mixte peuvent ne pas être des audits séparés, mais faire partie de la vérification externe du ministère de tutelle. Les audits externes peuvent être faits par un organisme de vérification du gouvernement (s’il en existe un) ou par un entrepreneur privé, qui examine les opérations financières de l’OGE pour la période visée et fait rapport au gouvernement sur l’existence ou non d’irrégularités, en signalant les aspects de la gestion financière qui doivent être améliorés.
La dernière étape du contrôle financier est la présentation publique, souvent à l’assemblée législative (comme en Guyane et au Nigeria), des rapports électoraux ou annuels de l’OGE et de ses états financiers vérifiés. Les mécanismes de reddition de comptes des OGE sont discutés en détail dans la section « Performance et responsabilité financière ».
