Una vez que se estableció la necesidad de instalar mesas de votación en ciertas áreas, se deberían realizar los siguientes preparativos:
- Identificar los edificios o las instalaciones en donde se realizará la votación;
- Acuerdos contractuales para usar las instalaciones;
- Garantizar que las instalaciones estén adecuadamente equipadas, amuebladas y suministradas.
Identificación de las instalaciones adecuadas
Los preparativos para identificar los lugares adecuados para instalar las mesas de votación, están mejor organizados a nivel local, cuando el presidente de distrito o la comisión electoral local los instrumenta, en lugar de que se intente realizarlos centralmente. Generalmente, el personal local tiene mejor capacidad para encontrar las facilidades necesarias en su área.
Cuando el organismo electoral es de carácter permanente y tiene representación local, realizar una evaluación periódica sobre las posibles instalaciones minimizará la carga de trabajo durante el período electoral. Es importante que se inicie el contacto con las autoridades estatales responsables del lugar, o que son propietarias de las instalaciones potenciales, en una etapa anticipada al período electoral.
Inspección de las instalaciones
Cuando sea posible, antes de que se decida dónde ubicar la mesa de votación, los lugares o instalaciones que quieren ser usados deberían ser inspeccionados por personal experimentado. Si no es posible inspeccionarlos, se debería preguntar a los dueños sobre el tamaño, las facilidades disponibles y demás información pertinente.
Se debería desarrollar un criterio referente a las facilidades que deberían tener las mesas de votación, para tener una base al determinar la conveniencia de las instalaciones.
Diseños estandarizados
El desarrollo de diseños estandarizados para las mesas de votación, contribuirá a maximizar lo siguiente:
- La consistencia del servicio al electorado;
- La eficiencia y bajo costo de los recursos;
- La instrumentación adecuada de los procedimientos de votación;
Evaluación de necesidades
Podría ser difícil encontrar las instalaciones que cumplan completamente con los estándares requeridos y que dispongan del mobiliario y del equipo necesario dictado por los diseños autorizados.
Por ello, cada mesa de votación debería ser evaluada para identificar el equipo adicional y otras necesidades que tengan.
Acuerdos contractuales
El proceso para designar las instalaciones adecuadas para instalar las mesas de votación, debería documentarse (tanto por motivos operativos, como para efectos de responsabilidad y rendición de cuentas).
Los edificios o instalaciones que se usarán para la votación, deberían cubrirse con un acuerdo contractual (ya sea que se pague o no) para garantizar que están disponibles para cualquier necesidad.
La decisión sobre las instalaciones pertinentes también debería considerar los costos asociados, incluyendo el costo de arrendamiento y los que generarán las mejoras que se tengan que realizar.
Preparación de las mesas de votación
Una de las tareas más importantes de la administración de la logística electoral, consiste en garantizar que todas las mesas estén listas para operar el día de la jornada electoral.
Los sistemas de monitoreo para verificar el estado de cada mesa de votación y para rectificar las deficiencias, son esenciales para tener una administración efectiva durante la votación y para proteger la integridad proceso.
Mapas
Para la planeación logística y para las campañas de información pública, resulta esencial que se produzcan mapas que muestren la ubicación de las mesas de votación. Lo detallados que tengan que estar los mapas dependerá del propósito para el que serán usados.
Nombres de las mesas de votación o números de identidad
Cada mesa de votación debería tener un número de identificación o nombre para usarlo como:
- Campañas de información pública;
- Especialmente, para garantizar el control del despacho y para regresar las urnas y los materiales electorales;
- Para controlar el escrutinio y sus resultados;
Cuando las mesas de votación de las distintas subdivisiones o de los distritos electorales comparten las mismas instalaciones, es importante que tengan nombres o números distintos. Muchas veces, el marco legal requiere que un miembro con experiencia del organismo electoral, autorice el nombre o número designado a cada mesa antes de publicarlo de forma oficial.
